Wieso scheitern RPA-Projekte?
Oft sind fehlende Strategie und unrealistische Erwartungen die Ursache.
Münster, 12.03.2025 (PresseBox) - Automatisierung ist längst mehr als nur RPA. Während Robotic Process Automation ursprünglich als Lösung für repetitive Prozesse galt, hat sich das Feld weiterentwickelt: Process Mining, Business Process Management (BPM) und Künstliche Intelligenz erweitern die Möglichkeiten und verschieben die Grenzen dessen, was als automatisierbar gilt. Doch die Euphorie über diese Fortschritte steht oft in starkem Kontrast zur Realität vieler Unternehmen. Denn auch heute scheitern zahlreiche RPA-Projekte oder liefern nicht den erhofften Mehrwert. Die Ursachen sind vielschichtig – von strategischen Versäumnissen bis hin zu unrealistischen Erwartungen.
Dieser Artikel beleuchtet die häufigsten Fehler in RPA-Projekten, zeigt, warum sie auftreten, und gibt konkrete Ansätze, wie Unternehmen sie vermeiden können. noventum unterstützt seine Kunden in allen Aspekten der Digitalisierung und hat speziell im RPA-Umfeld mannigfaltige Erfahrungen.
Fehlende strategische Einbindung von RPA
Viele Unternehmen starten RPA-Initiativen ohne eine klare Strategie. Oft wird RPA als reines IT-Projekt betrachtet, ohne dass es in die übergeordnete Digitalisierungsstrategie eingebettet ist. Fehlt eine langfristige Vision, bleibt RPA ein isoliertes Tool, das keinen nachhaltigen Mehrwert bringt. Eine erfolgreiche Implementierung erfordert eine strategische Planung, in der Automatisierung als Teil einer umfassenderen digitalen Transformation gesehen wird.
Auswahl ungeeigneter Prozesse
Nicht jeder Prozess eignet sich für RPA. Besonders Prozesse mit vielen Ausnahmen, häufigen Änderungen oder einer hohen Abhängigkeit von nicht standardisierten Datenquellen führen zu Problemen bei der Automatisierung. Unternehmen sollten daher vorab eine detaillierte Analyse durchführen, um sicherzustellen, dass die ausgewählten Prozesse stabil, wiederholbar und regelbasiert sind.
Mangelnde Erfolgsmessung und fehlende KPIs
Ohne eine klare Definition von Erfolgskriterien und Key Performance Indicators (KPIs) ist es schwierig, den tatsächlichen Nutzen der Automatisierung zu bewerten. Unternehmen führen RPA oft ein, ohne festzulegen, wie Erfolg gemessen wird. Fehlen Metriken wie Zeitersparnis, Fehlerreduktion oder Kostensenkung, bleibt unklar, ob die Automatisierung wirklich einen Mehrwert bringt. Eine kontinuierliche Erfolgskontrolle hilft, Optimierungspotenziale zu erkennen und die Automatisierung gezielt weiterzuentwickeln.
Unrealistische Erwartungen an RPA
RPA wird häufig als Allheilmittel für Prozessprobleme betrachtet, doch es eignet sich nicht für jede Art von Prozess. Besonders bei komplexen Abläufen mit vielen Ausnahmen oder starkem menschlichem Entscheidungsbedarf stößt RPA an seine Grenzen. Unternehmen sollten realistische Erwartungen haben und RPA gezielt für regelbasierte und standardisierte Prozesse einsetzen oder ihre alten Prozesse überarbeiten. In vielen Fällen kann eine Kombination mit anderen Technologien wie Künstlicher Intelligenz (KI) oder Business Process Management (BPM) eine bessere Lösung sein.
Zu viele parallele Automatisierungsinitiativen
Ein weiteres Problem entsteht, wenn Unternehmen versuchen, zu viele Prozesse gleichzeitig zu automatisieren. Ohne eine schrittweise Herangehensweise fehlen oft die nötigen Ressourcen für Qualitätssicherung, Tests und Optimierungen. Statt RPA überstürzt auszurollen, sollten Unternehmen mit einer Roadmap und Pilotprojekten beginnen und Best Practices entwickeln, bevor sie die Automatisierung ausweiten. Ein iterativer Ansatz stellt sicher, dass frühere Erfahrungen in neue Automatisierungsprojekte einfließen.
Keine Einbindung der Mitarbeitenden
Viele Unternehmen fokussieren sich ausschließlich auf die technische Umsetzung und vernachlässigen den Faktor Mensch. Mitarbeitende könnten RPA als Bedrohung für ihre Arbeitsplätze wahrnehmen und die Einführung unbewusst behindern. Eine frühzeitige Einbindung der Belegschaft, transparente Kommunikation über die Vorteile und gezielte Schulungen können Widerstände abbauen und die Akzeptanz fördern. Außerdem gibt es häufig Probleme, wenn nur auf die technische Umsetzung geachtet wird. Ohne die Fachabteilung oder den Mitarbeiter einzubinden, der später mit der RPA-Lösung arbeiten muss, funktioniert die Automatisierung zwar technisch, erfüllt aber nicht die tatsächlichen Anforderungen. Dies kann nur durch eine Zusammenarbeit der Entwickler und der Fachabteilungen sichergestellt werden.
Unzureichende technische Infrastruktur
RPA-Bots benötigen eine stabile IT-Umgebung, um effizient arbeiten zu können. Fehlende Serverkapazitäten, unzureichende Zugriffsmöglichkeiten auf notwendige Systeme oder eine mangelnde Integration in bestehende IT-Architekturen können dazu führen, dass Bots instabil laufen oder sogar ganz ausfallen. Durch eine frühzeitige Anforderungsanalyse wird sichergestellt das Klarheit besteht, was die IT-Systeme leisten müssen. Damit kann die IT-Abteilung frühzeitig sicherstellen, dass die notwendigen technischen Voraussetzungen gegeben sind, um eine zuverlässige Automatisierung zu gewährleisten.
Fehlendes Governance- und Sicherheitskonzept
RPA-Bots agieren oft mit weitreichenden Systemberechtigungen und greifen auf sensible Unternehmensdaten zu. Ohne klare Richtlinien zur Benutzerverwaltung, Protokollierung und Zugriffskontrolle besteht das Risiko von Compliance-Verstößen und Sicherheitslücken. Es sollte daher von Beginn an ein umfassendes Sicherheitskonzept entwickelt werden, das sowohl regulatorische Anforderungen als auch unternehmensinterne Sicherheitsrichtlinien berücksichtigt.
Vernachlässigung der Wartung und Skalierbarkeit
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass einmal entwickelte RPA-Bots dauerhaft ohne Anpassungen laufen. In der Realität ändern sich jedoch Geschäftsprozesse, Anwendungen und Systemlandschaften regelmäßig. Ohne eine klare Wartungsstrategie kann eine kleine Anpassung in einem Quellsystem dazu führen, dass Bots nicht mehr funktionieren. Die IT-Abteilung sollte daher sicherstellen, dass RPA-Lösungen kontinuierlich überwacht, aktualisiert und an veränderte Rahmenbedingungen angepasst werden können.
Fazit
RPA bietet enormes Potenzial zur Effizienzsteigerung und Kostenreduktion, doch eine erfolgreiche Implementierung erfordert eine ganzheitliche Herangehensweise. Unternehmen sollten RPA nicht als isoliertes Tool betrachten, sondern als Teil einer umfassenden Digitalisierungsstrategie. Eine klare Zielsetzung, die Auswahl geeigneter Prozesse und eine strukturierte Einführung sind essenziell, um nachhaltige Erfolge zu erzielen. Ebenso wichtig ist es, realistische Erwartungen an die Automatisierung zu haben und RPA nicht als Lösung für jede Art von Prozessmissständen zu betrachten.
Neben der technischen Umsetzung spielen auch organisatorische Faktoren eine entscheidende Rolle. Mitarbeitende müssen frühzeitig eingebunden und über die Vorteile von RPA informiert werden, um Akzeptanz und Engagement zu fördern. Zudem sollten Unternehmen sicherstellen, dass sie die Auswirkungen der Automatisierung kontinuierlich messen und evaluieren, um Optimierungspotenziale zu identifizieren.
Schließlich ist RPA kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Durch eine fortlaufende Anpassung an sich ändernde Geschäftsanforderungen, eine klare Governance sowie eine enge Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und Technologieverantwortlichen kann RPA langfristig einen echten Mehrwert für das Unternehmen schaffen.
noventum consulting unterstützt seine Kunden in allen Aspekten der Digitalisierung und hat speziell im RPA-Umfeld mannigfaltige Erfahrungen.
