Inventur selber durchführen ohne Dienstleister: Prozesskontrolle und Revisionssicherheit digital sicherstellen
Wie mobile Software und Echtzeit-Monitoring im WebDesk die Inventurqualität steigern und GoBD-konforme Ergebnisse liefern

Holle - Grasdorf, 03.11.2025 (PresseBox) - Viele Unternehmen lagern ihre Inventur an externe Dienstleister aus, auf Kosten von Transparenz, Qualität und Budget. Eine eigene digitale Inventur mit mobiler Software und Echtzeit-Überwachung ermöglicht es, alle Prozesse intern zu steuern, Differenzen frühzeitig zu erkennen und GoBD-konforme Ergebnisse sicherzustellen. So gewinnen Betriebe nicht nur an Kontrolle, sondern auch an langfristiger Effizienz.

Die jährliche Stichtagsinventur ist für viele Unternehmen eine prozessuale und finanzielle Herausforderung. Externe Dienstleister übernehmen häufig die Zählung, um den internen Aufwand zu reduzieren. Diese Auslagerung bringt jedoch Nachteile mit sich: Sie ist kostspielig und bietet kaum Einblick in die Qualität der Erfassung. Differenzen werden oft erst nach Abschluss sichtbar, wenn Korrekturen aufwendig und teuer sind.

COSYS Ident bietet eine praxisbewährte Komplettlösung, die Unternehmen befähigt, ihre Inventur eigenständig durchzuführen, digital, effizient und revisionssicher. Anstatt auf Dritte angewiesen zu sein, behalten Firmen die volle Kontrolle über Prozesse, Qualität und Daten.

Digitale Erfassung statt Zettelwirtschaft

Die Basis der Lösung ist die mobile COSYS Inventur App, die auf MDE-Geräten oder handelsüblichen Smartphones (Android/iOS) läuft. Mitarbeitende erfassen die Bestände direkt am Lagerplatz per Barcode-Scan. Das reduziert manuelle Übertragungsfehler, beschleunigt den Ablauf und sorgt für eine fehlerfreie Datengrundlage.

Unternehmen profitieren von:

• Fehlerreduzierung: Zähl- und Übertragungsfehler, wie sie bei Papierlisten üblich sind, werden nahezu eliminiert.
• Einfache Bedienung: Die App ist intuitiv aufgebaut, sodass auch temporäre Kräfte nach kurzer Einweisung produktiv arbeiten können.
• Lückenlose Erfassung: Ein Offline-Modus ermöglicht die Zählung auch in Bereichen ohne stabile WLAN-Verbindung. Die Daten werden lokal gespeichert und synchronisieren sich automatisch, sobald eine Verbindung besteht.

Transparenz und Kontrolle in Echtzeit mit dem COSYS WebDesk (Backend)

Der COSYS WebDesk fungiert als Kontrollzentrum für Inventurleiter und Management. Während die Mitarbeitenden mobil zählen, werden die Daten in Echtzeit an den WebDesk übertragen. Das ermöglicht unmittelbare Transparenz über den gesamten Prozess.

Inventurleiter sehen jederzeit:

• den Fortschritt einzelner Lagerbereiche oder Filialen
• die Leistung von Mitarbeitenden oder Teams
• und Differenzen im Soll-/Ist-Abgleich

Auffällige Abweichungen können sofort geprüft und Nachzählungen direkt beauftragt werden, solange das Zählpersonal sich noch am Lagerplatz befindet. Diese unmittelbare Kontrolle steigert die Genauigkeit und reduziert den späteren Aufwand für Korrekturen.

Nahtlose ERP-Integration und GoBD-konforme Dokumentation

Jeder Zählvorgang wird digital dokumentiert, vom Scan bis zur finalen Buchung. Damit entsteht eine lückenlose, revisionssichere Datenbasis gemäß GoBD.
Nach Abschluss der Inventur können die geprüften Ergebnisse direkt an das führende ERP-System übergeben werden. COSYS bietet standardisierte Schnittstellen zu Systemen wie SAP, Microsoft Dynamics (NAV/AX), proHandel und weiteren, wodurch doppelte Dateneingaben entfallen.

Unternehmen, die keine eigene Hardware besitzen, können auf den umfangreichen Mietgerätepool von COSYS zugreifen. Tausende MDE-Geräte stehen vorkonfiguriert bereit, inklusive Software und Support, um Inventuren ohne IT-Aufwand umzusetzen.

Strategischer Mehrwert: Wettbewerbsvorteil durch digitale Eigeninventur

Die eigenständige Durchführung der Inventur schafft weit mehr als Prozesssicherheit. Unternehmen gewinnen operative und strategische Vorteile:

• Kosteneinsparung: Wegfall von Dienstleisterkosten und effizientere Ressourcennutzung.
• Audit-Sicherheit: Revisionssichere Daten schaffen Vertrauen bei Betriebsprüfungen.
• Transparenz im Controlling: Echtzeitdaten liefern eine belastbare Grundlage für Planung, Einkauf und Analyse.
• Unabhängigkeit: Interne Teams bleiben flexibel und behalten Know-how sowie Kontrolle im eigenen Haus.

Digitale Eigeninventur ist damit kein operatives Detail, sondern ein Baustein nachhaltiger Wettbewerbsfähigkeit.

Fazit

Die digitale Eigeninventur mit COSYS verbindet Flexibilität, Effizienz und Rechtssicherheit in einer Lösung. Durch die Kombination aus mobiler App und WebDesk gewinnen Unternehmen volle Transparenz über ihre Bestände und sichern eine fehlerfreie, GoBD-konforme Dokumentation. Anstatt Prozesse auszulagern, wird die Inventur zu einem internen Qualitätsprozess, der Wissen, Daten und Kontrolle im eigenen Haus stärkt. Damit wird aus einer jährlichen Pflichtaufgabe ein Instrument für nachhaltige Prozessoptimierung und strategische Steuerung.

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