XRechnung vollautomatisch und lokal erstellt
Neue Funktionalitäten in der Software „GAEB-Konverter“

Ludwigsfelde, 23.07.2025 (PresseBox) - Die Bundesregierung hat die Pflicht der Rechnungserstellung im Format „XRechnung“ zwar mit vielen Übergangs- und Ausnahmeregelungen auf den 01.01.2027 verschoben, aber wie heißt es so schön: Aufgeschoben ist nicht aufgehoben, so dass die Fragen dennoch aktuell bleiben:

• Kann mein derzeitiges Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssystem eine XRechnung erstellen?
• Und wo werden diese Rechnungsdaten gespeichert?

Viele Handwerkerbetriebe nutzen beispielsweise Lexware als Warenwirtschaftssystem. Auch dieses unterstützt bereits den XRechnungs-Standard. ABER:

• sämtliche Daten der XRechnung werden nicht (wie bei normalen Rechnungen) lokal auf dem eigenen Rechner erzeugt, sondern auf einem Server in die Cloud eines Drittanbieters
• Das bedeutet, dass unbekannte Dritte wissen, wem habe ich was wann für wieviel Euro verkauft. Dies sind sehr sensible Daten und sollten besser im eigenen Unternehmen bleiben.

• Warum müssen überhaupt die Daten in die Cloud geladen werden? Und benötige ich dazu die Erlaubnis des Rechnungsempfängers?

Um diesen Problemen aus dem Weg zu gehen, hat die T&T Datentechnik GmbH Ihre Software „GAEB-Konverter“ um eine neue Funktionalität erweitert. Mit Hilfe des Moduls "Lexware" können Angebots- und Rechnungsdaten aus Lexware oder anderen Systemen entweder vollautomatisch oder halbautomatisch in eine XRechnung umgewandelt und lokal gespeichert werden.

Einen Einblick in diese Funktionalitäten erhält man sowohl in einem kurzen Einführungsvideo als auch in einem ausführlichen Erklär-Video zum neuen Modul „Lexware“.

Vollautomatische Erstellung der XRechnung

Lexware bietet nach der Erstellung eines Angebotes oder einer Rechnung verschiedene Ausgabeformate an – unter anderem auch eine XML-Datei. Diese XML-Datei kann dann vollautomatisch in eine XRechnung umgewandelt werden. Für diese Methodik muss lediglich das Quellverzeichnis angegeben werden, in der die XML-Datei aus Lexware gespeichert, und das Zielverzeichnis, in der die aus der XML-Datei automatisch erstellte XRechnung abgelegt werden soll.

Sobald eine xml Datei im Quellverzeichnis gespeichert wurde, wird diese vollautomatisch in eine XRechnung umgewandelt und die draus resultierende XRechnung in das gewünschte Zielverzeichnis gelegt. Zusätzlich wird diese erstellte XRechnung auf Vollständigkeit geprüft und es wird dem Nutzer in seinem Browser ein Prüfbericht angezeigt, so dass man sich sicher sein kann, eine xrechnungskonforme Rechnung erstellt zu haben. Diese XRechnung kann dann wie gewohnt an den Rechnungsempfänger entweder per Mail übersandt oder auf dessen Rechnungsplattform hochgeladen werden.

Halbautomatische Erstellung der XRechnung

Für die halbautomatische Erstellung der XRechnung wird die XML-Datei aus Lexware direkt im GAEB-Konverter über „Datei > öffnen“ eingelesen, hier gegebenenfalls geprüft und ergänzt und über „Projekte > exportieren“ wird eine XRechnung erstellt. Auch hier wird die XRechnung automatisch überprüft und der Prüfbericht im Browser angezeigt.

Erstellung von Vorlagen

Im Modul „Lexware“ ist die Zuordnung der Lexware-Felder zu den XRechnungsfeldern bereits automatisch enthalten. Diese Zuordnung kann aber individualisiert werden, so dass man auch Daten aus anderen Applikationen übernehmen kann.

Sollten in der XML-Datei aus Lexware nicht alle Felder belegt sein, die in der XRechnung aber Pflichtfelder sind, so kann man diese mit Hilfe einer Vorlage automatisch ergänzen lassen.

Testen Sie jetzt den GAEB-Konverter für Ihre XRechnung

Eine kostenlose Vollversion für 7 Tage kann sich jeder von der Homepage der T&T Datentechnik GmbH www.gaeb-tools.de unter „Downloads“ herunterladen und installieren. Bei Fragen zur Programmbedienung steht ein kompetentes Team mit MI (menschlicher Intelligenz) zur Verfügung.

Online-Kurs "XRechnung"

Wer wissen möchte, was eine XRechnung ist und wie sie genau erstellt wird, kann an dem einstündigen Online-Kurs "XRechnung" teilnehmen.
Alle Termine können entweder dem Anmeldeformular oder der Homepage der T&T Datentechnik GmbH entnommen werden.