Kommentare
Ich kann die Nutzung eines DMS auch nur wärmstens empfehlen! Durchsuchbare PDFs archivieren, in nur einem Klick immer alles finden, sichere Ablage dank (optionaler) Cloudverbindung, OCR ermöglicht Erkennung von Dokumenteninformationen, Papierverbrauch reduzieren. Für private Zwecke nutze ich dazu Docutain: <link>
Wenn man von Anfang an diszipliniert die Ablage führt, macht es richtig Spaß, Dokumente etc. wiederzufinden. Auch ich bevorzuge die Voranstellung des Jahres gefolgt vom Monat. Und für Tankbelege würde ich gar einen eigenen Ordner erstellen (oder zum Ordner Bank bzw. Kreditkarte).
Einfach eine Synology, z.B. DS918+ mit 4x4TB, anschaffen. Dort Docker installieren und die Software ecoDMS <link> reinladen. Eine Lizenz für die Vollversion kostet 89€. Das lässt sich verschmerzen. Nun noch die Backupstrategie festlegen und mehrfach sichern. Geile Sache, sogar mobile Möglichkeit Dokumente abzulegen.
Ich hab für meine Rechnungsstellung eine ähnliche Methode, nur setze ich die Uhrzeit als Zahlenkette hinten an.
Ablageoptimierung ist gut :)
ich würde allerdings eher 2016-01-15_Tankbeleg_001 schreiben
ist aber für jeden anders das beste
Bloße Ablage ist nur die halbe Arbeit, denn man muss irgendwann in der Lage sein, die abgelegten Dokumente auf Nachfrage auch wiederzufinden. Da ist Systematik bei der Ablage ebenso wichtig wie die Indexierung mit Suchfunktion. Und natürlich darf die Datensicherung dabei nicht vernachlässigt werden.
Digitalisierung wird viele JObs kosten aber hochwertige auch schaffen.
schwieriges Thema.. aber ganz gute Tipps dabei. Man sollte sich die Zeit bewusst mit einplanen, dann tut das nicht so weh wenn man viel Zeit für die Ordnung aufwendet
Oh ja den ganzen Mist kennen wa noch alle naja was muss das muss eben
Die digitale Archivierung ist grundsätzlich sehr arbeitsintensiv. Es ist ja nicht mit dem Einscannen und Ablegen der Dokumente getan. Datensicherung ist hier ganz wichtig. Die meisten sichern ihre Daten auf einer externen Festplatte. Was ist wenn PC/Notebook und externe Festplatte verschwinden bzw. zerstört werden? Also noch eine Sicherung in einer Cloud? Sollen die Daten dann noch verschlüsselt werden? Alles nicht so einfach.
Ohne eine effektive, durchdachte und vor allem regelmäßige Datensicherung kann dieses ausschließlich digitale Ablagesystem zu katastrophalem Datenverlust führen. Ich bin zwar prinzipiell aufgeschlossen dieser Methode gegenüber,wüsste nur nicht auf welche in Papierform existierenden Dokumente ich es anwenden sollte. Bei Steuern/Finanzen ist es mir zu heikel die Original Dokumente zu vernichten,bei weniger sensiblen Dokumenten wäre es mir den Aufwand nicht wert - außer sie liegen schon digital vor
