Herausforderung Firmenumzug – Worauf ist zu achten?

Eine Erweiterung des Unternehmens, ein ausgelaufener Mietvertrag oder einfach eine Neuorientierung: Dass Unternehmen umziehen müssen (oder wollen), kommt immer wieder vor. Doch wenn es soweit ist, dann gibt es unglaublich viele Dinge zu beachten. Wer sich viel Schweiß und Nerven ersparen möchte, der sollte unbedingt einige Wochen oder Monate vor dem Umzug die wichtigsten Dinge erledigen. Außerdem gilt es, auch während des Umzugs permanent mit einem Auge auf die To-Do-Liste zu schauen, um den Umzug so erfolgreich und effektiv wie möglich zu gestalten. Am besten auch mit Hilfe eines Dienstleisters für Umzüge.

Unter dieser Seite finden sich beispielsweise Informationen zu einem Firmenumzug in Zürich. Auch für andere Orte gibt es reichlich Auswahl und jeder sollte die Angebote vergleichen, um zu sehen, welcher Anbieter das beste Preis-Leistungs-Verhältnis hat. Wichtig ist auch: Das entsprechende Unternehmen sollte ausgewiesene Referenzen für Firmenumzüge haben. Weitere Informationen dazu folgen im Verlauf des Textes.

Vor dem Umzug

Steht ein Unternehmensumzug an, dann muss das auf drei Wegen unbedingt rechtzeitig kommuniziert werden: intern, mit den Behörden und mit der Öffentlichkeit. Hier gibt es eine ideale Reihenfolge: Zunächst sollten alle Mitarbeiter erfahren, dass eine Veränderung ansteht, besonders dann, wenn der Umzug nicht nur ins Gebäude nebenbei geht, sondern in einen anderen Stadtteil oder gar eine andere Stadt.

Danach sollten sofort alle wichtigen Behörden über den anstehenden Umzug informiert werden:

• Finanzamt
• Gewerbeamt
• IHK
• Arbeitsamt
• Berufsverband
• Gewerkschaften
• weitere

Außerdem sollten Zulieferer und Großkunden so schnell es geht in die Entscheidung eingeweiht werden. So lassen sich böse Überraschungen vermeiden. Gleiches gilt für einen Umzugsservice – dieser sollte so früh wie möglich gebucht werden, um Sicherheit zu haben.

Dabei wird auch geplant, welche Möbel und Geräte übernommen werden, welche aussortiert werden und was neu angeschafft wird. Herrscht hierbei Chaos, wird der Regelbetrieb gestört. Daher sollte vorher geklärt werden, ob die Unternehmenstätigkeiten für einige Tage eingestellt werden oder nicht. Soll weiterhin gearbeitet werden, muss sichergestellt werden, dass jeder Mitarbeiter entweder an seinem alten oder schon am neuen Arbeitsplatz arbeiten kann.

Um späteren Stress zu vermeiden, muss noch einige Zeit nach dem Umzug die Post umgeleitet werden. Alle wichtigen Ämter und Kunden sind vielleicht informiert, doch ohne Nachsendeauftrag geht es nicht: der Nachsendeservice der Deutschen Post.

Der tatsächliche Umzug

Bei aller Vorbereitung ist der Tag des Umzugs trotzdem noch aufregend. Wird der Umzug selbst gefahren, muss ordentlich gepackt werden. Luftpolsterfolie sollte in großen Mengen vorhanden sein. Außerdem sollten die Transporter oder LKW bereitstehen.

Selbst mit einem Umzugsunternehmen an der Seite muss selbstverständlich ein Auge auf die Sache geworfen werden. Außerdem lässt sich die Situation gleich für das Marketing nutzen: Über Social-Media-Kanäle sollte der Fortschritt des Umzugs dokumentiert werden. So wird noch einmal versucht, die Menschen auf die neue Situation hinzuweisen – auch die eigenen Mitarbeiter können davon profitieren, dass sie über alles informiert werden.

Nicht zu vergessen: Die alten Räume säubern und übergeben. Bei all der Vorfreude auf den neuen Firmensitz darf nicht vergessen werden, dass alte Verpflichtungen zunächst bestehen bleiben. In diese Kategorie fällt auch: Ein Übergabeprotokoll anlegen oder anlegen lassen. Tipp: Fotos vom Zustand der Räumlichkeiten können bei potentiellen Streitigkeiten später sehr hilfreich sein.

Hilfe oder keine Hilfe beim Umzug?

Bei all diesen Dingen, die es zu bedenken gilt, bleibt natürlich viel Arbeit an Mitarbeitern hängen. Soll der laufende Betrieb aber so gut es geht aufrechterhalten werden, dann führt kein Weg an der Inanspruchnahme eines Dienstleisters für Umzüge vorbei.

Wie viel Hilfe benötigt wird, hängt selbstverständlich von verschiedenen Faktoren wie Entfernung, Größe des Unternehmens und Anzahl der Einrichtungsgegenstände ab. So oder so sollte zumindest ein unverbindliches Angebot eingeholt werden, um zu sehen, ob die finanzielle Investition sich nicht lohnt, um Zeit und Nerven zu sparen. Idealerweise werden Anfragen an mehrere Unternehmen gestellt, um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu erkennen. Vielleicht kann es sich auch lohnen, in der Stadt/Region die Ohren offen zu halten, welche Dienstleister am häufigsten für Firmenumzüge gebucht werden.