Transparenz durch Vergleich beim Eigenbetrieb der Landeshauptstadt Potsdam
Wie Benchmarking mit SPARTACUS für den KIS neue Perspektiven öffnet

Meerane, 23.01.2026 (PresseBox) - Viele Unternehmen verfügen über umfangreiche Kosten- und Verbrauchsdaten – doch erst im systematischen Vergleich entfalten diese Informationen ihren vollen Wert. Mit dem Einsatz der CAFM-Lösung SPARTACUS Facility Management® (SPARTACUS) schuf der KIS (Kommunaler Immobilien Service) – ein Eigenbetrieb der Stadt Potsdam – zunächst eine durchgängige Grundlage für die Abbildung zentraler FM‑Prozesse. Darauf aufbauend eröffnete das in SPARTACUS implementierte Benchmarking eine neue Qualität der Steuerung: Kennzahlen werden objekt- und zeitübergreifend vergleichbar, Kostentreiber sichtbar und Entscheidungen belastbarer.

Kurzporträt Kommunaler Immobilien Service

Der KIS ist ein Eigenbetrieb der Landeshauptstadt Potsdam und betreut mit ca. 250 Mitarbeitern seit 2005 den städtischen Immobilienbestand. Er bietet umfassende Leistungen in den Bereichen Bauen, Sanieren, Bauunterhaltung, Gebäude- und Dienstleistungsmanagement, Grundstücksmanagement und Grundstücksverwaltung an.

Die Kernaufgabe des KIS schließt sowohl die Bereitstellung als auch die Verwaltung und den Bau von Immobilien für öffentliche Zwecke wie Verwaltungen, Feuerwehren, Kitas, Schulen und Kulturobjekte ein. Derzeit werden durch den KIS 240 Liegenschaften mit einer Gesamtgröße von 1.752.448 m² sowie 440 Gebäude mit einer Gesamtgröße von 841.100 m² BGF (Bruttogrundfläche) in der Stadt Potsdam betreut. Von den ca. 250 Mitarbeitern nutzen 210 aktiv SPARTACUS.

Ausgangssituation und Zielbild

Ganz zu Beginn verfolgte der KIS das Ziel, Kosten und Verbräuche über Gebäudetypen, Liegenschaften und Jahre hinweg transparent und vergleichbar zu machen, um Steuerung und Kontrolle zu verbessern. Medienbrüche in Rechnungswesen, Controlling, Bauunterhalt, Auftragswesen und Betriebskosten erschwerten die Nachvollziehbarkeit und verlangsamten Abläufe. Angestrebt wurde eine konsistente IT‑Landschaft für kaufmännische, infrastrukturelle und technische FM‑Prozesse, sowie ein effizientes, papierloses Auftrags‑ und Rechnungswesen – ergänzt um ein schlankes, schnell ladendes Berichtswesen mit Self‑Service‑Zugang für Fachbereiche und Controlling.

Erste Ausbaustufe: Prozessdurchgängigkeit mit SPARTACUS

Nach zweitägigen Bieterpräsentationen entschied sich der KIS im März 2013 für die Zusammenarbeit mit dem IT-Systemhaus N+P Informationssysteme GmbH (N+P) aus Meerane. Das Unternehmen setzte sich mit einer durchgängigen IT-Lösung durch, welche auf drei eigenständigen Softwarelösungen aufbaut und damit den komplexen Aufgabenstellungen und Anforderungen gerecht wird. Zu diesen Lösungen zählen SPARTACUS Facility Management^® – die CAFM-Software aus dem Hause N+P, das Diamant^® Rechnungswesen+Controlling (Diamant) der Firma Diamant Software GmbH & Co. KG und VIS-Suite – Lösung für das Dokumentenmanagement der PDV GmbH. Die N+P agiert im Rahmen dieses Projektes als Hauptauftragnehmer und stellt das Zusammenspiel aller Softwarekomponenten über geeignete Integrationsbausteine gemeinsam mit Mitarbeitern der Diamant Software GmbH & Co. KG und der PDV GmbH sicher.

End‑to‑End‑Workflows vom Auftrag über Wartung und Instandhaltung bis zur Rechnungsfreigabe machten Prozesse revisionssicher und beseitigten Medienbrüche. Auf einem sauberen Flächenmanagement aufsetzend wurden Reinigungs‑ und Mietmanagement einschließlich verursachungsgerechter Nebenkostenumlage umgesetzt. In der Instandhaltung führten standardisierte Workflows für Instandsetzung, Inspektion und Wartung mit Terminsteuerung über Wartungsverträge zu klaren Zuständigkeiten und planbaren Abläufen.

Der digitale Auftrags‑ und Rechnungsdurchlauf mit automatischer Erfassung, Prüfung und Übergabe in Finanz‑ und Anlagenbuchhaltung ermöglichte eine jederzeit transparente Statusverfolgung und sicherte Skontofristen. Ergänzend bündelte ein Baucontrolling die Planung und Überwachung von Bauprojekten und lieferte konsolidierte Kostenberichte. Ergebnis dieser ersten Ausbaustufe waren spürbar verkürzte Durchlaufzeiten, eine vollständige, revisionssichere Ablage sowie verlässliche Kennzahlen "auf Knopfdruck" als Basis für Steuerung und Planung.

Nächster Lösungsansatz: Benchmarking mit SPARTACUS

Mit der Stabilisierung der operativen Prozesse rückte im nächsten Schritt die Frage in den Fokus, wie Kosten und Verbräuche über Gebäudetypen, Liegenschaften und Zeiträume hinweg vergleichbar gemacht werden können. Ziel war mehr Transparenz für Führung, Controlling und Objektverwaltung, die Ablösung verteilter Excel‑Auswertungen und ein interaktives, papierloses Berichtswesen.

Über das Benchmark‑Modul lassen sich frei definierbare Kennzahlen – etwa Kosten pro m² BGF oder Verbrauch pro Nutzer – objekt‑ und zeitübergreifend analysieren. Eigene Datenbestände können mit externen Referenzwerten, beispielsweise aus dem Vergleichsring KGSt, kombiniert werden. Sichten auf Objekt‑, Katalog‑ und Portfolioebene erlauben sowohl Jahres‑ als auch Mehrjahresvergleiche und schaffen eine einheitliche Sicht auf den Bestand.

Datenbasis und Voraussetzungen

Für valide Benchmarks wurden vorhandene Buchungen, Verbräuche und Flächen in SPARTACUS erfasst bzw. verknüpft; optional ergänzten Referenzwerte, Nutzerzahlen und ein Objektkatalog die Analysen. Die Datentiefe war substanziell: 735.000 auswertbare Buchungen auf Verursacherebene aus zehn Jahren sowie über 2.000 Verbrauchsstellen mit mehrjährigen Zeitreihen bildeten die Grundlage.

Als Bezugsgrößen dienten Bruttogrundfläche, Netto‑ und Energiebezugsflächen, Reinigungs‑, Außen‑ und Grundstücksflächen. Ergänzend wurden nutzerbezogene Größen – z. B. Schülerzahlen oder Auslastungen – sowie Referenz‑ und Zielwerte einbezogen (etwa KGSt‑Vergleichswerte, interne Sollgrößen und Mehrjahresmittel). Ein strukturiert aufgebauter Objektkatalog ermöglichte liegenschaftsübergreifende Analysen gleichartiger Objekte – beispielsweise Schulen oder Kitas – und schuf die Voraussetzung für faire, belastbare Vergleiche.

Vorgehen und Implementierung

Die Einführung folgte einem klaren Setup-Prozess: Zunächst wurden Kennzahlenbasiswerte wie BGF, Energiebezugs- oder Reinigungsflächen und – wo sinnvoll – Nutzerzahlen festgelegt. Darauf aufbauend definierte das Team die Kennzahlen selbst, typisiert nach Kosten oder Verbrauch, inklusive Gruppierungen gemäß KGSt-Definition bzw. Verbrauchsstellentypen. Anschließend hinterlegte man jahresbezogene Vergleichs- und Sollwerte (z. B. interne Ziele oder KGSt-Referenzen). Abschließend erfolgte die Verknüpfung mit den relevanten Kostenarten und die Zuordnung der Kennzahlen an Gebäude und – rekursiv vererbt – an Liegenschaften, sodass auch fehlende Flächenangaben auf untergeordneten Objekten die Auswertung nicht verhinderten.    

Ergebnisse und Nutzen

Mit Inbetriebnahme des Benchmarkings standen strukturierte Standardberichte bereit: Auswertungen auf Jahresbasis, Mehrjahresvergleiche mit mehreren Gebäuden sowie Sichten auf Ebene des Objektkatalogs. Jahresübergreifende Vergleiche und Verlaufsdarstellungen ließen sich auch rückwirkend für den gesamten Datenbestand erzeugen; zusätzlich waren objektbezogene Reports mit allen Kennzahlen möglich. 

Im Ergebnis wurden Kostentreiber sichtbar, Buchungsfehler aufgedeckt und Anforderungen an die weitere Automatisierung erkennbar, etwa die direkte Übernahme von Flächenkennzahlen aus dem Flächenmanagement.

Fazit und Ausblick

Mit der durchgängigen IT‑Landschaft hat der KIS die Grundlage für effiziente FM‑Prozesse geschaffen. Das anschließende Benchmarking hebt den Nutzwert der vorhandenen Daten auf die nächste Stufe: von der reinen Erfassung hin zur aktiven Steuerung auf Basis robuster Kennzahlen. Nächste Schritte umfassen die automatisierte Übernahme relevanter Flächendaten aus dem Flächenmanagement, die prominente Visualisierung von Referenz‑ und Zielwerten in den Standardberichten sowie die Ausweitung interaktiver Dashboards, um Entscheidungen noch schneller und faktenbasiert treffen zu können.