Firmenevent organisieren – wie klappt es am besten?
Viele Unternehmen stehen irgendwann vor der Aufgabe, ein erstes Firmenevent zu organisieren. Sei es eine Werbeveranstaltung oder eine Präsentation, die hauptsächlich Sponsoren ins Boot holen soll – die Veranstaltung sollte in jedem Fall ausreichend geplant werden.
Die Veranstaltung bewerben
Im Vorfeld sollte die Veranstaltung im Firmennetzwerk ausreichend beworben werden. Sollen hauptsächlich Endkunden angesprochen werden, eignen sich verschiedene Social Media Plattformen Werbekanäle. So können über Facebook oder Google Ads Anzeigen geschaltet werden. Auch der E-Mail Newsletter sollte genutzt werden. Handelt es sich um eine lokale Veranstaltung, so kann auch Offline-Werbung wie Plakate oder Flyer sinnvoll sein.
Richtet die Veranstaltung sich in erster Linie an Sponsoren oder soll es sich in erster Linie um ein Recruiting-Event handeln, so müssen andere Werbekanäle genutzt werden. Hierfür eignen sich Plattformen wie LinkedIn oder Xing besser als allgemeine Plattformen wie facebook oder TikTok. Mit LinkedIn- oder Xing Ads können die richtigen Personen gezielt angesprochen werden.
Sponsoren für die Veranstaltung finden
In den seltensten Fällen richtet ein Unternehmen ein Event aus, bei dem alles aus eigener Tasche gezahlt wird. In der Regel werden für ein Firmenevent Sponsoren herangezogen, die gegen die Möglichkeit auf der Veranstaltung Werbung zu machen mit finanziellen Beiträgen oder Sachspenden unterstützen. Viele Unternehmen kümmern sich selbst darum, Sponsoren zu finden, es ist aber auh möglich, das Finden der Sponsoren an eine Sponsoring Agentur auszulagern. Dies kann vor allem dann sinnvoll sein, wenn das eigene Unternehmen nicht über die nötigen Kapazitäten oder die nötigen Kontakte verfügt, um die richtigen Sponsoren von dem Projekt zu überzeugen. Bei der Auswahl der Sponsoren sollte immer darauf geachtet werden, dass diese auch zum eigenen Unternehmen passen. McDonald eignet sich beispielsweise nicht als Sponsor für ein Unternehmensevent, bei dem gesunde Ernährung im Vordergrund steht.
Das Event organisieren
Große Firmen haben oft angestellte Eventmanager in ihren eigenen Reihen, mittelgroße und kleine Firmen verzichten in der Regel auf diesen Luxus, denn die Eventmanager werden nur für spezielle Veranstaltungen benötigt. Meist ist es allerdings keine gute Idee, das Event einfach von den Kollegen organisieren zu lassen, die eigentlich einen ganz anderen Job haben. Nicht nur können diese dann ihrem eigentlichen Job nicht mehr nachgehen, es besteht auch die Gefahr, dass sie die Komplexität der Planung einer Veranstaltung nicht im Blick haben. Daher entscheiden sich mittelgroße und kleine deutsche Unternehmen oft dafür, eine Event Management Agentur in Deutschland zu beauftragen. Diese plant und organisiert die Veranstaltung professionell, so dass das Unternehmen hiermit keine Zeit investieren muss. Der Auswahl der Eventagentur sollte Zeit gewidmet werden. Schließlich muss mit der Agentur eine Weile zusammengearbeitet werden, und so sollten die Vorstellungen und der Grad der gewünschten Professionalität auch zusammenpassen.
