Lizenzmanagement in der Bundesverwaltung: Von der Vision zur Wirklichkeit
Meilenstein im Lizenzmanagement der Bundesverwaltung erreicht

Berlin, 25.03.2025 (PresseBox) - HiSolutions und Taylor Wessing haben gemeinsam die Bundesverwaltung mit technisch-organisatorischer und juristischer Expertise dabei unterstützt, ein einheitliches Lizenzmanagement für die unmittelbare Bundesverwaltung zu etablieren und dafür notwendige Instrumente bereitgestellt.

ZIELE

Übergreifendes Lizenzmanagement im Bund ermöglichen. Kosten einsparen.
In Zeiten massiver Haushaltslücken undknapper öffentlicher Kassen im Bund bildetein einheitliches, behördenübergreifendesLizenzmanagement einen wesentlichen Hebelfür signifikante Kosteneinsparungen. Dafürmussten auf technisch-organisatorischer sowiejuristischer Ebene die Grundlagen geschaffen werden.

HERAUSFORDERUNGEN

Fehlende Transparenz und Instrumente. Einhaltung des Ressortprinzips.
Wie der Bundesrechnungshof bereits in einemfrüheren Bericht bemängelte, fehlte eineübergreifende Transparenz zwischen denBundesbehörden, um deren Softwareeinsatzwirtschaftlich steuern und Abhängigkeitenfrühzeitig entgegenwirken zu können. Um dieseTransparenz zu ermöglichen, mussten zunächstentsprechende Instrumente – sowohl für dieBehörden selbst, als auch für das übergreifendeLizenzmanagement – etabliert werden.

UMSETZUNG

Rahmen- und Tool-Konzept sowie dezentrales Lizenzmanagement-Konzept entwickelt und veröffentlicht. SAM-Tool für Bundesbehörden einsetzbar.
Das Projekt liegt im Zuständigkeitsbereich desBundesministeriums des Innern und für Heimat(BMI). Dieses hat HiSolutions im Verbund mitder Wirtschaftskanzlei Taylor Wessing alsBeratungsteam beauftragt, die Schaffung eineseinheitlichen Lizenzmanagements im Bundtechnisch-organisatorisch wie juristisch zubegleiten.Der Prüfbericht des BRH zum Lizenzmanagement und die parallel durchgeführte IT-Konsolidierung auf Bundesebene waren Einstiegspunkte, um ein Mandat für die Umsetzung zuerhalten.

Im ersten Schritt entwickelte das Projektteam2021 ein umfassendes Rahmenkonzept fürdie Projektgrundlagen und ein Toolkonzeptfür ein Software Asset Management (SAM).Um die Behörden dezentral zu stärken, wurdeein weiteres Konzept erstellt, das den Aufbaueines behördeninternen Lizenzmanagementsbeschreibt. Alle Konzepte wurden durch dasCIO-Board beschlossen und sind veröffentlicht.

Im Oktober 2024 startete darauf aufbauend derFlächenrollout des SAM-Tools des Bundes fürBundesbehörden.

ERGEBNIS

LM-Konzepte & Tools für Behörden. Rasche Umsetzung durch CIO Board-Beschlüsse. Mehr Rechtssicherheit.
Im Projektverlauf wurde „Unmögliches“ möglichgemacht: Bundesbehörden verfügen nun übereinen Methodenbaukasten für ein dezentralesLizenzmanagement (DLM). Damit stehen ihnenalle relevanten Instrumente zur Verfügung:

• Behörden können sich selbst befähigen:Konzepte & Tools für den Lizenzmanagement-Betrieb stehen bereit.
• Über Rahmenverträge können sichdie Behörden bei der Umsetzung unterstützen lassen.
• Für jeden Bedarfsträger steht ein einheitliches Software Asset Management-Toolabrufbereit im Kaufhaus des Bundes zurVerfügung. Dieses bildet auch die Grundlagefür zentrale Lageberichte.
• Eine Lizenzmanager Communitybefindet sich in der Aufbauphase.
• Eine Zentralstelle für das Lizenzmanagement (ZLB) auf Bundesebene ist konzipiertund umsetzungsbereit. Bis zur Einführungwerden diese Aufgaben kommissarisch ineiner eigens dafür geschaffenen Geschäftsstelle LM Bund ausgeführt.
• Alle notwendigen Konzepte wurdendurch das CIO Board beschlossen.

Im Umfeld heterogener, verzweigter IT-Landschaften konnten im Projektverlauf wegweisende Meilensteine realisiert werden. Dasumfassende Instrumentarium kann nicht nurauf Bundesebene eingesetzt werden, sondernauch bei vergleichbaren Problemstellungen inden Ländern und Kommunen unterstützen.

„Das Projekt Lizenzmanagement Bund bringt uns im Bund durch effektive Strukturvorgaben und IT-Unterstützung einen wichtigen Schritt in Richtung einheitliches und wirtschaftlicheres Lizenzmanagement voran. Die Konzepte sind überwiegend öffentlich zugänglich und stehen so als Vorlage und Ideengeber auch anderen Interessierten, wie Ländern und Kommunen, zur Verfügung." sagt Raik Ruhmer, Projektleitung Lizenzmanagement, Bund im BMI

Bewährte Expertise im Verbund: HiSolutions und Taylor Wessing

Die Etablierung eines bundesweiten Softwarelizenzmanagements erfordert sowohl technisch-organisatorische als auch juristische Expertise. Deshalb war es im Projektverlauf von großem Vorteil, dass HiSolutions und Taylor Wessing seit vielen Jahren in einer großen Anzahl von Projekten eng und integriert in gemischten Teams zusammenarbeiten. So konnte dem BMI-Projekt je nach konkretem Fall entsprechende Expertise sofort zur Verfügung gestellt werden. Damit konnten stets die bestmöglichen Ergebnisse erzielt werden.