Tools im HR-Management: Tipps für HR-Manager

Doch was zeichnet gutes HR-Management aus?
Was sind HR-Tools und welche Vorteile bieten diese?

Was macht gutes HR-Management aus?

Ein professioneller HR-Manager (Human-Resource-Manager) handelt sowohl im Interesse der Mitarbeiter eines Unternehmens als auch im Interesse des jeweiligen Betriebes. Das bedeutet, dass die Fachkraft beispielsweise eine vakante Stelle nicht nur besetzt, sondern den bestmöglichen Kandidaten auswählt. Dieser sollte durch Fachkompetenz überzeugen, menschlich zu dem bestehenden Team passen und den Unternehmenserfolg aktiv beeinflussen wollen.

Der HR-Manager ist Teil der Personalwirtschaft, hält die Personalressourcen aufrecht und fördert die Bindung der Mitarbeiter an ihren Arbeitgeber. So wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter nicht nur zur Verfügung stehen, sondern auch langfristig motiviert und produktiv agieren und sich gegenseitig ergänzen.

Der Human-Resource-Manager ist dabei stets auf der Suche nach den besten Lösungen für das Unternehmen. Er stellt eine Verbindung zwischen dem Personal und der Führungsetage her. Um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und der Personalabteilung zu erleichtern und die Ressourcen optimal zu verteilen, setzt der HR-Manager auf moderne Softwares. Dazu gehört zum Beispiel ein Tool zum Managen der Abwesenheit.

Was gehört zu HR?

Human Resource, kurz HR, ist der Personalwirtschaft eines Unternehmens zuzuordnen. HR umfasst dabei unter anderem die Personalplanung, das Personalmanagement, die Personalbeschaffung, die Personalauswahl und die Personalentwicklung. HR-Manager tragen außerdem einen aktiven Teil dazu bei, die Unternehmenskultur aufzubauen. Auch das Personalcontrolling, das Performance-Management und das HR-Management gehören zu ihren Aufgaben.

Doch welche Bedeutung kommt der HR zu und warum ist die HR so wichtig? Die Antwort fällt denkbar einfach aus: Das Fundament eines Unternehmens stellen die Mitarbeiter dar. Human Resources kümmert sich demnach um die wichtigste Ressource in einem Betrieb, womit der Abteilung eine hohe Bedeutung zukommt. Durch die HR-Manager binden sich Mitarbeiter an ein Unternehmen und wenden sich keinen Mitbewerbern zu. Stellen werden langfristig besetzt.

Was sind HR-Tools?

Bei HR-Tools handelt es sich um Softwares und damit digitale Lösungen. Die HR-Softwares, auch als Personalmanagement-Softwares bekannt, verhelfen HR-Managern dazu, administrative Prozesse einfacher und effizienter zu gestalten. Durch die Digitalisierung des Personalmanagements können alle Beteiligten orts- und zeitunabhängig auf Daten zurückgreifen, Änderungen vornehmen und Anträge stellen.

Durch die Verwendung der Tools für HR spart das Unternehmen Zeit und Geld. Denn die Softwares minimieren den Arbeitsaufwand in der Personalabteilung deutlich. Mitarbeiter können sich wichtigeren Aufgaben zuwenden und unter anderem mehr Zeit in Mitarbeitergespräche investieren.

Zur Auswahl stehen viele verschiedene HR-Tools. So können Unternehmen zum Beispiel Softwares für folgende Aufgabenbereiche nutzen:

• Gehaltsabrechnungen,
• Personalakten in digitaler Form,
• Urlaubsmanagement,
• Abwesenheitsmanagement,
• Recruiting,
• Bewerbermanagement,
• Onboarding neuer Mitarbeiter,
• Personalentwicklung,
• Zeiterfassung.

Im Idealfall handelt es sich um ein Tool, das sich optimal in die bestehende IT-Infrastruktur des Unternehmens integrieren lässt und einfach zu bedienen ist. Letztgenanntes führt dazu, dass Mitarbeiter sich schnell mit der neuen Software vertraut machen können – und zwar unabhängig von ihren Fachkenntnissen und ihrer Altersklasse.

Einige Tools stehen als All-in-One-Lösungen zur Verfügung. In diesem Fall erwerben Unternehmen praktische Komplettlösungen. Allerdings sollte stets abgewogen werden, welches Tool im Einzelfall Vorteile bereithält. Pauschale Antworten können hier nicht getroffen werden. Die meisten Tools wurden für spezielle Anwendungsfälle wie das Abwesenheitsmanagement entwickelt.

Warum sollten Unternehmen HR-Tools verwenden?

Einfache Prozesse, mehr Zeit für relevante Aufgabenbereiche und die Möglichkeit, das volle Potenzial auszuschöpfen: HR-Softwares bieten zahlreiche Vorteile. So helfen sie den Personalmanagern dabei, sich auf strategische Aufgaben zu fokussieren und steigern die Mitarbeiterzufriedenheit in der Personalabteilung, indem die Aufgabenbereiche schnell und einfach realisiert werden können. Dies wiederum führt zu einer Arbeitsentlastung.

Obendrein bietet die HR-Software die Chance, dass die Personalabteilung ihr volles Potenzial ausschöpfen und das Unternehmen bei der Gewinnung, Bindung und Verteilung der Ressource “Mitarbeiter” bestmöglich unterstützen kann.

Die Zeitersparnis fällt hoch aus. Denn ist ein HR-Tool erst einmal implementiert, kann das gesamte HR-Team effizienter und zielgerichteter agieren. Alle Dokumente werden an einem zentralen Ort verwaltet. Die Suche nach verloren gegangenen Dokumentenmappen oder einzelnen Excel-Tabellen gehört der Vergangenheit an. Die Pflege der digitalen Personalakte fällt ferner einfach aus. Die gewonnene Zeit können HR-Manager anderweitig nutzen.

Durch die verbesserten Prozesse und automatisierte Routineaufgaben steigt die Zufriedenheit, das Team funktioniert besser und Ziele werden schneller erreicht. Mit den richtigen Zugriffsrechten und Rollen erhalten die Verantwortlichen Zugang zu allen relevanten Daten. Gleichzeitig werden die sensiblen Daten geschützt, indem nur wenige Mitarbeiter Daten öffnen und verwalten können.

Die transparenten Prozesse wiederum beeinflussen die Mitarbeiterkommunikation und die Employee Experience fällt optimal aus. Dies wiederum trägt dazu bei, dass Employer-Branding-Prozesse erfolgreich umgesetzt werden können.

Daten lassen sich durch HR-Tools so aufbereiten, dass diese schnell für eine Analyse zur Verfügung stehen und wertvolle Erkenntnisse liefern. In Form von Reports und Trends verschaffen sich die Personaler einen Überblick über alle Anwesenheiten, Aktivitäten und Leistungen. Diese bilden die Basis für strategische Entscheidungen. Durch die Daten können HR-Manager Ereignisse voraussagen, sich anbahnende Probleme erkennen, Veränderungen herbeiführen und dabei auch noch Kosten einsparen.

Das Fazit – auf die richtigen Tools im HR-Management setzen

Teil der digitalen Transformation eines Unternehmens ist die Implementierung moderner Softwares. Dies trifft auch auf den Bereich “Human Resources”, die Personalabteilung, zu. HR-Manager stellen Mitarbeiter ein, verteilen die Ressourcen entsprechend, stärken die Mitarbeiterbindung, steuern Problemen rechtzeitig entgegen und entwickeln Maßnahmen und übernehmen organisatorische Aufgaben wie die Urlaubsplanung der Teams.

Durch Softwares, die speziell für die HR-Abteilung konzipiert wurden, können Unternehmen Kosten durch effiziente und schlanke Prozesse entsparen, Mitarbeiter entlasten, die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und der Personalabteilung optimieren und Daten zentral verwalten.

Mit Hilfe der IT-Lösungen werden zum Beispiel Lohnabrechnungen erstellt und verwaltet, Urlaubsanträge genehmigt und die Arbeitszeit erfasst. Sie dienen außerdem dazu, digitale Personalakten anzulegen, das Recruiting zu verbessern und das Onboarding effizient zu gestalten.

HR-Manager sollten darauf achten, dass es sich um eine sichere und einfach zu bedienende HR-Software handelt. Besteht keine Vorerfahrung, können Unternehmen Schulungen für ihre Mitarbeiter buchen, um die Eingewöhnung zu erleichtern. Das Tool sollte altersunabhängig eingesetzt werden können und allen individuellen Anforderungen des Unternehmens gerecht werden.