2025 wird die E-Rechnung Pflicht: Darauf kommt es an
Handwerker & Bauunternehmer

Kissing, 04.12.2024 (PresseBox) - Die Zeiten der Zettelwirtschaft sind vorbei. Ab 1. Januar 2025 tritt die Pflicht zur E-Rechnung in Kraft und betrifft nicht mehr nur Rechnungen an öffentliche Institutionen, sondern alle B2B-Unternehmen und damit auch das Handwerk.

Was ändert sich 2025 mit der E-Rechnungspflicht?

Künftig wird dieE-Rechnung im Handwerk – wie im gesamten B2B-Geschäft – zur Pflicht. Stichtag ist der 1. Januar 2025.Ab diesem Zeitpunkt müssen Betriebe in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für Lieferanten und Dienstleister öffentlicher Auftraggeber gilt die E-Rechnungspflicht bereits seit 2020. Mit der allgemeinen Pflicht soll diese nun auch konsequent und über alle Branchen hinweg eingefordert werden.

Vorteile: Warum Handwerksbetriebe von der E-Rechnung profitieren

Ob als Rechnungsempfänger oder als Rechnungssteller – die E-Rechnung lohnt sich. Ordnerberge, Kaffeeflecken und ölverschmierte Rechnungen gehören mit der Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 der Vergangenheit an.Die Vorteile im Überblick:

• Es entstehenkeine Fehler bei der manuellen Übertragungvon Zahlen und Daten.
• Mit einem entsprechenden Programm werden Materialrechnungen automatischdem richtigen Projekt zugeordnet
• Arbeitgeber können E-Rechnungeneinfacher überprüfenund somitschneller begleichen
• Durch die papierlose Übermittlungwerden Zeit und Kosten beim Steuerberater gespart
• DieArchivierung wird vereinfacht

Was ist eine E-Rechnung?

Anstatt eine Rechnung auf Papier auszudrucken oder einfach nur als PDF per E-Mail zu verschicken, wird bei einer elektronischen Rechnung einspezielles, strukturiertes Datenformatverwendet. Dieses Formatkann von Computersystemen direkt gelesen und verarbeitet werden,ohne dass jemand die Daten eingeben muss. Es ist also keine manuelle Übertragung in das Buchhaltungssystem notwendig, die Daten werden automatisch übernommen und verarbeitet.

Beispiele für ein solches strukturiertes Datenformat sindZUGFeRD oder XRechnung, welche basierend auf einem XML-Format Daten übermitteln. Die Erstellung und Verarbeitung des Formats wird jedoch vom Rechnungsprogramm übernommen. Sie müssen sich also nicht mit den technischen Details auseinandersetzen, wenn Sie ein System verwenden, das E-Rechnungen unterstützt.

XRechnungist dasdeutsche Standardformat,das den EU-Richtlinien entspricht und von öffentlichen Auftraggebern verwendet werden muss. XRechnung ist jedoch ein reiner XML-Datensatz und ist dahernur maschinell lesbar.Das hybride FormatZUGFeRDist eine Kombination aus strukturierten Daten und für Menschen lesbarem PDF. Zur einfacheren Handhabung empfehlen wir Handwerksbetrieben daher den Einsatz einer Software, dieZUGFeRD-Rechnungen empfangen und erstellenkann.

Eine E-Rechnung enthält – ähnlich wie eine Papierrechnung – immer dieselben Informationen:

• Name
• Lieferantenanschrift
• Anschrift des Leistungsempfängers
• Rechnungsnummer
• Bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-Identifikationsnummer
• Fälligkeitsdatum der Zahlungssumme
• ergänzende Zahlungsbedingungen
• Bankverbindung des Zahlungsempfängers
• De-Mail oder E-Mail des Rechnungsstellers

ACHTUNG: Eine digitale Rechnung ist nicht dasselbe wie eine elektronische Rechnung!Digitale Rechnungen sind beispielsweise PDF-Dateien, Rechnungen im Word-Format oder eingescannte Papierrechnungen. Sie alle lassen sich digital einsehen und verarbeiten, sind aber keine elektronische Rechnung im vorgesehenen Format.
Es kann also nicht von einer digitalen Rechnungspflicht ab 2025 gesprochen werden. Die Pflicht bezieht sich auf E-Rechnungen!

Eckdatenzur E-Rechnungspflicht ab 2025

In Ländern wie Italien besteht die Pflicht zur E-Rechnung bereits seit Jahren und sorgt für mehr Transparenz im Rechnungswesen. In Deutschland wird die E-Rechnungspflicht seit 2020 schrittweise eingeführt. Business-to-Government-Transaktionen (B2G) wurden bereits auf E-Rechnungen umgestellt. Ab 2025 ist der Empfang von E-Rechnungen verpflichtend. Das Ausstellen von E-Rechnungen ist erst ab 2027 Pflicht, für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro ab 2028.

Ausnahmefälle von der elektronischen Rechnungspflicht

Es gibt ein paar Ausnahmen bei der Pflicht zur E-Rechnung. Es bedarf keiner elektronischen Rechnung in folgenden Fällen:

• Rechnungen an Privatpersonen
• Steuerfreie Leistungen nach4 Nummer 8 bis 29 UStG(zum Beispiel die Vermietung von Immobilien an Unternehmen)
• Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro
• Fahrausweise

Wichtig:Werden mehrere Kleinbetragsrechnungen zu einer Gesamtrechnung zusammengefasst, wie dies im Handwerk häufig der Fall ist, ist eine E-Rechnung erforderlich.

Das passende Programm für die Pflicht zur E-Rechnung 2025

Da die Pflicht zum Empfangen von E-Rechnungen kurz bevorsteht, sollten sich Unternehmen auf diese Änderung vorbereitenund sichüber E-Rechnungsprogramme informieren.

Für Handwerksbetriebe eignen sich Softwaresysteme, die neben der Rechnungsstellungweitere Funktionenübernehmen. So kann die gesamteProjektabwicklung digitalisiertund alleAufgaben von einer Plattform aus gesteuertwerden.

Wie bereiten Sie sich auf die Umstellung von analogen Rechnungen auf elektronische Rechnungen vor? Planen Sie Ihre nächsten Schritte:

1. Informieren Sie sichüber die E-Rechnung und die beiden gängigsten FormateZUGFeRD und XRechnung.
2. Überprüfen Sie Ihre bestehende Infrastrukturauf mögliche Updates für den Empfang und die Erstellung von E-Rechnungen sowie die Integration in andere bestehende Systeme.
3. Testen Sie Software und Programme,welche die E-Rechnung anbieten und entscheiden Sie sich für einen Anbieter.
4. Schulen Sie Ihre Mitarbeitendenund passen Sie die Arbeitsabläufe an die neue Rechnungsstellung an.
5. Kommunizieren Sie die Umstellung auch Ihren Geschäftspartnern und Kundenund aktualisieren Sie die für die E-Rechnung relevanten Daten.

FAQ: Die wichtigsten Fragen zur E-Rechnungspflicht im B2B

Im Folgenden erhalten Sie Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen rund um das Thema E-Rechnungspflicht und alle Neuerungen ab 2025.

Warum wird die E-Rechnung für B2B-Unternehmen Pflicht?

Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung ist Teil einer Reihe von Maßnahmen, welche die EUim Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age“(ViDA-Initiative) beschlossen hat. Ein zentrales Meldesystem und die elektronische Rechnungspflicht sollen dieNachvollziehbarkeit und Transparenz von Geschäftsvorgängenverbessern. Ziel ist dieVerringerung der Fälle von Umsatzsteuerbetrug.In Deutschland wird die ViDA-Initiative mit demWachstumsgesetz in nationales Recht gegossen.

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?

Grob gesagt gilt die E-Rechnungspflichtfür alle B2B-Unternehmen.Konkret: Alle steuerbaren Leistungen, die zwischen Unternehmen abgeschlossen werden, müssen künftig als E-Rechnung ausgestellt werden, sofernLeistungserbringer und Leistungsempfänger im Inland ansässigsind.

Gegenüber öffentlichen Auftraggebern wurde die E-Rechnungspflicht in Deutschland bereits umfassend für alle Dienstleister und Lieferanten eingeführt.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Um Unternehmen zu entlasten, wurde eineÜbergangsregelung für die E-Rechnungspflichtgeschaffen.Ab 1. Januar 2025gilt in Deutschland die Pflicht,E-Rechnungen empfangenzu können.Ab 2027gilt diePflicht zur elektronischen Rechnungsstellung,fürKleinunternehmermit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro erstab 2028.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen aus dem Ausland?

Die Pflicht zur E-Rechnung betrifftnur inländische Rechnungen.Allerdings nimmt die Relevanz von E-Rechnungen besonders im EU-Ausland zu. In folgenden Ländern sind E-Rechnungen bereits weitestgehend implementiert oder werden 2024 Pflicht:

• Belgien
• Dänemark
• Finnland
• Frankreich
• Italien
• Polen
• Slowenien
• Spanien

Darüber hinaus wird die E-Rechnungspflicht derzeit in Bulgarien, Rumänien, Schweden und in der Slowakei erwogen. Außerhalb der EU sind Saudi-Arabien, Taiwan und die Türkei Vorreiter der E-Rechnungspflicht.

Welche Rechnungssoftware eignet sich für die Umsetzung der elektronischen Rechnungspflicht?

Bei der Auswahl einer Rechnungssoftware sollten Sie verschiedene Faktoren im Blick haben. Zum einen sollten Sie eine Software auswählen, welche die beiden gängigen E-Rechnungsstandards in Deutschland„ZUGFeRD“ und „XRechnung“ unterstützt.Zum anderen spielenUnternehmensgröße, Anzahl der zu verarbeitenden Rechnungenund weitereunternehmensspezifische Anforderungeneine Rolle. Folgende Fragen können Ihnen helfen, die passende Software zu finden:

• Ist eineIntegration zu bestehenden Unternehmenssystemenmöglich? (etwa zu SAP oder anderen ERP-Systemen und Buchhaltungssystemen)
• Enthält die E-Rechnungssoftwareweitere Funktionen für Buchhaltung und Rechnungswesen?
• Ist die Software cloudbasiert und kann somit auchvon unterwegs bedient werden?
• Wie vielkostetdie E-Rechnungssoftware?

Können E-Rechnungen von unterwegs erstellt und versendet werden?

Ja, E-Rechnungen können problemlos von unterwegs erstellt und versendet werden, sofern Sie eine Rechnungssoftware nutzen, diecloudbasiert ist oder eine mobile Appanbietet.

Lässt sich eine E-Rechnung mit Word oder Excel erstellen?

Nein, mit Word und Excel können keine E-Rechnungen erstellt werden. Dies isttechnisch nicht möglichund würde auch den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form(GoBD) widersprechen.Nach den GoBD müssen Rechnungenrevisionssichererstellt werden, d.h. sie dürfen nicht mehr veränderbar sein. Da dies in Office-Programmennicht gewährleistetist, sollte ohnehin auf gesetzlich anerkannte Rechnungen zurückgegriffen werden. Informieren Sie sich, was dieGoBDdarüber hinaus für das Handwerk regeln.

Wie viel kostet die Umstellung auf ein elektronisches Rechnungssystem?

Die Kosten für die Umstellung auf ein elektronisches Rechnungssystem könnenje nach Unternehmensgröße, den gewählten Lösungen und den spezifischen Anforderungenerheblich variieren. Kalkulieren Sie bei Ihrer Kostenrechnung folgende Faktoren ein:

• Lizenzkosten für die Software oder Hardware-Kosten
• Einrichtung und Implementierung der Software
• Schulung der Mitarbeitenden
• Integration in bestehende Systeme
• Wartung und Support

Die Gesamtkosten der Umstellung können für kleine Unternehmen im niedrigen vierstelligen Bereich beginnen, während größere Unternehmen oder komplexere Umstellungen schnell in den mittleren bis hohen fünfstelligen Bereich gehen können.

Sicher durch die E-Rechnungspflicht mit Handwerksbüro Live

Die bevorstehende Pflicht zur E-Rechnung ab 2025stellt Handwerksbetriebe vor neue Herausforderungen, bietet aber auch erhebliche Chancenzur Effizienzsteigerung und Kostensenkung. Nutzen Sie daher dieÜbergangsregelung zur E-Rechnungspflicht zu Ihrem Vorteilund treffen Sie frühzeitig die notwendigen Vorbereitungen.

„Handwerksbüro Live“ des Fachmedienhauses WEKA Media bietet hierfür eine effiziente und zukunftssichere Lösung.Stellen Sie den gesamten Prozess der Rechnungsstellung und -bearbeitung direkt auf das elektronische Format um und gehen sorgenlos in das nächste Jahr.

Unsere Empfehlung: Handwerksbüro Live

Mit „Handwerksbüro Live“ erstellen Sie im Handumdrehen Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen. In der Info-Ansicht erhalten Sie schnell einen Überblick über den aktuellen Status aller Rechnungen.

Flexibel unterwegs:Sie können „Handwerksbüro Live“ von verschiedenen Geräten aus bedienen. Ob Smartphone, Tablet oder PC – solange Sie eine stabile Internetverbindung haben, lässt sich das Programm von überall aus nutzen. „Handwerksbüro Live“ ist einumfassendes System,mit dem Sie neben der Rechnungsstellung viele weitere Funktionen erledigen können:

• Kunden- und Projektverwaltung
• Zeiterfassung und Planung von Terminen
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