Proof of Delivery für Baustellenbelieferungen
COSYS Software bietet: Unterschriften, Fotos, GPS-Daten und mehr

Wuppertal, 06.02.2024 (PresseBox) - Zustell- oder Ablieferungsnachweise bzw. eine generelle Lieferdokumentation sind vor allem im Baustoffhandel von größter Wichtigkeit. Viel zu häufig werden Kundenbeschwerden von falsch abgestellten Waren oder im Umkehrschluss fehlenden Abladeflächen an die Baustoffhändler herangetragen. Hier ist eine stichhaltige Nachverfolgbarkeit wichtig. Über COSYS Transport App wird die Verladung und jeder Tourstopp über Barcodescans, Unterschriften, Fotos und GPS-Koordinaten lückenlos dokumentiert und digital bereitgestellt.

Ein Großteil der Baustoffhändler hat keinen sogenannten Proof of Delivery, also Zustellnachweis. Dies ist ein fatales und meist teures Versäumnis, denn oftmals kommt es gerade bei Baustellenbelieferungen zu vermeintlich fehlenden oder falschen Warenlieferungen. Beispielsweise kann eine falsche bzw. nicht vereinbarte Baustelle angesteuert oder die Ware nicht gemäß Kundenvorgaben abgestellt werden. Im vermeintlich schlimmsten Fall haben Sie lediglich das Wort des Fahrers, dass die Ware zugestellt worden ist. Auch wenn Sie ein großes Vertrauen zu Ihren Fahrern haben, so hilft Ihnen die Aussage in einem Regulierungsfall durch den Kunden leider nicht, da Sie keinen gut dokumentierten und vor allem stichhaltigen Proof of Delivery haben.

Hierbei kann eine einfach in Ihre vorhandene Systemarchitektur zu implementierende mobile Transport Software Abhilfe schaffen. Lassen Sie Ihre Fahrer bei jedem Kundenstopp einen digitalen Abstellnachweis anfertigen. Dabei ist es egal, ob es sich um Fotos, GPS-Koordinaten, digitale Unterschriften oder der Scan von Zufahrtscodes handelt. Wichtig ist einzig und allein das Vorhandensein eines Proof of Delivery.

Was gehört zur Transport Software?

Für einen guten Proof of Delivery ist es ebenso wichtig, dass die Anwender, also die Fahrer, diesen sehr leicht und bestenfalls intuitiv erstellen können.
Die Fahrer können die COSYS Transport APP einfach via MDE Geräte aufrufen, somit erhalten sie Zugriff auf alle notwendigen Informationen, die die Tour bzw. Warenlieferung betreffen. Hierzu zählen beispielsweise Tournummer, Lieferscheine, Kundendaten, Abladeadressen, Packstücknummern und mehr.
Für die Pflege all dieser für die Fahrer wichtigen Daten stehen zwei Optionen zur Auswahl. Entweder werden diese Daten direkt über die COSYS Transport Software gepflegt, oder die Daten werden mittels moderner Schnittstellentechnologie, der COSYS Transport API, aus Ihrem vorhandenen ERP- und Tourenplansystemen automatisch übernommen. Wichtig hierbei ist, dass Sie sich auf eine der beiden Möglichkeiten festlegen, da ansonsten die Gefahr der doppelten Datenpflege besteht.

Die COSYS Transportsoftware kann entweder in Ihre vorhandene Hardware-Landschaft vor Ort integriert werden oder aber dezentral mittels COSYS Cloud gehostet werden. Bei beiden Lösungen sind Sie Herr über Ihre Daten.

Den Fahrer stehen zur Verwendung der APP verschiedene erprobte MDE-Geräte zur Verfügung. Hier haben sich besonders das Zebra TC78 und etwas neuer und schlanker das Zebra TC58 bewährt. Über COSYS Hardware Services erhalten Sie jedes Gerät, was Ihr Herz begehrt, entweder direkt zum Kauf, zur Miete oder als wieder aufbereitetes Gerät. Auch können Sie Ihre Geräte über die gesamte Zeit mit zusätzlichen Services absichern wie Reparaturen, Geräteverwaltung, Ersatzgeräten und mehr.

Durch die Kombination aus Softwareentwicklung und Hardwarevertrieb erhalten Sie eine praxisfähige Komplettlösung.

So einfach geht Proof of Delivery

Jetzt haben wir schon recht viel über den Sinn und Zweck und die technischen Rahmenbedingungen des Proof of Delivery bzw. der COSYS Transport APP gesprochen. All dies ist natürlich im größeren Zusammenhang der Warenauslieferung zu sehen und ein Proof of Delivery bedarf auch einiger Schritte vorweg. Nämlich die Anfahrt und davor die Verladung.
Bereits bei der Verladung kommen die Mehrwerte unserer Software Lösung Ihren Fahrern zu Gute. Auf der mobilen APP werden dem Fahrer die Tourenstopps der ausgewählten Route angezeigt, auch bzw. insbesondere Tourenstopps bei denen z. B. nur Ladungsträger wieder eingesammelt werden müssen. Der erste Tourstopp ist die Verladung, bei der die Fahrer mittels des integrierten Barcode-Scanners anhand der aus der Tourenplanung ersichtlichen Kundenstoppliste jedes Packstück abscannen. Die App gleicht mit jedem Scan ab, ob das Packstück zur Tour, zum Kundenstopp und zum Lieferschein gehört. Sollte eine Abweichung erkannt werden, so gibt die APP dem Fahrer ein entsprechendes Signal, auch hat der Fahrer die Möglichkeit selbstvorgenommene Änderungen mittels einer Kommentarfunktion zu hinterlegen.

Nach erfolgter Verladung wird der Fahrer über die Navigation zum nächsten Tourstopp geleitet. Hierbei erhält er Informationen zu Abstellgenehmigungen und Kundendaten.

Auf der Baustelle angekommen und mit den Abstellhinweisen vor Augen, entlädt der Fahrer die Baustoffe. Damit auch hier keinerlei Fehler auftreten, wird jedes Packstück gescannt und somit erneut mit der Ladeliste abgeglichen. Nach erfolgtem Abladen erfolgt der Proof of Delivery, hier stehen dem Fahrer mehrere miteinander kombinierbare Optionen zur Verfügung:

• Ist der Kunde vor Ort, wird eine Unterschrift auf dem Fulltouch Hand-Held erfasst.
• Bei einer kontaktlosen Auslieferung fotografiert der Fahrer die abgestellte Ware
• oder er scannt einen Zufahrtscode.
• Die App kann in jedem Fall den Standort der Abladeadresse senden.

Nicht immer passen Planung und gelebte Realität überein. Oftmals ergeben sich noch spontane Änderungen oder Fehler treten auf, Schäden an Packtücken, doch nicht bereitgestellte Ware, kurzfristige Bestellungen, spontanes Umtouren oder Annahmeverweigerungen gehören zum Tagesgeschäft bei Baustellenbelieferungen. Bei all diesen außerplanmäßigen Änderungen hilft ihnen die COSYS Transport APP. Sind Packstücke beschädigt, dokumentieren die Fahrer das mit einem Foto oder einem Kommentar. Sind Verladung oder Auslieferung unvollständig, wird auch hier ein Kommentar hinterlegt und die Verladedifferenz oder Annahmeverweigerung dokumentiert.

Dank der ständigen Synchronisation der Ladelisten und Lieferscheinen durch die APP kann sehr schnell und ohne größeren kommunikationsbedingen Zeitverlust auf Änderungen reagiert werden. So zeigt das MDE-Gerät des Fahrers direkt Warenänderungen bei Bestellungen von Kunden an. Sollten Lieferscheine nicht mehr auf ein Transportfahrzeug passen oder sich herausstellen, dass ein anderer Tourstopp auf einer anderen Tour mehr Sinn ergibt, bietet die APP die Möglichkeit der Umtourung.

Zugriff auf aktuelle und abgeschlossene Tourdaten

Wichtig für einen nützlichen Proof of Delivery ist die Nachverfolgbarkeit auch von bereits abgeschlossenen Touren. Daher können Sie auch nach erfolgter Tour die gespeicherten Tourdaten, also Lieferscheine, Abstellbescheinigungen, Kundendaten, Kommentare etc. jederzeit im WebTool der COSYS WebDesk nachverfolgen.

Transport- und Tourendaten auswerten mit PDA

Durch die detaillierte Erfassung sämtlicher Daten gewährleistet COSYS nicht nur eine umfassende Transparenz des Zustellprozesses, sondern ermöglicht auch eine effiziente Auswertung dieser Daten. Die COSYS Prozessdatenanalyse bietet dabei zahlreiche Funktionen zur Analyse der gesammelten Informationen.

So können beispielsweise Zustellungsquoten sowie Durchschnittszeiten berechnet werden. So lässt sich feststellen, wie viele Zustellungen erfolgreich abgeschlossen werden oder wie viel Zeit bei der Verladung, beim Kunden und zwischen den Tourstopps vergeht. Zudem lassen sich durch die Auswertungen Optimierungspotenziale erkennen, wie zum Beispiel häufige Fehlerquellen bei bestimmten Tourstopps oder Beschädigungsquoten und Ursachen.

Die kombinierte Nutzung von Transport- und Tourendatenauswertung mit COSYS Prozessdatenanalyse bietet somit eine ideale Lösung, um den Zustellprozess im Baustoffhandel zu optimieren und Kundenbeschwerden aufgrund mangelhafter Lieferdokumentation effektiv entgegenzuwirken.