Warenwirtschaftssystem Lagerverwaltung: Durchgängige Prozesse mit COSYS – bis hin zur E-Rechnung
Wie ERP/Warenwirtschaft und LVS ineinandergreifen – und warum mobile Datenerfassung plus WebDesk für echte Transparenz sorgen

Hamburg, 22.12.2025 (PresseBox) -  

Was ist ein Lagerverwaltungssystem?

Ein Lagerverwaltungssystem (LVS) ist die Anwendung, die Lagerprozesse im Alltag lenkt und dokumentiert. Es verwaltet nicht nur Bestände „auf dem Papier“, sondern erfasst jede Warenbewegung digital: Welche Ware kommt an? Wo wird sie abgelegt? Was wird entnommen? Welche Positionen sind bereits gepickt? Was hat das Lager verlassen?

Der zentrale Vorteil gegenüber Excel-Listen oder späteren Sammelbuchungen: Ein LVS wirkt direkt dort, wo gearbeitet wird – am Wareneingang, am Lagerplatz, im Kommissionierbereich oder am Packtisch. Dadurch werden Suchzeiten kürzer, Buchungsfehler seltener und Bestandsabweichungen reduziert, weil Vorgänge sofort erfasst werden. COSYS setzt hierfür auf mobile Datenerfassung: Mitarbeitende buchen Wareneingänge, Umlagerungen oder Picks unmittelbar am Ort des Geschehens per Scan.

Warenwirtschaftssystem Lagerverwaltung: So funktioniert das Zusammenspiel

Ist Warenwirtschaftssystem Lagerverwaltung sauber miteinander verzahnt, sind die Rollen klar verteilt:

Warenwirtschaft/ERP: bildet die kaufmännische Ebene ab (Stammdaten, Preise, Kunden/Lieferanten, Bestellungen, Aufträge, Belege).

Lagerverwaltung (LVS): setzt diese Vorgänge operativ um (Scans, Lagerplatzführung, Statusmeldungen, Bestandsführung in Echtzeit).

In der Praxis entsteht ein geschlossener Kreislauf: Das ERP liefert Stammdaten und Aufträge, das LVS führt die physischen Prozesse aus und meldet Rückmeldungen (Mengen, Status, Abweichungen) zurück. COSYS beschreibt das als Integration in bestehende ERP-Strukturen und als Digitalisierung der Lagerkette von Wareneingang bis Warenausgang. Das Ergebnis: weniger Medienbrüche, weniger doppelte Eingaben – und deutlich bessere Datenqualität.

Warenwirtschaftssystem Lagerverwaltung digital mit COSYS: Funktionen und Nutzen

COSYS positioniert seine Lagerverwaltung als konsequent digitale Lösung: Buchungen erfolgen mobil per App, während der COSYS WebDesk als webbasierte Schaltzentrale für Analysen, Auswertungen und Steuerung dient. Import-/Export, Schnittstellen und zentrale Datenhaltung sind besonders wichtig, damit Warenwirtschaftssystem Lagerverwaltung nicht als Insellösung endet.

Für den Lageralltag zählen vor allem die Kernprozesse – und genau hier setzt COSYS an: Wareneingang, Einlagerung, Auslagerung, Umlagerung, Kommissionierung und (optional) Inventur.

Praxisbeispiel Einlagerung:Eintreffende Artikel werden per Barcode gescannt, Mengen werden erfasst und ein Ziellagerplatz wird zugeordnet. Falls nötig, lassen sich zusätzliche Merkmale wie Charge oder Seriennummer abfragen. Ergänzende Angaben (z. B. Lieferscheinnummer, Projekt, Kostenstelle) können als Kommentar dokumentiert werden.

Lagerstrategien:Je nach Struktur unterstützt die Lösung sowohl feste Lagerplätze als auch chaotische Lagerung. Lagerplätze können aus Listen ausgewählt oder direkt gescannt werden.

Auslagerung mit Kontrolle:Gerade Entnahmen sind in manuellen Abläufen ein typischer Fehlerpunkt. Digitale Prozesse helfen, weil die Buchung nicht „vergessen“ wird. COSYS beschreibt u. a. die Möglichkeit, passende Entnahmelagerplätze vorzuschlagen und FIFO-Prozesse abzubilden – besonders relevant bei MHD-Ware oder Verbrauchsmaterial.

WebDesk als Steuerungsinstrument:Über den WebDesk wird Lagerverwaltung nicht nur dokumentiert, sondern auch aktiv gesteuert: Stammdaten (Artikel, Kunden, Lieferanten, Lagerplätze) können gepflegt werden. Zusätzlich lassen sich Parameter wie Melde- und Höchstbestände verwalten, was Planung und Nachschubprozesse beschleunigt.

COSYS E-Rechnung Software als Ergänzung zur Warenwirtschaftssystem Lagerverwaltung

Wenn Warenwirtschaft und Lagerprozesse durchgängig digital laufen, ist der nächste logische Schritt die Rechnungserstellung in einem standardisierten, prüfbaren Format. COSYS beschreibt die E-Rechnung so, dass Rechnungen aus bestehenden Abläufen erzeugt, geprüft, versendet und archiviert werden können – mit dem Ziel, die digitale Rechnungsverarbeitung direkt an die Warenwirtschaft anzubinden.

Wichtig ist dabei die Formatfrage:

ZUGFeRD: kombiniert ein PDF mit eingebettetem XML-Datensatz.

XRechnung: basiert ausschließlich auf XML und ist besonders im Umfeld öffentlicher Auftraggeber relevant.

Als Vorteile werden u. a. Automatisierung von Erstellung/Prüfung/Versand, zentrale Ablage und Archivierung im WebDesk sowie die Unterstützung der Standards genannt. In der Praxis ist das Zusammenspiel mit Warenwirtschaftssystem Lagerverwaltung besonders effizient, weil Auftrags-, Liefer- und Positionsdaten bereits strukturiert vorliegen und nicht erneut manuell erfasst werden müssen.

Fazit

Warenwirtschaftssystem Lagerverwaltung ist nicht nur ein Schlagwort, sondern ein echter Produktivitätshebel: Wer kaufmännische Prozesse im ERP mit operativen Lagerabläufen im LVS verbindet, schafft stabile, schnelle und transparente Logistik. COSYS setzt dabei auf mobile Datenerfassung, zentrale Auswertung und Steuerung im WebDesk sowie Schnittstellenfähigkeit zum ERP.

Wer die Prozesskette vollständig digital schließen möchte, ergänzt die Lagerdigitalisierung um die E-Rechnung: COSYS fokussiert hier auf automatisierte Erstellung, Validierung, Versand und revisionssichere Archivierung – inklusive ZUGFeRD- und XRechnung-Unterstützung.