Schulungsmanagement Software als wertvolles Tool für Personalentwickler

Personalentwickler müssen sich der Herausforderung stellen, relevante Lerninhalte herauszufiltern und entsprechende Lernangebote mit Mehrwert für jeden einzelnen Mitarbeiter und dem gesamten Unternehmen zu konzipieren. Richtig eingesetzt, bietet hierbei eine qualitativ hochwertige Schulungsmanagement Software wertvolle Unterstützung.

Was genau ist eine Schulungs- und Trainingsmanagement Software?

Ein Schulungsmanagement System - in Kurzform auch als TMS bezeichnet - stellt eine digitale Lösung dar, die in Unternehmen das Schulungs- und Trainingsmanagement automatisiert und optimiert. Eine Software dieser Art ist in der Regel unabhängig von Bereich und Branche auf Institutionen und Unternehmen ausgerichtet, die regelmäßig Schulungen und ähnliche Weiterbildungsmöglichkeiten für die eigenen Mitarbeiter anbieten. Mithilfe dieser spezifischen Software lassen sich das Schulungs- und Trainingsmanagement in Unternehmen effizienter gestalten.

Schulungsmanagement Software mit professionellem Anspruch sind vielfältig nutzbar. Typische Anwendungsszenarien sind das Planen von Schulungsprogrammen, das Verwalten der Teilnehmer sowie das Verfolgen des Lernfortschritts. Das alles untersteht einem übergeordneten Ziel: die Effizienz der Schulungs- und Trainingsmamagementprozesse zu verbessern. Dazu zählt auch das Automatisieren von Abläufen. Denn genau die Automatisierung ist ein entscheidender Faktor für eine verbesserte Schulungsqualität sowie Schulungskonsistenz. Außerdem ist es auch möglich, Ressourcen und Zeit einzusparen sowie eine Reduktion der Kosten zu erreichen.

Die Digitalisierung als wesentliches Merkmal

Schulungsmanagement Software beziehungsweise Systeme besitzen dabei die Fähigkeit, alle involvierten Prozesse rund um Schulungen und das Schulungsmanagement zu digitalisieren. Dies gelingt zum Beispiel durch das Nutzen von integrierten Systemen, mobilen Apps oder auch webbasierten Plattformen. Ob Sie Teilnehmer einladen möchten, Schulungsinhalte erstellen wollen oder Schulungsdokumente verwalten und verarbeiten müssen - eine professionell gestaltete Schulungsmanagement Software unterstützt Sie bei allen anfallenden Aufgaben. Dank der digitalen Ausrichtung sind auch Echtzeit-Funktionen abrufbar. Zudem erhöhen Sie die Transparenz der jeweiligen Prozesse und Abläufe. Das ist auch im Hinblick auf das Einhalten von Compliance-, Zertifizierungs- und Datenschutzvorschriften ein ungemein wichtiger Faktor.

Schulungsmanagement Software - von diesen Vorteilen können Sie profitieren

Qualitativ hochwertige Schulungsmanagement Software beschert Ihnen im besten Fall eine Vielzahl an Vorteilen. Es kommt immer auf die jeweilige Software und den dahinter stehenden Hersteller beziehungsweise Anbieter an. Sie können allerdings davon ausgehen, dass Sie gerade bei Softwarelösungen in Premium-Qualität ein ganzes Bündel an vorteilhaften Features erhalten. Letztendlich geht es immer darum, die Schulungsprozesse und -abläufe sowie die administrativen Aufgaben zu verbessern und schneller zu gestalten. Im Allgemeinen sollten hochwertige Schulungsmanagement Softwarelösungen die nachfolgenden Vorteile beziehungsweise mehrwertigen Features aufweisen.

Steigerung der Effizienz und Zeitersparnis

Durch den Einsatz von Schulungsmanagement Software beschleunigt sich der Schulungsprozess in der Regel erheblich. Denn die Schulungen müssen in diesem Fall nicht mehr manuell verwaltet werden. Vielmehr können die Personal- und Schulungsverantwortlichen alle Seminare und Schulungen unkompliziert und schnell via digitalen Plattformen vorbereiten und durchführen. Das bringt Ihnen gleich mehrere Vorteile:

1. Wartezeiten werden reduziert.
2. Das HR-Personal wird entlastet.
3. Das automatische Erfassen und Weiterverarbeiten von Schulungsinhalten und -daten spart Zeit.
4. Der Verwaltungsaufwand wird minimiert.
5. Es werden Zeit- und Personalressourcen für andere Aufgaben frei.

Optimierung von Sicherheit und Compliance

Ein softwaregestütztes Schulungsmanagement System leistet einen wesentlichen Beitrag zur Verbesserung der Compliance und Sicherheit in Institutionen und Unternehmen. Da alle Schulungen digital erfasst und überwacht werden, kann auf diese Weise sichergestellt werden, dass ausschließlich entsprechend autorisierte Personen Zugriff auf die Schulungsdaten haben.

Viele Softwarelösungen sind in der Lage, Zugangsberechtigungen zu verwalten. Zudem lassen sich in vielen Fällen die angefallenen Daten in bestehende Sicherheitssysteme integrieren. Hochwertige Schulungsmanagement Systeme präsentieren sich hier oftmals als umfassende Sicherheitslösung. Außerdem unterstützt eine hochwertige Software die unternehmenseigene HR-Abteilung im Hinblick auf das Einhalten von Schulungs- und Datenschutzrichtlinien.

Eigenes Schulungsmanagement System betont die Professionalität

Eine funktionelle Schulungsmanagement Software hat auch einen positiven Einfluss auf die Außen- und Innendarstellung eines Unternehmens. Durch das Anbieten von automatisierten Schulungs- und Weiterbildungsprozessen hinterlassen Unternehmen einen organisierten und professionellen Eindruck sowohl bei der eigenen Belegschaft als auch bei Geschäftspartnern und Kunden.

Durch die Automatisierung der Schulungsprozesse und die nicht zuletzt daraus resultierende nahtlose Kommunikation wird gewährleistet, dass Schulungen grundsätzlich professionell, zuverlässig und pünktlich durchgeführt werden. Zudem ermöglicht es die Software, Schulungsprozesse individuell anzupassen.

Ein wichtiger Faktor ist diesbezüglich beispielsweise die Bereitstellung von Dokumentenmanagement, Benachrichtigungen und Fortschrittsverfolgung. Insgesamt stärkt ein gut organisierter, softwaregestützter Schulungsprozess die Mitarbeiterbindung und die Mitarbeitergewinnung. Gleichzeitig tragen digitalisierte und automatisierte Abläufe zur positiven Wahrnehmung des Unternehmens bei.

Digitale Berichterstattung und Überwachung in Echtzeit

Die Möglichkeit, eine Echtzeit-Überwachung sowie eine aussagekräftige Berichterstattung zu generieren, kann als weiterer wichtiger Vorteil von professioneller Schulungsmanagement Software verbucht werden. Durch Features dieser Art können Unternehmen jederzeit nachvollziehen, wie der aktuelle Stand ist, welche Schulungen bereits erfolgreich abgeschlossen wurden und welche Seminare oder Veranstaltungen noch ausstehen.

Das ist gerade für die allgemeine Vorbereitung von Schulungen, die Ressourcenplanung sowie das Management von Schulungsplänen ein großer Vorteil. Besteht in einem Unternehmen beispielsweise ein hohes Schulungsaufkommen, können dank der Software und der digitalen Anbindung schnell genau die Schulungseinheiten ermittelt werden, die Priorität haben sollten.

Darüber hinaus sorgt das im Rahmen der Software und der Digitalisierung gesammelte Datenmaterial für viel Background-Wissen. Dadurch können die Schulungsverantwortlichen Schulungsergebnisse und -trends detailliert analysieren. Das führt bestenfalls zu einer entsprechenden Optimierung von Trainingsstrategien. Statistiken, Dokumentationen und Berichte und Statistiken lassen sich dabei in Echtzeit generieren, was wiederum die Basis für fundierte Entscheidungen darstellt.

Die Reduktion von Kosten

Das Nutzen von Schulungsmanagement Software kann auch die Kosten für die Schulungsprozesse reduzieren. Dies gelingt in erster Linie durch die Automatisierung von Prozessen und Abläufen. Denn durch die Automatisierung wird zum einen die Notwendigkeit eines manuellen Eingreifens reduziert und zum anderen die administrativen Aufgaben verringert.

Dies führt in der Regel dann zu einer Reduktion der Betriebskosten sowie gleichzeitig zu einem effizienteren Einsatz der vorhandenen Personalressourcen. Hinzu kommt, dass Schulungsmanagement Softwarelösungen für eine verbesserte Sicherheit und mehr Transparenz sorgen. Dadurch können Sie dann auch potenzielle Risiken und mögliche Kosten im Hinblick auf Sicherheitsvorfälle oder Nicht-Konformität verhindert beziehungsweise minimiert werden.

Fähigkeit zur Integration und Skalierbarkeit

Viele softwaregestützte Schulungsmanagement Systeme besitzen die Fähigkeit, sich nahtlos in bereits bestehende und gut funktionierende Prozesse und Systeme einzubinden. Möglich sind Integrationen mit beispielsweise HR-Managementsystemen, Lernmanagementsystemen (in Kurzform: LMS), Kalendersystemen oder auch E-Mail-Clients.

Eine Schulungsmanagement Software, die über diese Optionen verfügt, fungiert dann als integrierte und durchaus umfassende Lösung. Neben der Fähigkeit zur Integration sollte die ausgewählte Software aber auch über eine gute Skalierbarkeit verfügen.

Das stellt eine wesentliche Voraussetzung dar, um die Software stets an die tatsächlichen Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens anzupassen. Dadurch kann ein Unternehmen die Software völlig unabhängig von der Anzahl an Schulungen und der Unternehmensgröße sehr flexibel erweitern und einsetzen.

Mit dem richtigen Auswahlprozess die passende Software finden

Bevor Sie sich für eine Schulungsmanagement Software entscheiden, müssen Sie erst einmal sicherstellen, dass sie auch zu ihren unternehmensspezifischen Anforderungen passt. Daher ist es zwingend erforderlich, dass Sie einen Auswahlprozess in Gang setzen. Dieser Prozess sollte bestimmte Vorgehensweisen und die Fokussierung auf die für Ihr Unternehmen wichtigen Features beinhalten. Orientierungshilfe bietet Ihnen der folgende (mögliche) Ablauf eines ergebnisorientierten Auswahlprozesses.

Auswahlprozess: Erstellen Sie eine Longlist

Zu Beginn des Auswahlprozesses einer geeigneten Schulmanagement Software sollten die Schulungsverantwortlichen eine Longlist erstellen. In der Regel startet die Suche mit einer umfassenden Recherche. Auf Basis der Rechercheergebnisse erstellen Sie anschließend eine Liste mit potenziellen Softwarelösungen und den jeweiligen Anbietern. Hinsichtlich der Recherchetätigkeit ist es wichtig, dass die Verantwortlichen viele unterschiedliche Quellen nutzen.

Dazu zählen zum Beispiel Branchenberichte, Fachzeitschriften, Empfehlungen von Geschäftspartnern sowie Online-Bewertungen. Das Ziel muss es diesbezüglich sein, ein breit gefächertes Spektrum an möglichen Lösungen zu identifizieren. Wichtig ist dabei, dass alle aufgelisteten Varianten den grundsätzlichen Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Selbst wenn Sie schon konkrete Präferenzen haben, sollte eine solche Liste alle relevanten Anbieter umfassen.

Definieren Sie sämtliche Anforderungen an eine Software

Haben Sie eine Longlist erstellt, sollten Sie anschließend die spezifischen Anforderungen an ein unternehmensspezifisch geeignetes System definieren und formulieren. Vor allem die Funktionen der Software stehen dabei im Fokus. Enthalten sein sollten zum Beispiel Funktionen wie eine professionelle Schulungsplanung und -administration, zuverlässige Datensicherungsoptionen, Überwachungsfeatures in Echtzeit, automatisierte Benachrichtigungen sowie die Möglichkeit, die Software in bestehende Systeme einzubinden. Berücksichtigt werden sollten zudem budgetäre Vorgaben und die Skalierbarkeit der Schulungsmanagement Software. Mithilfe einer detaillierten Anforderungsliste können Sie die Longlist auf Plausibilität überprüfen und den Kreis an Kandidaten herausfiltern, die den Anforderungen und Ansprüchen nicht genügen.

Reduzieren Sie die Longlist zu einer Shortlist

Auf Basis der definierten Anforderungen überprüfen Sie dann noch einmal Ihre erstellte Longlist. Die Zielsetzung dabei ist klar: Am Ende sollte Ihnen eine Shortlist zur Verfügung stehen, die sich auf etwa fünf bis zehn Anbietern beschränkt. Diese Anbieter und die entsprechend angebotenen Softwarelösungen sollten dabei sowohl im Hinblick auf die technischen und funktionellen Spezifikationen als auch hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit und der jeweiligen Referenzen alle definierten Vorgaben erfüllen Weiterhin zu berücksichtigen ist die Unterstützung durch den Support und das jeweils gebotene Preis-Leistungsverhältnis.

Organisieren Sie Vorführungen, Demos und Tests

Liegt die Shortlist vor, können Sie sich mit den Anbietern und ihren Produkten im Detail auseinandersetzen. Bestenfalls verabreden Sie mit den Anbietern Vorführungen oder organisieren Demos und Testphasen. Dies stellt einen wichtigen Faktor im Auswahlprozess dar. Denn auf diese Weise ermöglichen Sie es, die Schulungsmanagement Software im praktischen Gebrauch zu erleben und in diesem Rahmen den Funktionsumfang und die Bedienbarkeit zu überprüfen. Stellen Sie dabei auf jeden Fall detailliert Szenarien nach, die typisch für Ihren eigenen Geschäftsbetrieb sind. Außerdem sollten Sie auch den Support und dessen Reaktions- und Handlungsschnelligkeit testen. So können Sie sich ein Bild davon machen, wie zuverlässig und kompetent die Unterstützung seitens des Anbieters ausfällt.

Analysieren, bewerten und vergleichen

Nach Abschluss der Demos und Testverfahren analysieren Sie die gemachten Erfahrungen und Erkenntnisse und bewerten die Ergebnisse der einzelnen Anbieter und Softwarelösungen. Hilfreich ist dabei ein strukturiertes Bewegungsraster. Als Grundlage für die Bewertung dienen die zuvor festgelegten Anforderungen rund um Aspekte wie Funktionalität, Skalierbarkeit, Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit, Integrationsmöglichkeiten und Support. Berücksichtigen Sie auch die Rückmeldungen Ihrer Mitarbeitenden, die in die Tests und Vorführungen involviert waren. Auf diese Weise schaffen Sie eine breite Basis an Informationen und Erkenntnissen. Damit verfügen Sie über eine gute und fundierte Grundlage, um eine finale Kaufentscheidung zu treffen.

Auch wichtig: das Einholen von Referenzen und externen Bewertungen

Informieren Sie sich auch bei Geschäftspartnern oder anderen Unternehmen über die Effektivität der Schulungsmanagement Systeme auf Ihrer Shortlist. Auch Referenzen und Bewertungen sollten Sie einholen. Bestenfalls kennen Sie Unternehmen oder Personaler, die eine bestimmte Software auf Ihrer Liste bereits in der Praxis nutzen. Empfehlenswert ist diesbezüglich auch eine direkte Kontaktaufnahme mit Referenzkunden. Außerdem sollten Sie Bewertungen und Erfahrungsberichte auf unabhängigen Plattformen gezielt lesen. Im Kern sollten dabei immer die für Ihr Unternehmen und Ihre Schulungsvorhaben relevanten Fragen beziehungsweise Sachverhalte im Mittelpunkt stehen. So erhalten Sie letztendlich ein umfassendes Bild von den Softwarelösungen auf Ihrer Shortlist, inklusive aller Stärken und Schwächen.

Was ist bei Verhandlungen und dem Vertragsabschluss zu beachten?

Haben Sie schließlich eine präferierte Lösung identifiziert, können Sie mit fundiertem Hintergrundwissen in die Phase der Verhandlungen eintauchen. Auch hier müssen wesentliche Entscheidungen getroffen werden. Vornehmlich geht es dabei um die allgemeine Preisgestaltung, Vertragslaufzeiten, eventuell angebotene Lizenzmodelle sowie die verfügbaren Support-Optionen. Stellen Sie diesbezüglich sicher, dass es keine vertraglichen Unklarheiten gibt und alle wesentlichen Punkte vertraglich fixiert werden. Besprechen Sie unbedingt auch die Vorgehensweise und die Konditionen in Bezug auf mögliche Anpassungen und zukünftige Erweiterungen. Entsprechende Vereinbarungen sollten zwingend ebenfalls in den Vertrag aufgenommen werden.

Das müssen Sie hinsichtlich Implementierung und Schulung beachten

Haben Sie einen Vertrag mit dem von Ihnen ausgewählten Anbieter abgeschlossen, können Sie sofort mit der Implementierung Ihrer neuen Schulungsmanagement Software beginnen. Um das Programm sicher in bestehende Systeme zu integrieren, sollten Sie möglichst eng mit dem Hersteller beziehungsweise dem Anbieter zusammenarbeiten. Dadurch stellen Sie zudem sicher, dass auch tatsächlich alle erforderlichen Anpassungen realisiert werden.

Gleichzeitig sollten Sie dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter, die mit dem neuen System arbeiten werden, in die Software und die einzelnen Funktionen eingewiesen werden. Eine umfassende Einführung in das Schulungsmanagement Programm ist in Kombination mit einer hohen Akzeptanz der neuen Lösung ein essenzieller Faktor für ein reibungslos ablaufenden Nutzerverhaltens.

Überwachen und optimieren Sie die Software

Mit der Implementierung ist der Prozess aber noch nicht abgeschlossen. In der Praxis zeigt es sich erst, ob tatsächlich die optimalen Konfigurationen und Einstellungen ausgewählt wurden. Daher ist es gerade in der Startphase wichtig, dass Sie die Nutzung des Schulungsmanagement-Systems kontinuierlich überprüfen respektive überwachen.

Sammeln Sie dabei auch das Feedback der Nutzer in Ihrem Unternehmen. Aufgrund des auf diese Weise erhaltenen Feedbacks können Sie dann weitere Anpassungen und Optimierungen vornehmen. Sie stellen dadurch sicher, dass die Software optimal auf die jeweils unternehmensspezifischen Bedürfnisse sowie Anforderungen ausgerichtet ist und Ihr Unternehmen von dem gewünschten Mehrwert auch tatsächlich profitiert.

Sammeln Sie dabei auch das Feedback der Nutzer in Ihrem Unternehmen. Aufgrund des auf diese Weise erhaltenen Feedbacks können Sie dann weitere Anpassungen und Optimierungen vornehmen. Sie stellen dadurch sicher, dass die Software optimal auf die jeweils unternehmensspezifischen Bedürfnisse sowie Anforderungen ausgerichtet ist und Ihr Unternehmen von dem gewünschten Mehrwert auch tatsächlich profitiert.

Regelmäßige Weiterentwicklung der einzelnen Funktionen und Updates der Software sollten in diesem Zusammenhang ebenfalls berücksichtigt und entsprechend umgesetzt werden. Dadurch gewährleisten Sie die langfristige Effizienz und einer regulierten Sicherheit.

Darum ist Schulungsmanagement Software interessant für Unternehmen

Wenn Unternehmen die zu Ihrem Vorhaben passende Schulungsmanagement Software gefunden haben, kann sich das auszahlen. Denn die Weiterbildung und Weiterentwicklung der eigenen Mitarbeiter besitzt gerade angesichts des aktuellen Fachkräftemangels einen eminent hohen Stellenwert.

Werden entsprechende Softwarelösungen richtig eingesetzt, erleichtert dies nicht nur das Schulungsmanagement im Allgemeinen, sondern generiert auch die Basis für eine professionelle und strukturierte Weiterbildung der eigenen Mitarbeiter. Die Einsatzszenarien sind dabei breit gefächert. Sie können die Schulungs- und Trainingsmanagement Software zum Beispiel für den Aufbau und das Verwalten von Weiterbildungsangeboten für Ihre Büro-Belegschaft nutzen.

Ebenso möglich ist aber auch der Einsatz im Bereich Produktionsstätten und industriellen Einrichtungen. In diesen Unternehmensbereichen genießen die Sicherheit des Personals und die Qualität der Arbeitsleistung eine besonders hohe Priorität. Strukturierte Schulungsangebote und ein effizientes Schulungsmanagement verbessert die Sicherheit in der Fertigung und steigert die Arbeitseffizienz der Mitarbeiter in der Fertigung oder in anderen industriellen Arbeitsbereichen.

Fazit: Viele Unternehmen können von Schulungsmanagement Software profitieren

Die Schlüsselfaktoren für ein erfolgreiches Corporate Learning sind Individualisierung, Anpassungsfähigkeit und ein strukturiertes Schulungs- und Trainingsmanagement. Unternehmen beziehungsweise Personalentwickler benötigen für unterschiedliche Anforderungen flexible Konzepte. Außerdem muss das Bereitstellen und Verwalten von Schulungsangeboten professionalisiert werden, um an den richtigen Stellen schnellstmöglich für zusätzliche Mitarbeiterkompetenz zu sorgen. Eine qualitativ hochwertige Schulungsmanagement Software kann hierfür eine gute und flexibel nutzbare Basis bilden.