Inventur effizient durchführen trotz Personalmangel
Warum eigene Mitarbeiter mit der richtigen Software mehr leisten als jedes externe Team
Duisburg, 21.05.2026 (PresseBox) - Der DIHK-Fachkräftereport 2024/2025 ist eindeutig: Im Bereich Verkehr und Lagerei können 52 Prozent der Unternehmen offene Stellen nicht besetzen. Für die Jahresinventur trifft das mit besonderer Wucht. Denn hier verdichten sich Zeitdruck, Komplexität und Personalbedarf auf wenige Stunden oder Tage im Jahr. Die Folge: Viele Betriebe greifen auf externe Inventurdienstleister oder kurzfristig angeheuerte Aushilfskräfte zurück. Dass das teurer wird und die Zählqualität leidet, zeigt die Praxis deutlich.
Warum ist eigenes Personal bei der Inventur so schwer zu ersetzen?
Eigene Mitarbeiter kennen die Lagerstruktur, die Warengruppen und die betriebsspezifischen Besonderheiten bereits aus dem Tagesgeschäft. Externe Kräfte hingegen benötigen zu Beginn jeder Inventur eine Einweisung, die wertvolle Zeit kostet. Im Lebensmittelhandel etwa müssen Sonderregeln wie Pfanderfassung oder MHD-Differenzierung sicher beherrscht werden. Ein Aushilfszähler, der diese Anforderungen nicht kennt, produziert Fehler, die erst Tage später im Abgleich sichtbar werden.
Hinzu kommt: Externe Inventurdienstleister stehen unter erheblichem Zeitdruck. Sie müssen nach der Erfassung möglichst schnell weiterziehen, während Plausibilitätsprüfungen, Kontrolllisten und Nachzählungen noch offen sind. Die Gesamtrechnung überrascht viele: Die Kombination aus Anreisekosten, Einweisungsaufwand und höheren Fehlerquoten macht das Outsourcing in den meisten Fällen teurer als eine Eigeninventur mit der richtigen technischen Unterstützung.
Wie funktioniert die digitale COSYS Inventurlösung in der Praxis?
Der Ablauf ist konsequent auf minimalen Aufwand für das eigene Personal ausgelegt. Vor der Inventur werden die Stammdaten aus dem bestehenden ERP-System importiert und den mobilen Datenerfassungsgeräten (MDE) bereitgestellt. Am Inventurtag scannen die Mitarbeiter die Artikel per Barcode direkt mit leistungsstarken Leihgeräten. Jeder Scan wird sofort im zentralen Backend verbucht.
Die Einsatzleitung sieht dabei über das Live-Dashboard im COSYS WebDesk in Echtzeit:
- Den Zählfortschritt je Standort, Zone und Mitarbeiter
- Mengen- und Wertausreißer, die sofort auf Nachzählbedarf hinweisen
- Erst- und Zweitzählungen im direkten, vollständig dokumentierten Vergleich
- Den kompletten Inventurverlauf mit präzisen Zeitstempeln für jeden einzelnen Scan
Was leistet ein solches System mit einem optimierten Team?
Die Zahlen aus der Praxis sprechen für sich. Bei einer Inventur über 59 Filialen mit mehr als 7,3 Millionen hinterlegten Artikeln wurden über 3 Millionen Positionen mit einer Trefferquote von nahezu 100 Prozent erfasst, ohne nennenswerte Nachbearbeitung und ohne Systemausfälle. Möglich wurde das durch eine solide Infrastruktur von 1.176 homogenen, zentral verwalteten MDE-Leihgeräten, einen gepflegten Artikelstamm und ein Backend, das die Einsatzleitung jederzeit im Bild hält. Die Koordination vor Ort wurde dabei effizient durch ein eingespieltes Kernteam gesteuert.
Der entscheidende Faktor ist nicht die reine Größe des Teams, sondern die Qualität der eingesetzten Lösung. Mitarbeiter, die sich auf zuverlässige Hardware und eine intuitive Benutzeroberfläche verlassen können, arbeiten schneller, machen weniger Fehler und brauchen keine lange Einweisung.
Fazit
Fachkräftemangel ist bei der Jahresinventur kein Schicksal. Wer Stammdaten sauber pflegt, Mitarbeiter mit der richtigen MDE-Technologie ausstattet und den Zählfortschritt in Echtzeit überwacht, schließt die Inventur mit dem vorhandenen Personal zuverlässiger ab als mit jedem externen Dienstleister und zu deutlich geringeren Gesamtkosten.
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