Büroorganisation: So halten Sie Ordnung im Büro
Büroorganisation – ohne eine gute Ordnung geht es nicht
Wenn es um effektives Arbeiten in einem Büro mit mehreren Mitarbeitern geht, kommen Sie um ein gut funktionierendes Ordnungssystem nicht herum. Das Ordnungssystem muss strengen Regeln gehorchen, sodass jedem Mitarbeiter klar ist, wo er die benötigten Informationen und Unterlagen finden kann. Alles andere führt zu Zeitverschwendung durch unnötiges Suchen, Fehlern und finanziellen Einbußen. Außerdem hinterlassen Sie damit einen ungünstigen Eindruck bei Geschäftspartnern, wenn diesen das desaströse System bekannt wird. Wie kann nun zum Beispiel die Ablage im Büro organisiert werden, damit es keine Probleme beim Auffinden von Akten und Schriftstücken gibt. Denn eine gut organisierte Ablage ist klar und übersichtlich. Bei deren Strukturierung können Ihnen folgende Ordnungssysteme helfen.
- Alphabetisches Ordnungssystem
Im Büro sprechen wir von einem alphabetischen Ordnungssystem, wenn Schriftgut, Rechnungen und so weiter, nach dem Produktnamen, Kunden- oder Verkäufernamen alphabetisch geordnet, abgeheftet werden. Ähnlich einem Telefonbuch. Das klingt einfach, da vermutlich jeder das Alphabet kennt. Doch gibt es bei der Sortierung auch Sonderfälle, die Sie einfach kennen müssen. Diese sind in der DIN 5007 geregelt.
- Die DIN 5007
In der DIN 5007 werden die Einsortierungsregeln für die alphabetische Sortierung, auch initialalphabetische Sortierung genannt, festgelegt. Dabei werden Besonderheiten der alphabetischen Sortierung wie diakritische Zeichen (Buchstaben, die mit Zeichen, Strichen, Punkten, Häkchen usw. markiert sind), Bindestriche, Leerzeichen und Groß- und Kleinschreibung bindend genannt. Ohne die genaue Kenntnis der DIN 5007 ist keine korrekte Sortierung möglich. Siehe hierzu auch die DIN 5007-1 und DIN 5007-2.
- Numerisches Ordnungssystem
Beim numerischen Ordnungssystem werden Unterlagen nach Personalnummern, Artikelnummern oder Rechnungsnummern sortiert. Dabei sollten Sie festlegen, ob Sie nach der kaufmännischen Heftung oder der Behörden- oder Amtsheftung vorgehen wollen. Der Unterschied der beiden Systeme beruht darin, dass einmal die ältesten und einmal die neuesten Schriftstücke obenauf gelegt werden.
- Chronologisches Ordnungssystem
Das chronologische Ordnungssystem kommt in Büros häufig vor. Dabei werden die Schriftstücke nach der zeitlichen Abfolge sortiert. So werden diese den Unterlagen dem Datum entsprechend beigefügt. Auch hier gibt es wieder den Unterschied zwischen behördlicher und kaufmännischer Abheftung. Also ob das älteste oder das neueste Schriftstück oben aufliegt.
- Mnemotechnisches Ordnungssystem
Bei der Variante des mnemotechnischen Ordnungssystems werden den ordnenden Zahlen noch extra Abkürzungen hinzugefügt. Damit lassen sich Schriftstücke mit ähnlichen oder gleichen Nummern leichter unterscheiden. Das heißt, wenn von einem Kunden zum Beispiel dessen Bestellungen fortlaufend nummeriert werden, dann können die betreffenden Lieferscheine, Rechnungen und Auftragsbestätigungen mit den entsprechenden Abkürzungen leichter dem entsprechenden Auftrag zugeordnet werden.
- Das dekadische Ordnungssystem
Das dekadische Ordnungssystem ist eine Sonderform des numerischen Ordnungssystems. Dabei werden den Zahlen null bis neun, jeweils entsprechende Gruppen zugeordnet. Jeder Gruppe kann dabei ihrerseits wieder eine Untergruppe (null bis neun) zugeordnet werden. Das System lässt sich natürlich noch weiter fortführen. Auf diese Weise entstehen mehrstellige, eindeutige Zahlenfolgen, wie das zum Beispiel im Kontenrahmen zu sehen ist.
- Das halbdekadische Ordnungssystem
Das halbdekadische Ordnungssystem ist wie das dekadische System. Hierbei darf allerdings nur die letzte Untergruppe mehrstellig sein.
- Das alphanumerische Ordnungssystem
Bei diesem System bestehen die Ordnungsnummern aus Zahlen und Buchstaben, wie das bei den Kfz-Kennzeichen der Fall ist.
- Das geografische Ordnungssystem
Große Unternehmen ordnen ihre Schriftstücke dabei Absatzregionen, Absatzgebieten oder Ländern zu.
- Ordnungssysteme nach Farben, Symbolen oder Stichworten.
So können zum Beispiel Eingangs- oder Ausgangsrechnungen oder Angeboten spezielle Farben, Symbole oder Stichworte zugeordnet werden. Das erleichtert und vereinfacht den schnellen Überblick.
Ordneretiketten für mehr Ordnung im Büro
Wenn Sie sich nun für ein Ordnungssystem entschieden haben und die Schriftstücke entsprechend in die Ordner abheften, sollten die Ordner auch an das ausgewählte, übersichtliche Ordnungssystem angepasst werden. Hier können Sie noch eine übersichtliche Unterscheidung der Ordner nach Farben treffen. So wissen Sie sofort, in welchen Ordnern Sie was finden. Die Beschriftung der Ordneretiketten sollte entsprechend dem gewählten Ordnungssystem sein. Natürlich sollten diese Etiketten nicht von Hand beschrieben werden, sondern die Ordneretiketten sollten mit dem PC beschriftet werden. Dabei ist auf einen einheitlichen Schrifttyp und eine entsprechende Schriftgröße zu achten. Sie haben beim Bestellen der Etiketten aber auch die Möglichkeit, sich Ihre Etiketten gleich fertig beschriftet kommen zu lassen. Für einen kleinen Aufpreis. Für die Ordneretiketten sollte einheitlich nur eine Sorte verwandt werden. Möglichst als komfortable, selbstklebende Version. Durch unterschiedliche Etikettenfarben kann noch eine weitere Unterscheidung getroffen werden. Allerdings sollten Sie nur so viel Sortierung wie nötig verwenden, denn ein Übermaß an Unterscheidungsmöglichkeiten macht die Sache leider auch oft wieder unübersichtlich. Auf jeden Fall können Sie sich nach Anbringen der Etiketten über Ihre übersichtlichen, homogen wirkenden Ordner freuen, in denen sich jeder zurechtfindet. Denn Ordneretiketten sorgen für mehr Ordnung im Büro und sehen außerdem noch gut aus.
Wie Sie sehen, gibt es eine Vielzahl an Ordnungssystemen fürs Büro. Welches Sie wofür auswählen sollten, hängt jeweils vom betreffenden Fall ab. Natürlich kann man die einzelnen Systeme auch miteinander kombinieren. Auf jeden Fall, sollten sie sich erst ausgiebig Gedanken darüber machen, bevor Sie sich für ein System entscheiden. Denn ein einmal ausgewähltes Ordnungssystem gegen ein anderes auszutauschen, kann ausgesprochen teuer werden.
Links:
http://www.studienstrategie.de/lifehacks/ordnung-halten-ordnung-schaffen/
https://minimalismus.ch/blog/bueroorganisation-ordnung-im-buero
http://www.ident24.de/barcodesysteme/Etiketten/
