Der Stress der Event-Manager
Veranstaltungsagenturen, neudeutsch als Event Agency oder Event-Manager bezeichnet, boomen. Allerdings nur die Veranstaltungsprofis, die auch tatsächlich mit Herz und Seele bei der Sache sind. Um erfolgreich zu sein, ist ein vielschichtiges Talent gefordert. Dazu gehören zweifellos Kreativität und Ideenreichtum, Flexibilität und Durchsetzungsvermögen, aber auch Verhandlungsgeschick sowie eine ungemein ausgeprägte Fähigkeit, zu organisieren. Ein Blick in den Alltag eines Event-Managers macht schnell deutlich, warum!
Geburtstag, Firmenjubiläum, Konzert und der Weihnachtsmarkt
Es gibt nur wenige Jobs die derart vielfältig sind, wie der des Event-Managers. Läuft die Agentur, haben diese Spezialisten für Spaß, zeitgleich mehrere Projekte zu bearbeiten. Das beginnt mit der Geburtstagsfeier für den Firmenchef eines mittelständischen Unternehmens, der zu seinem 50. die Belegschaft, Kunden sowie Lieferanten und Geschäftsfreunde eingeladen hat. Ganz nach Wunsch des Jubilars hat der Event-Manager ein Catering-Unternehmen mit den kulinarischen Vorgaben betraut. Allerdings ohne die Getränke, denn dafür rollt extra ein mobiler Bar-Service an.
Zwei Bands und ein DJ sorgen für musikalische Unterhaltung, wozu die Event-Agentur die Show-Beleuchtung sowie die Technik beisteuert. Bestuhlung wurde angemietet, genau wie die beiden Festzelte, sollte das Wetter nicht mitspielen wollen. Vier Mann stark ist die Security, damit unerwünschte Gäste am Tor ferngehalten werden können und eine Einlasskontrolle stattfinden kann. Zum Service gehören auch die Versicherung, die Genehmigung dieser etwas größeren Privatveranstaltung durch die Gemeinde, die Absprache mit dem örtlichen Krankenhaus sowie der Feuerwehr, nur für den Fall der Fälle und obendrein sind die Gema-Gebühren verhandelt worden.
Zeitgleich hat der Event-Manager den Auftrag, ein Rock Festival Open-Air zu organisieren. Dazu hat eine Interimsküche angemietet, damit alle Zuhörer sich zwischen den einzelnen Musikgruppen stärken können. Mehrere Getränkestände wurden strategisch günstig aufgestellt. Das Markieren der Fluchtwege war wie fast immer bei Freiluftveranstaltungen ein Problem, ließ sich aber dank guter Zusammenarbeit mit der Polizei dann doch zur Zufriedenheit aller lösen. Bereits Wochen zuvor wurden Zeitungsartikel veröffentlicht, Interviews gegeben, auch im Radio und Lokal-TV und einige Tausend Plakate wurde weiträumig im Umkreis aufgehängt.
Der Kartenvorverkauf lief wie immer über die Web-Seite der Veranstaltungsagentur, wo auch Detailinformationen für Rockfans als Download verfügbar waren. Jetzt, kurz vor Konzertbeginn stehen die letzten organisatorischen Maßnahmen an und wie immer müssen kleinere Baustellen beackert werden. Diesmal ein Stromverteilerkasten, bei dem immer wieder die Sicherungen ohne erkennbaren Grund auslösen. Der herbeigerufene Elektriker, der quasi schon fast zum Event-Team gehört, konnte den Fehler aber beseitigen. Das beauftragte Sicherheitsunternehmen ist mit vier Kräften zu wenig erschienen, weshalb bei einem anderen Dienstleister Personal nachgefordert werden musste. Das ist unumgänglich, denn die behördlich vorgeschriebenen Parameter müssen eingehalten werden, oder das Festival fällt aus.
Obendrein standen mehrere Besprechungen für zukünftige Veranstaltungen auf dem Plan und eine Technik-Messe musste besucht werden. So waren die alljährlichen Verhandlungen mit der Stadt über die Austragung des kommenden Weihnachtsmarkts schon beinahe eine Routineangelegenheit. Und dies alles binnen einer ganz normalen Woche im Leben eines Event-Managers.
Damit Event-Manager dies alles leisten können, ohne etwas zu vergessen und dabei ständig die Kontrolle über die Veranstaltungen und die Geschehnisse dort behalten, müssen sie modernste Technik nutzen. Schon aus diesem Grund haben diese Veranstaltungsspezialisten meist mehr als ein Handy dabei, dazu einen Laptop und ein Tablet oder iPad. Event-Agenturen brauchen zudem besondere Software-Lösungen, denn nur so lassen sich alle Bereiche eines Events abdecken, vom Personal bis zum letzten Stuhl, von den beauftragten Unternehmen, bis zum Ansprechpartner bei der Polizei.
Wer clever ist, mietet seine Veranstaltungssoftware, denn dann werden keine Extragebühren für Updates fällig und die Software ist immer auf dem aktuellen Stand. Als überaus praktisch und nutzbringend hat sich die Cloud Vermietungssoftware erwiesen, die auf verschiedensten Geräten zuverlässig ihren Dienst erfüllt.
