Das richtige Verhalten bei einer Betriebsprüfung

Eine Außen- oder Betriebsprüfung wird von den zuständigen Finanzämtern vorgenommen. Steuerpflichtige Unternehmen und Betriebe sind zur Mitwirkungspflicht verpflichtet und müssen den Prüfern die geforderten Auskünfte erteilen sowie Einsicht in Bücher, Geschäftspapiere, Aufzeichnungen oder Urkunden gewähren. Bevor eine Außenprüfung stattfindet, müssen sich die Prüfer anmelden und mitteilen was geprüft werden soll.

Für die Außenprüfung der Unterlagen können verschiedene Gründe vorliegen

Die Finanzbehörden sehen für Unternehmen reguläre und außerordentliche Betriebsprüfungen vor. Zu den regulären Prüfungen zählt beispielsweise die Lohnsteuerprüfung. Eine Prüfung der Geschäftsunterlagen wird in Unternehmen allerdings nicht in regelmäßigen Abständen vollzogen. Daher gibt es auch verschiedene Gründe, warum sich die Prüfer des Finanzamts vorab anmelden und einen Termin vereinbaren.

• Die Geschäftspartner des Unternehmens sind überprüft worden und es liegt Kontrollmaterial vor.
• Mitbewerber haben das Unternehmen bei den Finanzbehörden angeschwärzt oder angezeigt.
• Die eingereichten Daten und Steuern weichen stark vom Branchendurchschnitt ab.
• Die eingereichten Unterlagen sind nur mangelhaft oder notdürftig ausgefüllt worden.
• Die letzte Prüfung liegt schon einige Zeit zurück oder hat nach einer Existenzgründung noch nicht stattgefunden.

Wenn eine Außenprüfung durch die zuständigen Finanzbehörden ansteht, wird vorab eine schriftliche Prüfungsanordnung versendet. In dieser Anordnung muss detailliert aufgelistet sein, welche Bereiche des Betriebes oder des Unternehmens geprüft werden. Dadurch hat auch der Unternehmer die Möglichkeit seine Betriebsunterlagen in Ordnung zu bringen. Falls ein Steuerberater für die steuerlichen Aufgaben des Unternehmens tätig ist, sollte dieser selbstverständlich umgehend informiert werden. Sogar eine Selbstanzeige ist möglich, falls Abweichungen vorliegen sollten.

Steuerliche Fragen des Betriebsprüfers sollten von einem Fachmann beantwortet werden

Viele Unternehmen haben eine eigene Lohnbuchhaltung im Betrieb oder beauftragen Steuerberatungen oder Lohnbuchhaltungen mit diesen Aufgaben. Da die Betriebsprüfungen in der Regel in den eigenen Räumen des Unternehmens stattfinden und auch während der üblichen Geschäftszeiten vorgenommen werden, haben Unternehmer das Recht ihrem Tagesgeschäft nachzugehen und die Auskünfte zu delegieren. Besonders Unternehmer die in steuerlichen Fragen nicht perfekt argumentieren können und auch während der Prüfung ihrer Arbeit nachgehen müssen, sollten daher ihren Steuerberater oder den Lohnbuchhalter zu einer Prüfung hinzuziehen. Fachliche Fragen und Zusammenhänge können dadurch einfacher und schneller erörtert und geklärt werden. Auch Fangfragen oder Fragen, die mit der eigentlichen Prüfung nichts zu tun haben, lassen sich von einem Steuerberater leichter erkennen.

Nach der Schlussbesprechung erhält der Unternehmer einen Prüfbericht

Je nachdem wie umfangreich die Prüfung des Betriebsprüfers angesetzt war kommt es in der Regel zu einer Schluss- oder Prüfbesprechung. Hier erörtert der Prüfer die festgestellten Sachverhalte und stellt dem Unternehmer die steuerlichen Auswirkungen dar. Falls keine Unregelmäßigkeiten oder Änderungen festgestellt wurden, wird auch oft auf eine Schlussbesprechung verzichtet. Die Feststellungen, die bei einer Betriebsprüfung gemacht wurden, erhält das Unternehmen als Prüfbericht in schriftlicher Form. Auch wenn keine Änderungen erfolgen, wird dies schriftlich mitgeteilt. Der Prüfbericht kann vom Unternehmer mit einem fristgerechten Einspruch angefochten werden.