Aufbewahrungsfristen 2013: Dieser Teil der Buchhaltung darf vernichtet werden
Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, einen Großteil ihrer Buchhaltung über Jahre aufzubewahren. Wie auf Seiten wie "Die-Buchhaltung" im Detail nachzulesen ist, befinden sich die entsprechenden Vorgaben in § 147 der Abgabenordnung. Demnach gibt es zwei gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Diese betragen sechs und zehn Jahre.
Diese Dokumente der Buchhaltung müssen zehn Jahre aufgehoben werden
Für eine volle Dekade müssen Inventarlisten, Aufzeichnungen und Bücher, Lageberichte, Jahresabschlussberichte, Eröffnungsbilanzen sowie alle Arbeitsanweisungen, die zum Verstehen dieser Unterlagen notwendig sind, gespeichert werden. Gleiches gilt für weiteren organisatorischen Unterlagen, Buchungsbelege sowie für Dokumente, die einer mit den Methoden der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung (Artikel 77 Absatz 1, Artikel 62 Absatz 2 des Zollkodex) beizulegen sind. Letztere Unterlagen müssen allerdings aus logischen Gründen nur dann aufbewahrt werden, wenn der Zoll auf deren Vorlage verzichtet oder sie nach der Aushändigung wieder zurückgegeben hat. Die diesbezüglichen Regelungen befinden sich in Artikel 77 Absatz 2 Satz 1 des Zollkodex.
Folgende Unterlagen der Buchhaltung müssen sechs Jahre aufbewahrt bleiben
Eine verkürzte Aufbewahrungsfrist gilt für Unterlagen, die keinen vertragsschließenden oder sonstigen ähnlich gelagerten Charakter haben, die für die Besteuerung jedoch von Bedeutung sind. Dazu zählen alle Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben von versandten Handels- und Geschäftsbriefen sowie sonstige Unterlagen, die ansonsten von Bedeutung sind oder sein könnten. Im Zweifel gilt stets die Regel, bestimmte Unterlagen besser aufzubewahren.
Die Frist beginnt am Ende des jeweiligen Jahres
Sowohl die zehnjährige als auch die sechsjährige Aufbewahrungsfrist endet jeweils am Schluss des Jahres. In aller Regel ist dies gleichbedeutend mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzten relevanten Eintragungen gemacht worden sind. Eine Ausnahme gilt für all die Unternehmen, deren Geschäftsjahr aus wirtschaftlichen Gründen nicht mit dem Kalenderjahr deckungsgleich ist. Landwirtschaftliche Betriebe zählen beispielsweise hierzu. Für das Jahr 2013 bedeutet dies, dass alle Unterlagen aus dem Jahr 2002 (und älter) vernichtet werden dürfen, die der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist unterliegen, sowie alle Dokumente aus dem Jahr 2006 (und älter), die der sechsjährigen Aufbewahrungsfrist unterliegen. Landwirte und sonstige Betriebe dürfen die Unterlagen der Geschäftsjahre 2001-2002 sowie 2005-2006 vernichten.
Angepeilte Verkürzung der Aufbewahrungsfrist ist gescheitert
Ursprünglich hatte die Bundesregierung für 2013 erstmals eine große bürokratische Entlastung bei den Aufbewahrungsfristen für die Unternehmen geplant. Für dieses Jahr sollte die zehn Jahre währende Frist auf nur noch acht Jahre verkürzt werden. Der ursprüngliche Plan sah zudem vor, diesen Zeitraum im Jahr 2015 noch einmal auf dann noch sieben Jahre zu verkürzen. Der Bundestag beschloss diese Verkürzungen auch im Rahmen des Jahressteuergesetzes 2013, doch das wurde im Bundesrat gestoppt. Der Vermittlungsausschuss zwischen Länderkammer und Parlament regte aus diesem Grund an, die Frist unverändert bei zehn Jahren zu belassen. Sowohl Bundesrat als auch Bundestag stimmten diesem Kompromissvorschlag am 12. Dezember 2012 zu. Somit ändert sich für die Unternehmen nichts an den bekannten Fristen. Allerdings ließen bereits sowohl die Regierung als auch die Opposition erkennen, dass dieses Thema nach den Bundestagswahlen im September erneut angegangen werden könnte. Die Verkürzung ist deshalb vermutlich nur aufgeschoben, nicht aber endgültig aufgehoben.
