QMS: Prozessmanagement effizient gestalten
(pressebox) Oelde, 24.08.2016 - Die Kernaufgabe eines QMS ist die Umsetzung der dokumentierten Prozesse. In einem wirksam umgesetzten Prozess übernehmen Mitarbeiter (oder auch Externe) Verantwortung in den folgenden "Prozessrollen": Prozesseigner, -anwender und -auditor. Die Zuständigkeiten müssen eindeutig sein, um die Verantwortlichkeit festzulegen.
Eine große Herausforderung für den Prozesseigner ist dabei, die Prozessanwender über den jeweils aktuellen Prozess nachweislich zu informieren. Denn nur so wird gewährleistet, dass diese den Prozess richtig anwenden können. Dies gilt es, sowohl bei der Festlegung eines neuen Prozesses als auch bei zukünftigen Änderungen sicherzustellen. Die Schwierigkeit besteht nicht nur darin, die Prozessanwender ohne großen Aufwand zu erreichen, um ihnen Prozessänderungen zur Kenntnis zu geben, sondern auch darin, Nachweise über die Kenntnisnahme zu erhalten.
Ein automatisierter Prozess beinhaltet diese drei Schritte: Bekanntgabe von neuen und geänderten Prozessbeschreibungen, Einholen von Kenntnisnahmen zu Prozessbeschreibungen sowie deren Protokollierung. Dies ist eine zeitgemäße Lösung und entlastet die Verantwortlichen.
Durch spezifische, prozessbezogene Auditfragen, die in festgelegten Intervallen automatisch an den Prozessauditor gestellt werden, kann dieser sich von der wirksamen Prozessanwendung überzeugen. Werden die Auditergebnisse ebenfalls automatisch protokolliert, sind die besten Voraussetzungen für eine vorbildliche Anwendung sowie einen effizienten und fehlerfreien Prozess gegeben.
Nicht alle Aktivitäten in einer Organisation erfordern das Dokumentieren in zumeist umfangreichen und formalen Prozessbeschreibungen. Wichtiger ist, dass es auch für diese Aktivitäten klare Zuständigkeiten gibt und sie nachweislich von den verantwortlichen Personen durchgeführt werden.
Effizientes Prozessmanagement beinhaltet die einfache Delegation von Aufgaben einschließlich der Protokollierung der Durchführung. In Verbindung mit den genannten Prozess- und Auditfunktionalitäten wird die Organisation entlastet und es bleibt mehr Zeit für die Kernaufgaben.
Praktische Hilfe bei dieser Umsetzung eines klar strukturierten Prozessmanagements leisten Softwareprogramme wie das webbasierte QM-System mangeno Q+. Neben einer klaren Aufgabenverteilung werden mit der Prozessbeschreibung alle mitgeltenden Unterlagen, Formulare und Rechtsvorschriften abgelegt, so dass alle Informationen einfach und schnell verfügbar sind. mangeno Q+ ist ISO 9001 konform, innerhalb kürzester Zeit initialisiert und sofort zertifizierungsfähig.
mangeno Q+ ist unter https://www.mangeno.de/ erhältlich. Die Mangeno GmbH bietet unterstützend umfangreichen Support bei der individuellen Implementierung und der Erstellung fachlicher Inhalte, sowie einen Update-Service bei gesetzlichen oder normativen Änderungen.
Eine große Herausforderung für den Prozesseigner ist dabei, die Prozessanwender über den jeweils aktuellen Prozess nachweislich zu informieren. Denn nur so wird gewährleistet, dass diese den Prozess richtig anwenden können. Dies gilt es, sowohl bei der Festlegung eines neuen Prozesses als auch bei zukünftigen Änderungen sicherzustellen. Die Schwierigkeit besteht nicht nur darin, die Prozessanwender ohne großen Aufwand zu erreichen, um ihnen Prozessänderungen zur Kenntnis zu geben, sondern auch darin, Nachweise über die Kenntnisnahme zu erhalten.
Ein automatisierter Prozess beinhaltet diese drei Schritte: Bekanntgabe von neuen und geänderten Prozessbeschreibungen, Einholen von Kenntnisnahmen zu Prozessbeschreibungen sowie deren Protokollierung. Dies ist eine zeitgemäße Lösung und entlastet die Verantwortlichen.
Durch spezifische, prozessbezogene Auditfragen, die in festgelegten Intervallen automatisch an den Prozessauditor gestellt werden, kann dieser sich von der wirksamen Prozessanwendung überzeugen. Werden die Auditergebnisse ebenfalls automatisch protokolliert, sind die besten Voraussetzungen für eine vorbildliche Anwendung sowie einen effizienten und fehlerfreien Prozess gegeben.
Nicht alle Aktivitäten in einer Organisation erfordern das Dokumentieren in zumeist umfangreichen und formalen Prozessbeschreibungen. Wichtiger ist, dass es auch für diese Aktivitäten klare Zuständigkeiten gibt und sie nachweislich von den verantwortlichen Personen durchgeführt werden.
Effizientes Prozessmanagement beinhaltet die einfache Delegation von Aufgaben einschließlich der Protokollierung der Durchführung. In Verbindung mit den genannten Prozess- und Auditfunktionalitäten wird die Organisation entlastet und es bleibt mehr Zeit für die Kernaufgaben.
Praktische Hilfe bei dieser Umsetzung eines klar strukturierten Prozessmanagements leisten Softwareprogramme wie das webbasierte QM-System mangeno Q+. Neben einer klaren Aufgabenverteilung werden mit der Prozessbeschreibung alle mitgeltenden Unterlagen, Formulare und Rechtsvorschriften abgelegt, so dass alle Informationen einfach und schnell verfügbar sind. mangeno Q+ ist ISO 9001 konform, innerhalb kürzester Zeit initialisiert und sofort zertifizierungsfähig.
mangeno Q+ ist unter https://www.mangeno.de/ erhältlich. Die Mangeno GmbH bietet unterstützend umfangreichen Support bei der individuellen Implementierung und der Erstellung fachlicher Inhalte, sowie einen Update-Service bei gesetzlichen oder normativen Änderungen.
