Digitaler, nachhaltiger Einkauf in der Praxis: "Diwa" Stadt Ludwigsburg und "eWarenhaus Land Berlin"
Nachhaltiger Einkauf in der Verwaltung: ohne Digitalisierung geht gar nichts. Verwaltungsexperten aus Berlin und Ludwigsburg machen klar: wer heute noch analog beschafft, hat spätestens beim Thema Nachhaltigkeit bereits verloren.

Lörrach-Haagen, 03.03.2026 (PresseBox) - Nachhaltiger Einkauf in der Verwaltung: ohne Digitalisierung geht gar nichts.

Spätestens bei der Frage, wie nachhaltig eine Verwaltung eigentlich wirtschaftet,
ist das Thema Beschaffung keine trockene Verwaltungsaufgabe mehr, sondern ein Politikum. Weiter gefragt; wie man ökologische Ideale in einer Welt aus Faxgeräten, unübersichtlichen Excel-Listen und tausenden von Einzelbestellungen umsetzt; darüber scheiden sich die Geister. Eine Antwort lieferte im Februar 2025 ein Interview zwischen TEK-SERVICE AG und ihren Referenzkunden aus Berlin und Ludwigsburg. Es wurde unmissverständlich klar: wer heute noch analog beschafft, hat spätestens beim Thema Nachhaltigkeit verloren.

Der Abschied von der analogen Beschaffung

Das Interview zwischen Monika Schmidt, von der TEK-SERVICE AG und ihren Referenzkunden Achim Florin von der Polizei Berlin und Lars Keller von der Stadt Ludwigsburg brachte es auf den Punkt: Nachhaltigkeit im Einkauf scheitert in der Praxis nicht am fehlenden Willen, sondern an der fehlenden Datenbasis. Ohne Digitalisierung bleibt der Einkauf ein Blindflug. Wie will man die Wirtschaftlichkeit und Qualität von Öko-Produkten nachweisen, wenn man keinen direkten Vergleich hat? Wie soll Transparenz entstehen, wenn der manuelle Aufwand jede gute Absicht im Keim erstickt? Die Interviewpartner waren sich einig: Digitalisierung ist nicht länger ein optionales Extra, sondern das Fundament, auf dem moderner, verantwortungsbewusster Einkauf überhaupt erst stehen kann.

Vom Polizeiprojekt zum landesweiten eWarenhaus Berlin

Wie gewaltig die Hebelwirkung digitaler Prozesse ist, zeigt der entschlossene Angang der Berliner Polizei. Achim Florin, Polizei Berlin, berichtete eindrucksvoll von einer Transformation, die 2019 in Zusammenarbeit mit TEK-SERVICE AG als Pilotprojekt begann. Zuvor regierte noch die analoge, papiergestützte Beschaffung. Das war intransparent, kaum steuerbar und unwirtschaftlich. Wenige Monate nach Projektbeginn sah die Welt bereits anders aus; man hatte erste Zielstellungen schneller erreicht als erwartet. Mittlerweile hat sich der mutige Angang der Berliner Polizei zu einer landesweiten Einkaufslösung entwickelt. Heute kommt der Einkauf des Landes Berlin “schnieke“ daher. Er präsentiert sich transparent, leicht steuerbar, pfiffig und führt zu spürbarer Arbeitsentlastung. Aus allen Berliner Bezirken nutzen heute über 3.500 Besteller aus 180 Dienststellen das „eWarenhaus Berlin“. Im Angebot sind aktuell über 50 durch das Landesverwaltungsamt Berlin ausgeschriebene Rahmenverträge. Damit werden zehntausende Artikel über das sogenannte Sammelbestellverfahren abgerufen. Der derzeitige, jährliche Umsatz liegt bei € 10 Millionen; Tendenz: steigend. Man schätzt und partizipiert gerne von neuen Lösungen und Projekten des Einkaufsdienstleisters. So lässt sich aktuell durch das ESG Score Projekt der nachhaltige Einkauf „einfach machen“. Anstatt mühevoll Labels zu vergleichen, liefert das „eWarenhaus Berlin“ sozusagen nebenbei die ökologische Bewertung direkt am Artikel mit.

eEinkauf macht´s möglich

Monika Schmidt von der TEK-SERVICE AG rückblickend: „als Dienstleistungsunternehmen sorgen wir seit 2000 bundesweit für digitale Einkaufsprozesse der öffentlichen Hand. Wie „ein roter Faden“ ziehen sich automatisierte Verfahren durch Verwaltungsabläufe unserer Kunden auf Kommunal- und Landesebene.“ Vom Einkauf, über die Ausschreibungsvorbereitung, bis hin zur elektronischen Abrechnung lassen sich Prozesse damit für jede Verwaltung leicht steuern. Mindestanforderung: Internetzugang. „Wir als Dienstleister kümmern uns fortlaufend um die Entwicklung und Bereitstellung unserer Technologie, sowie um die Realisation von Schnittstellen zu Lieferanten, oder zu den Finanzsystemen unserer Kunden.“ Darüber hinaus unterstützt unser „Helpdesk“ Besteller im operativen Tagesgeschäft des Einkaufes. Der Clou steckt im Grunde in der Kombination aus Digitalisierung und Service: Kundenwünsche, Trends und Anforderungen werden frühzeitig durch uns erkannt und im Sinne „Einer für alle; alle für einen“ programmiert und im gesamten Kundenkreis ausgerollt.“ Das aktuelle ESG-Score Projekt macht deutlich: neben Stadt Ludwigsburg und Land Berlin können sich bundesweit alle TEK-Kunden einen Eindruck darüber verschaffen. Denn seit Juni 2025 erfolgt wöchentlich, systemgetrieben der Abgleich sämtlicher Katalogdaten auf Basis bestimmter Parameter. Im Ergebnis wird der aktuelle ESG-Score auf Artikelebene im jeweiligen Einkaufsportal aller TEK-Kunden angezeigt. Besteller treffen damit leicht, auf Grundlage eines Punktesystems, die richtige, nachhaltige Kaufentscheidung

Strategisch planen, digital handeln: Nachhaltiges Ludwigsburg

Lars Keller von der Stadt Ludwigsburg verdeutlichte, Technik allein reicht nicht aus. In Sachen Nachhaltigkeit braucht es „top down“ und auf lange Sicht die strategisch, organisatorische Ausrichtung. So hatte Stadt Ludwigsburg bereits 2014 den Deutschen Nachhaltigkeitspreis für vorbildliche Verwaltung erhalten. 2019 folgte die Auszeichnung „Klimaaktive Kommune“ und 2020 der BME-Preis „Innovation schafft Vorsprung. Um die bis dato praktizierte analoge Beschaffung neu auszurichten, wurde bereits 2018 eine Projektidee auf den Weg gebracht, welche zur Neustrukturierung und Digitalisierung des Einkaufs führen sollte. Hohe Priorität hatte dabei die Vergabe und Einführung eines E-Procurementsystems. Die Umsetzungsphase begann 2020 in Zusammenarbeit mit dem Einkaufsdienstleister TEK-SERVICE AG. Bereits 2021 stand Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Stadt Ludwigsburg „DiWa“, das digitale Warenhaus, zur Verfügung. Der nachhaltige Einkauf war dabei von vorne herein strategisches Ziel und wurde durch klare Dienstanweisungen untermauert. „DIWA“, dient seither verwaltungsweit als wirtschaftliches und nachhaltiges Steuerungsinstrument. Ludwigsburg zeigt, dass durch Schulungen, in Kombination mit einer Kompetenzstelle die Akzeptanz der Belegschaft für „DiWa“ steigt. Digitalisierung im Einkauf wird hier nicht als Hürde, sondern als Chance begriffen, die eigene Verwaltung modern und zukunftsfähig aufzustellen