Warum die Berechnung des Microsoft 365 Tenant-Speichers entscheidend ist
In Kundengesprächen und ShArc-Demos hören wir immer wieder dieselbe Frage von IT-Admins: „Warum geht unser SharePoint-Speicher so schnell zur Neige?“

Hamburg, 25.07.2025 (PresseBox) - Der Ursprung des Storage-Problems liegt oft in der mangelnden Klarheit darüber, wie der Microsoft 365 Tenant-Speicher berechnet wird, insbesondere bei SharePoint Online und Teams-Dateien. Die Realität ist, dass der Microsoft 365-Speicher nicht so unbegrenzt ist, wie es einige Organisationen annehmen. Das Verständnis der Microsoft 365 Tenant-Speicherberechnung ist entscheidend für eine effektive Planung, Budgetierung und das Vermeiden unerwarteter Mehrkosten.

In diesem Artikel erklären wir, wie der Speicher in Microsoft 365 zugewiesen wird, wie man den eigenen Verbrauch überprüft, welche Faktoren die Quoten beeinflussen und wie man den Tenant-Speicher effektiv verwaltet, um innerhalb der Limits zu bleiben.

Was ist der Unterschied zwischen M365-Speicher und SharePoint-Speicher?

Es gibt keinen Unterschied. Die Begriffe werden synonym verwendet. Auch Dateien, die in Teams gespeichert werden, landen in einer SharePoint Online-Site-Sammlung und zählen zu dem Speicher.

Standardberechnung des Microsoft 365 Tenant-Speichers

Jeder Microsoft 365 Tenant startet mit einer Standard-SharePoint Online-Speicherquote von 1 Terabyte (TB) pro Organisation. Darüber hinaus fügt Microsoft für jede berechtigte Lizenz 10 GB zusätzlichen Speicher hinzu.

Beispielberechnung

Angenommen, Ihre Organisation hat 2.250 Microsoft 365 E3-Lizenzen. Ihre Gesamtspeicherquote wäre:

1 TB (Basis-Speicher) + (2.250 x 10 GB) = 1 TB + 22,5 TB = 23,5 TB

Das bedeutet, dass Ihnen Microsoft 23,5 TB für SharePoint Online zur Verfügung stellt, einschließlich des Teams-Dateispeichers. Eine gute Faustregel: 100 Lizenzen liefern zusätzlich 1 TB Speicher.

Wichtig zu wissen: Nicht alle Lizenzen profitieren von den zusätzlichen 10 GB. Lizenzen, die kein SharePoint umfassen (z. B. Visio oder F1-Lizenzen), bieten auch keinen zusätzlichen Speicher. Alle Microsoft 365-Suiten (M365 Business Basic, Standard und Premium, Office 365 E1/E3/E5, M365 E3/E5) sowie SharePoint Online-Pläne 1 und 2 und Teams gewähren 10 GB pro Lizenz.

Speicherberechnung für Bildungseinrichtungen (EDU-Tenants)

Für Bildungseinrichtungen, die mehr als 50 % EDU-Lizenzen zugewiesen haben, gilt ein anderes Berechnungsmodell. In diesem Fall wird das Standardmodell durch ein „Pool-Modell“ ersetzt, das für alle Dienste (SharePoint, Teams, Exchange und OneDrive) eine gemeinsame Speicherressource bereitstellt. Dieser Pool startet mit 100 TB und kann je nach Anzahl und Art der zugewiesenen EDU-Lizenzen erweitert werden. Dieses Modell soll die Verwaltung erleichtern und besser auf die Anforderungen akademischer Arbeitslasten eingehen, die oft große Datensätze, geteilte Ressourcen und kollaborative Inhaltserstellung beinhalten.

Unterschiede für Non-Profit-Organisationen

Für Non-Profit-Organisationen gilt grundsätzlich das gleiche Berechnungsmodell wie für Unternehmen. Eine Ausnahme stellt jedoch die Nutzung von „Volunteer-Use-Lizenzen“ dar. Diese gewähren keinen zusätzlichen Speicher. Nur bezahlte Lizenzen bieten den zusätzlichen 10 GB Speicher. Dies stellt eine erhebliche finanzielle Herausforderung dar, insbesondere für große Non-Profit-Organisationen mit Tausenden von Nutzern in verschiedenen Ländern, die ihre Lizenzierung und Speicherplanung entsprechend optimieren müssen.

Wie viel Speicher ist in meinem Tenant verfügbar und wie viel wird aktuell genutzt?

Um zu sehen, wie viel Speicher Ihr Microsoft 365 Tenant zur Verfügung hat und wie viel davon derzeit genutzt wird, müssen Sie das Microsoft 365 Admin Center aufrufen. Nach dem Einloggen navigieren Sie zum Menü „Reports“ und gehen zu „Usage“. Dort finden Sie den Abschnitt „SharePoint“, der eine Übersicht über den verbrauchten Speicher bietet. Klicken Sie auf den Tab „Storage“, um eine detaillierte Aufschlüsselung der verfügbaren und genutzten Speichermengen sowie etwaiger Trends im Zeitverlauf zu sehen.

Weiter Informationen finden Sie in unserem ShArc Magazine: layer2-sharc.com/magazine/microsoft-365-tenant-storage-calculation