Secure File Exchange & Automation
Datenaustausch, Status quo: viel Fluch, kein Segen und der Alptraum
Freising, 27.06.2024 (PresseBox) - Der Austausch großer Dateien, das Handling, die Sicherheit, das Überwachen der Prozesse, … dies gehört zu den großen Herausforderungen der IT. Unkontrollierter Versand z. B. per E-Mail, ist nur in Ausnahmefällen tolerierbar. Da das Unternehmen jederzeit die Kontrolle haben muss, welche Daten an welche Adressaten versendet werden, fallen die bekannten Kanäle weg. Der Datenaustausch zwischen dem Unternehmen und Kunden, Partnern etc. verlangt professionelles Management.
Besondere Daten, besondere Pflichten
Im Unternehmensalltag werden massenweise Daten nach außen übertragen. Dabei sind – entgegen oberflächlicher Betrachtung – fast alle nicht öffentlich, sensibel, besonders schützenswert oder wertvoll. Fast immer muss daher die Übertragung von Unternehmensdaten kontrolliert ablaufen.
Kontrolle muss sein – MFT muss sein: Ein Managed File Transfer (MFT)-System ist also nicht nur wünschenswert, es ist zwingend notwendig! Keine andere Art der Übertragung erfüllt auch nur annähernd die Anforderungen des Unternehmens an Kontrolle, Regelung und Sicherheit.
Hinzu kommen gesetzliche Auflagen und Forderungen. Die aktuellen Datenschutzanforderungen (DSGVO, Aktienrecht etc.) können kaum ohne professionelles Datenaustauschsystem eingehalten werden.
Entlastung für Mitarbeiter
MFT entlastet die Mitarbeiter: Das Tool räumt Rechtsunsicherheiten und Zweifel hinsichtlich des Kommunikationsweges aus. Die Anwender akzeptieren die Systeme, sie arbeiten gerne mit ihnen. Dies gilt nachweislich auch für Niederlassungen in verschiedenen Kulturkreisen. MFT-Systeme haben benutzerfreundliche Mail-, Explorer- und Webinterfaces.
Basisfunktion und … viel mehr!
Unternehmensdaten sind generell wertvoll, auch unabhängig von etwaigen besonderen Rechtsvorschriften. Daher sind sie bei Transport, Übertragung immer und umfassend zu schützen. Im gewissen Sinn greift dies sogar nach Ankunft beim Empfänger.
Kontrollierter Datenaustausch ist also Basisfunktion – MFT-Systeme leisten jedoch weit mehr. treeConsult hat eine unglaubliche Fülle an verschiedensten Anwendungen mit MFT- und EFSS-Systemen realisiert.
Die zentralen Anforderungen
Dabei ist immer wichtig: Die zeitlichen und ökonomischen Aufwände müssen sich im Rahmen halten und die Lösung muss sich nahtlos in die betrieblichen Abläufe einfügen. Jahrelange Erfahrung hilft, über MFT- und EFSS-Lösungen komplexeste Usecases abzubilden.
Portallösungen für kontrolliertes Handeln
Die MFT-Portallösungen regeln den Austausch von Dateien gemäß der individuellen Richtlinien des Unternehmens und einschlägiger Gesetze. Dies gilt auch für sehr großen Dateien bzw. riesige Datenmengen.
Es gilt auch in vielen anderen, oft vernachlässigten Fällen: Wenn Daten „nur“ zwischen Niederlassungen, zwischen Partnern oder Dienstleistern hin und her fließen, oder wenn Daten in seriöse Cloud-Anwendungen übertragen werden.
Mit Erfahrung: einfache Implementierung, professionelle Interaktion
Im Unternehmensalltag ergeben sich bei Datenübertragung Anforderungen verschiedenster Art. Diese müssen in professionellen Systemen exakt abgebildet werden. Projekte gestalten sich mitunter vielschichtig, daher verlangt die Implementierung große Erfahrung.
Bei entsprechender Expertise lassen sich Automatisierungsprojekte innerhalb kurzer Zeit implementieren. Dies erfolgt ohne Rückgriff auf professionelle Dienste oder Skripts. Dabei kann man Dateiübertragungen in Automatisierungssysteme von Drittanbietern nahtlos einbinden.
MFT-Betrieb schafft neue Usecases
MFT-Systeme bringen erhebliche Zeit- und Kostenvorteile, und Unternehmen realisieren nicht zu unterschätzende Wettbewerbsvorteile. Projekte wachsen über die Jahre relativ schnell: Zum einen entstehen viele weitere Praxisusecases, zum anderen fragen User die Systeme von sich aus nach.
Ein professionell aufgebautes, gut eingestelltes MFT-System lässt sich sehr leicht erweitern. MFT-Lösungen haben also weit mehr Potenzial, als man sich zu Beginn vorstellt.
Management von tausenden Partnern
Selbst Großprojekte mit tausenden von Projektpartnern, interne wie externe, lassen sich über das automatisierte File-Transfer-System abbilden: Pausenloser Zugriff durch immens viele Partner, ständiger Zuwachs an Dokumenten und laufende Veränderung – die Steuerung übernimmt das Systemmanagement.
Automatisieren, standardisieren, sichern …
Das System übernimmt das Sammeln, Zuordnen, Verarbeiten und Verteilen der Dateien über alle Plattformen – unabhängig von der Netzwerkstruktur. Somit vermindern sich Aufwand und Kosten.
Kontrollierte Datenübertragung braucht automatisierte, standardisierte Workflows. So laufen Dateiübertragungen verlässlich, sicher und rechtskonform. Im Idealfall arbeiten viele Server zusammen, um eine Vielzahl von Aufgaben zu erledigen.
… Fehler verhindern
Die Systeme verhindern Datenverluste oder nichtautorisierte Datenübertragungen, ebenso wie Fehlschläge, Irrläufer oder menschliches Versagen. Zugleich ist Zustellung garantiert und kann entsprechend nachgewiesen werden. Die Übertragung sollte verschlüsselt und virenüberprüft erfolgen.
Fazit
Managed File Transfer (MFT)-Systeme sind unverzichtbar für Unternehmen, die einen sicheren, kontrollierten und rechtskonformen Datenaustausch sicherstellen wollen. Sie bieten umfassenden Schutz für sensible Daten, entlasten Mitarbeiter und ermöglichen eine effiziente Integration in bestehende Arbeitsabläufe. Mit MFT-Systemen lassen sich komplexe Projekte und große Datenmengen problemlos handhaben, wodurch Unternehmen nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern. Die Investition in ein professionelles MFT-System ist daher ein entscheidender Schritt in Richtung einer sicheren und zukunftsfähigen IT-Infrastruktur.
