E-Rechnungspflicht im Blick: So erfüllen Unternehmen die gesetzlichen Fristen ohne Risiko
Im Januar 2025 startete die erste Phase der E-Rechnungspflicht. Als Mitglied im Verband elektronische Rechnung (VeR) unterstützt die AKTIVBANK AG Verbandsmitglieder im Originalbelegverfahren bei der Erfüllung der Empfangspflicht.

Frankfurt am Main, 16.12.2025 (PresseBox) - Mit dem im März 2024 erlassenen Wachstumschancengesetz sollen Bedingungen geschaffen werden, die in der deutschen Wirtschaft Investitions- und Innovationskraft stärken und die internationale Wettbewerbsfähigkeit des Standortes Deutschland verbessern. Zentraler Bestandteil des neuen Gesetzes ist vor diesem Hintergrund die gezielte Förderung der Digitalisierung von Geschäftsprozessen, aus der eine Steigerung der Effizienz und eine Minderung des bürokratischen Aufwands resultieren soll. Teil dieser Strategie ist die verpflichtende Einführung der E-Rechnung im B2B. Stufenweise werden Unternehmen dazu verpflichtet, Rechnungen in einem standardisierten, digitalen Format zu versenden, zu empfangen und zu verarbeiten. Damit soll die E-Rechnung mittelfristig die Papierrechnung vollständig ablösen, damit für mehr Transparenz, Nachprüfbarkeit und Sicherheit sorgen und gleichzeitig einen Beitrag zum Umweltschutz und zur Schonung natürlicher Ressourcen leisten.

Stufenweise Einführung der E-Rechnungspflicht mit ausgedehnten Fristen

Um Unternehmen die Möglichkeit zu bieten, interne Prozesse reibungslos an die Voraussetzungen der E-Rechnungspflicht anzupassen, formuliert das Gesetz klare Fristen, an denen orientiert die vollständige Umstellung auf die digitale Rechnung schrittweise vollzogen werden muss. Seit 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, Rechnungen in einem der anerkannten E-Rechnungsformate – ZUGFeRD oder XRechnung – zu empfangen und zu verarbeiten. Andere Rechnungsformate sind parallel weiterhin zulässig. Die vollständige E-Rechnungspflicht tritt ab dem 1. Januar 2027 in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt dürfen Unternehmen im B2B nur noch digitale E-Rechnungen verschicken, in denen ein standardisierter Datensatz im XML-Format enthalten ist. Ausnahmen gelten für Kleinunternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro, die noch bis zum 31.12.2027 Papierrechnungen versenden dürfen. PDF-Rechnungen und andere Formate außerhalb der für die E-Rechnung relevanten EN 16931 sind mit Zustimmung des Empfängers noch bis zum 31.12.2026 nutzbar, für Kleinunternehmen im genannten Umsatzsegment bis zum 31.12.2027. Gleiches gilt für EDI-Formate, die ebenfalls mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 zulässig sind.

Die Zeit läuft, die Umsetzung der E-Rechnungspflicht hinkt hinterher

Für Unternehmen ist die E-Rechnungspflicht im ersten Schritt eine organisatorische Herausforderung. Vor dem Hintergrund der genannten Fristen tickt sprichwörtlich die Uhr. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen müssen Lösungen finden, die E-Rechnung in etablierte Strukturen einzubinden und bewährte Prozesse anpassen. Hierfür sind vor allen Dingen geeignete Softwarelösungen erforderlich, die zwar in verbreiteten Systemen bereits ergänzt wurden, gerade bei verbreiteten Insellösungen jedoch nicht ohne größeren Aufwand ergänzt werden können.

Wie groß die zu überwindende Hürde tatsächlich für viele Unternehmen ist, zeigen Umfragen zum Thema E-Rechnungspflicht. So waren laut DSAG im Mai 2025 nur 77 % der befragten Unternehmen in der Lage, E-Rechnungen zu empfangen. Noch deutlicher wird der Nachholbedarf beim Versand, auch wenn dieser noch nicht Pflicht ist: Erst 26 % haben hierfür die passende technische Lösung etabliert. Ganze 37 % geben sogar an, die E-Rechnungspflicht derzeit noch nicht oder nur teilweise zu erfüllen. Auch wenn aktuell in der Praxis den noch nicht gesetzkonformen Unternehmen die Tatsache in die Hand spielt, dass bisher wenige Unternehmen E-Rechnungen versenden, gilt es für sie doch, schnellstmöglich Lösungen zu finden und zu implementieren.

Die Herausforderung E-Rechnung mit Zentralregulierung gezielt delegieren

Die Zentralregulierung bietet Unternehmen eine einfache und zuverlässige Möglichkeit, die Vorschriften der E-Rechnung zum Rechnungsempfang einzuhalten, ohne umfangreiche interne Voraussetzungen schaffen zu müssen. Bei dieser Form der horizontalen Kooperation übernimmt ein Finanzdienstleister wie die AKTIVBANK AG als Zentralregulierer im Auftrag der Verbandsmitglieder den Rechnungsempfang. In diesem Originalbelegverfahren empfängt der Zentralregulierer Rechnungen von Lieferanten der Verbandsmitglieder und verarbeitet diese über ein EN 16931 konformes System. Die Rechnung wird von ihm in eine für das Mitgliedsunternehmen lesbare Form transferiert und weitergeleitet, sodass eine Weiterbearbeitung problemlos mit vorhandenen Systemen möglich bleibt. Die Originalrechnung wird parallel hierzu archiviert und steht so dem Mitglied jederzeit zum Zugriff zur Verfügung, welches damit auch in die Lage versetzt wird, Rechnungen gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und der Digitalen Betriebsprüfung (euBP) aufzubewahren.

AKTIVBANK als kompetenter Dienstleister mit qualifiziertem Fundament zum Thema E-Rechnung

Mit der Mitgliedschaft im VeR dokumentiert die AKTIVBANK AG die eigenen hohen Ansprüche an die Umsetzung der E-Rechnungspflicht in ihrer Funktion als Zentralregulierer.

Als deutscher Fachverband vertritt der Verband elektronische Rechnung (VeR) seit 2009 die Interessen von Dienstleistern aus dem Bereich der elektronischen Rechnungs- und Dokumentenverarbeitung. Der VeR versteht sich als Interessenvertretung der Branche für elektronische Rechnungs- und Dokumentenarbeit. Er unterstützt die Bestrebungen, die E-Rechnung zur Norm zu machen und den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Institutionen und Behörden in Deutschland zu etablieren. In diesem Sinne leistet er Lobby- und Informationsarbeit, erarbeitet Qualitäts- und Sicherheitsstandards und engagiert sich für branchenweite Transparenz und Marktübersicht. Zu den Mitgliedern im VeR zählen vor allen Dingen Softwareanbieter, Beratungsunternehmen und andere Dienstleister im Bereich der E-Rechnung.

Weiterführende Informationen zum Thema E-Rechnung, den Vorteilen der Zentralregulierung sowie die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme zur individuellen Klärung einer möglichen Unterstützung bei der Umsetzung der Empfangspflicht bietet die Website der AKTIVBANK AG.