Im Vergleich: Software zur Auftragsverwaltung

Eine Rechnung enthält eine finanzielle Forderung. Diese kann sich auf eine Warenlieferung, eine Dienstleistung oder eine andere Leistung beziehen. In der Rechnung, welche auch Faktura genannt wird, findet man verschiedene Angaben . . .

• . . . die diese Leistung beschreiben, so etwa über deren Art, Menge, Datum und Preis.
• . . . die den Rechnungssteller angeben, beispielsweise mit dem Firmennamen, seiner steuerlichen Identifikationsnummer und Anschrift.
• . . . die die Zahlungsweise regeln.

Diese Auflistung einiger Details der Rechnungsausstellung, welche auch Fakturierung genannt wird, klingt zunächst nicht komplex. Doch bei vielen Einzelkunden, insbesondere bei expandierenden Firmen, steigt der Verwaltungsaufwand enorm.
Software-Anbieter haben darauf reagiert und bieten Firmen Anwendungen, die sie bei der Rechnungslegung und zusammenhängenden Aufgaben unterstützen.

Atlas EasyBill

Ein-Mann-Betriebe oder private Anwender finden in der kostenlos erhältlichen Software Atlas EasyBill ein solides Instrument, um im kleinen Stil ihre Fakturierung zu managen. Hierbei erinnert die Benutzeroberfläche an Word-Programme, was die Benutzung vereinfacht. Die Ansicht zeigt eine leere Rechnung. In diese können die Positionen, Adressen oder Artikel intuitiv eingefügt werden. In einer Microsoft Access-Datenbank erstellt EasyBill nützliche Tabellen (zum Beispiel Artikelliste, Adressliste). Diese können jederzeit gespeichert, bearbeitet oder ausgedruckt werden. Es sind verschiedene MwSt-Abrechnungen, Skonto und pro Kunde ein Rabatt einstellbar. Die kostenlose Version kann durch eine Registrierung zum Preis von 29 Euro aufgestockt werden. Die 51 MB große Shareware ist jedoch schon für mittlere Unternehmen aufgrund ihrer begrenzten Funktionen nicht geeignet.

Billomat

Simon Stücher, Geschäftsführer von Billomat, hatte lange, aber erfolglos nach einer bequemen, leicht handhabbaren Fakturierungsanwendung gesucht. Schließlich entwickelte er mit seinem Team eine SaaS-Lösung (Software as a Service), bei welcher der Nutzer ausgehend von seinem Verhalten den passenden aus fünf Tarifen wählen kann. Nach einer Anmeldung erhält man den kostenlosen Tarif S, den man jedoch durch die monatliche Zahlung von 6 (S+), 12 (M), 24 (L) oder 48 Euro (XL) wechseln kann. Dabei gibt es Rabatte für Kunden, die den Service für eine längere Zeit als die kleinste (monatliche) Rate buchen. Eine Installation auf eigenen Rechnern ist bei dieser Cloud-Lösung nicht nötig. SaaS hat den Vorteil der ständigen Aktualität. Besonders die Übersichtlichkeit des Service ist zu erwähnen, der versucht, die Fakturierung auch für Laien möglichst einfach darzustellen. Zusammen mit der simplen Bedienung trägt Billomat so zur Zeitersparnis bei. Darin integriert ist die Zeiterfassungssoftware mite. Gleichzeitig hat die Vereinfachung Nachteile. Der begrenzte Funktionsumfang, der beispielsweise individualisierte Kundenpreislisten vermissen lässt sowie der limitierte Speicherplatz machen diese SaaS-Lösung nur für kleine und mittlere Unternehmen interessant.

Lexware

Der Software-Hersteller Lexware bietet für die Rechnungslegung, Auftragsorganisation und damit zusammenhängende Arbeiten seine Software faktura+auftrag an. Sie ist ab 99,90 Euro (zzgl. 5,20 Versand) erhältlich. Bei der „plus“-Version (159,90 Euro + 5,20 Euro Versand) kommen noch das DATANORM-Modul 4.0 und 5.0 (Artikeldatentausch), Formelverwaltung und Formeleditor (Positionsmengen) sowie der Mobil-Modus hinzu. Die vollständig mit MS Office kompatible Anwendung ermöglicht eine umfassende Abwicklung der Auftragsverwaltung: Es sind umfangreiche Auswertungen möglich, die Software besitzt Schnittstellen und Servicemodule. Auch hier ist die Oberfläche benutzerfreundlich gestaltet. Der enorme Funktionsumfang kann jedoch gerade Anfänger abschrecken. Assistenten helfen, die Kunden, Lieferanten oder Artikel zu verwalten und insgesamt den Überblick nicht zu verlieren. Der Hersteller bietet für dieses Produkt einen vierwöchigen, kostenfreien Test sowie eine Aktualitätsgarantie an.