Was ist, wenn ich Arbeitsmittel nur teilweise beruflich nutze?
Utting, 15.12.2025 (lifePR) - Wird ein Arbeitsgerät auch privat genutzt, ist grundsätzlich nur ein anteiliger Abzug möglich. Die Lohnsteuerhilfe Bayern (Lohi Bayern) warnt aber: „Eine angestellte Friseurin oder ein Lagerarbeiter werden dem Finanzamt die berufliche Nutzung kaum darlegen können, in allen kaufmännischen, grafischen oder lehrenden Berufen ist das jedoch plausibel.“ Dabei sei eine gewisse private Mitnutzung erlaubt. Steuerpflichtige müssen das Gerät aber mindestens zu zehn Prozent beruflich nutzen, „damit ein Absetzen überhaupt machbar ist“. Dies treffe bereits zu, „wenn ab und zu E-Mails abgerufen und beantwortet werden“. In der Regel akzeptieren die Finanzämter eine hälftige berufliche Nutzung, „wenn es zum Berufsbild passt“, bei stark computeraffinen Berufen, wie bei IT-Fachleuten, Redakteurinnen oder Wissenschaftlern, sogar einen Nutzungsanteil von 80 Prozent.
Die Lohnsteuerhilfe Bayern rät weiter: „Bei einer rein beruflichen Nutzung ist eine Bescheinigung des Arbeitgebers als Nachweis hilfreich“. Der Besitz eines weiteren Computers könne ebenfalls als Indiz gelten. Bei einer teilweisen beruflichen Nutzung genügt es oft, die beruflichen Tätigkeiten aufzulisten, die mit dem Laptop erledigt werden. Doch Vorsicht: „In manchen Fällen wird eine Art Tagebuch erwartet, das die berufliche und private Nutzung in einem Zeitraum von drei Monaten dokumentiert. Dies ist der Fall, wenn dem Finanzamt der berufliche Anteil nicht glaubwürdig erscheint“, so die Experten aus München.
Gut zu wissen: Wenn Sie noch vor Jahresende Steuern sparen wollen, können Sie auch mit Zubehör Ihre Werbungskosten über den Pauschbetrag von 1.230 Euro anheben. Nicht nur der Laptop selbst ist absetzbar, sondern auch Monitor, Drucker, Maus, Tastatur, Druckerpapier, Batterien für Funkmäuse, externe Festplatten, Lautsprecher, Adapter und USB-Hubs. Üblicherweise wird der berufliche Nutzungsanteil des Computers als Grundlage angenommen. Wenn also der Laptop zu 50 Prozent beruflich verwendet wird, gilt dieser Prozentsatz auch für den Kaufpreis des Druckers oder die MS-Office-Programme.
Beispiel: Eine Lehrerin kauft im Dezember 2025 einen Laptop für 1.200 Euro, einen Monitor für 300 Euro, Zubehör für 150 Euro und Software für 250 Euro, insgesamt also 1.900 Euro. Die Hälfte davon, also 950 Euro, kann sie bei den Werbungskosten eintragen, da sie Geräte, Programme und Technik zu 50 Prozent beruflich nutzt. Sie hat weitere Werbungskosten durch die Entfernungspauschale in Höhe von 1.050 Euro. Von den insgesamt 2.000 Euro Werbungskosten wird die Werbungskostenpauschale von 1.230 Euro abgezogen. Für den übersteigenden Betrag von 770 Euro erhält sie einen Steuervorteil.
Steuerberater Polz empfiehlt, Kaufbelege und Rechnungen sorgfältig aufzubewahren. „Das Finanzamt verlangt zwar normalerweise keine Belege. Falls es aber doch nachfragt, sollte man diese parat haben. Sonst hat man ein Glaubwürdigkeitsproblem“, sagt er.
