Löschkonzept im Recruiting: Wie Schweizer Unternehmen Bewerberdaten DSG-konform verwalten
Absage, Talent Pool oder Einstellung – das revidierte Datenschutzgesetz stellt klare Anforderungen an die Speicherung und Löschung von Screening- und Bewerbungsunterlagen.
Zürich, 10.04.2026 (PresseBox) - Compliance-Risiko in vielen HR-Abteilungen ist das fehlende oder unvollständige Löschkonzept für Bewerbungs- und Screeningdaten. Das revidierte DSG macht hier klare Vorgaben – je nach Ausgang des Bewerbungsprozesses gelten unterschiedliche Regeln.
Fallkonstellation 1: Absage
Bei einer Absage sollten Bewerbungs- und Screeningunterlagen grundsätzlich zeitnah gelöscht werden. Zur Beweissicherung – insbesondere im Hinblick auf mögliche Klagen nach dem Gleichstellungsgesetz (GlG) – ist es in der Praxis üblich, die Unterlagen für rund drei Monate aufzubewahren. Danach greift die definierte Löschroutine. Eine längere Aufbewahrung bedarf einer besonderen Rechtfertigung.
Fallkonstellation 2: Talent Pool
Die Aufnahme eines Kandidaten in einen Talent Pool ist nur mit dessen klarer, aktiver und befristeter Einwilligung zulässig. Diese Einwilligung gilt nicht unbegrenzt: Empfohlen werden klare Speicherfristen von 12 bis 24 Monaten. Nach Ablauf der Frist muss entweder eine erneute Einwilligung eingeholt oder die Daten müssen gelöscht werden. Ein automatisierter Reminder-Prozess ist Best Practice.
Fallkonstellation 3: Einstellung
Bei einer erfolgreichen Einstellung werden die relevanten Teile des Background Checks in das Personaldossier überführt. Eine sofortige Löschung aller übrigen Screening-Daten ist aus Beweisgründen oft nicht empfehlenswert, sollte aber nach einer angemessenen Aufbewahrungsfrist systematisch erfolgen. Eine konsequente Löschroutine muss auch hier gelebt werden.
Praktische Umsetzung: Was eine Löschroutine leisten muss
Eine DSG-konforme Löschroutine umfasst die Definition von Aufbewahrungsfristen je Datenkategorie, automatisierte Lösch- oder Sperr-Trigger im Bewerbermanagementsystem, Nachweismöglichkeit der Löschung für Revisionen sowie die regelmässige Schulung der HR-Mitarbeitenden. Unternehmen, die hier Lücken haben, setzen sich nicht nur Bussgeldrisiken aus, sondern gefährden auch das Vertrauen von Bewerberinnen und Bewerbern.
