Wie smarte Assistenten Arztpraxen und Kliniken (nicht nur montags) entlasten
Viele Arzthelferinnen gehen montags nicht wirklich gerne zur Arbeit, denn sie wissen, was sich Woche für Woche wiederholt: Bereits vor der eigentlichen Öffnungszeit klingelt es ununterbrochen auf allen Leitungen Sturm.
Hamburg, 04.07.2025 (PresseBox) - Patientinnen und Patienten brauchen dringend einen Termin, eine Krankmeldung und am liebsten auch noch zwei Rezepte. Gerade der Montagvormittag zählt zu den stressreichsten Zeiten, denn gleichzeitig ist der Ansturm der erkrankten Patientinnen und Patienten, die vor der Arztpraxis warten, nach dem Wochenende besonders groß. Das bedeutet stundenlangen Stress für die medizinischen Angestellten, und gleichzeitig hohen Frust bei den Anrufenden. Und das jeden einzelnen Montag des Jahres. Tobias Bäumler ist Mitgründer und COO bei VITAS, Virtuelle Telefonassistenten, einem Unternehmen mit Sitz in Nürnberg, das sich auf KI-basierte Telefonassistentenlösungen spezialisiert hat. Warum diese besonders in Kliniken und Arztpraxen so gut ankommen, erklärt er im Interview.
Herr Bäumler, Sie haben zusammen mit Thomas Abend (CEO) und René Straub (CTO) VITAS gegründet. Wie funktioniert der Telefonassistent und für wen ist er besonders geeignet?
Wir bieten eine Plattform für virtuelle Telefonassistenten, die sich besonders für Praxen, Kliniken und MVZ-Ketten eignet. Nutzer können ihren Assistenten mit Begrüßungstexten oder konkrete Anwendungsfällen selbst konfigurieren. Wir stellen dazu einen flexiblen Werkzeugkasten bereit. Unsere VITAS-Lösungen werden aktuell besonders im Gesundheitswesen genutzt, wo der Assistent spürbar das Fachpersonal entlastet. Die Gesprächsführung bleibt dabei natürlich und intuitiv.
Welche konkreten Maßnahmen setzt VITAS um, um Barrierefreiheit und Bedienbarkeit sicherzustellen?
Besonders ältere Menschen profitieren davon, da sie oft keine digitalen Angebote wie Online-Terminbuchungen nutzen. Unser Assistent automatisiert den Telefonkanal in natürlicher Sprache. So wird digitale Teilhabe „ganz automatisch“ erleichtert. Für Praxen bringt das spürbare Entlastung und volle Kontrolle: Der Assistent lässt sich flexibel einrichten, pausieren oder anpassen.
Wie funktioniert die Terminvergabe?
Unser System nimmt alle Anrufe automatisch an und erkennt über Kalenderintegration freie Termine, ohne personenbezogene Daten einzusehen. Bei Anfragen wie Bauchschmerzen oder Check-up schlägt der Assistent freie Slots vor und bucht direkt. Die Praxis bestimmt, welche Daten erfasst werden. Termine werden automatisch im Kalender eingetragen.
Wie wird der Datenschutz gewährleistet?
Ein zentraler USP von VITAS ist unsere vollständige Unabhängigkeit von ausländischen Anbietern: Unsere Infrastruktur läuft über deutsche Systeme. So bleiben Gesundheitsdaten sicher bei uns. Wir erfüllen DSGVO, sind ISO 27001-zertifiziert und erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen gemäß C5. Kundinnen und Kunden haben volle Kontrolle über Löschfristen und Daten. Dieses hohe Sicherheitsniveau überzeugt alle großen Klinikbetreiber wie Asklepios, Vivantes und viele Unikliniken, und auch die Nachfrage bei Arztpraxen steigt.
Wie groß ist die tatsächliche Zeitersparnis und worin liegt der größte Mehrwert?
Unser Assistent automatisiert den Telefonkanal vollständig: Anrufe werden direkt entgegengenommen und Termine automatisch gebucht. So entfällt das Telefonklingeln, besonders zu Stoßzeiten. Ein Beispiel: In der Asklepios Klinik St. Georg in Hamburg werden so bei rund 3.000 Anrufen monatlich etwa 100 Stunden Arbeitszeit eingespart.
Weitere Informationen unter: www.telefonassistent.de
