Von der Systemanpassung zur digitalen Informationsbasis: Walther Trowal richtet die Technische Dokumentation neu aus
Einführung von XR als Redaktionssystem
Sassenberg, 27.04.2026 (PresseBox) - Komplexe Varianten und hoher manueller Aufwand erschwerten die Dokumentation bei Walter Trowal und führten zu aufwendigen und fehleranfälligen Prozessen. Mit dem XML-Redaktionssystem XR von gds setzt Walter Trowal auf strukturierte Inhalte und eine Variantenlogik, die die bestehende Arbeitsweise der Redaktion optimal unterstützt.
Ein Spezialist für industrielle Oberflächenbearbeitung: Walther Trowal im Überblick
Die Walther Trowal GmbH ist ein etablierter Maschinenbauer mit Fokus auf die industrielle Oberflächenbearbeitung. Das Unternehmen entwickelt und produziert Anlagen zur sogenannten Gleitschlifftechnik – einem Verfahren, bei dem Werkstücke durch Vibration in Schleifkörpern gereinigt, entgratet oder poliert werden.
Die Maschinen kommen weltweit in unterschiedlichsten Branchen zum Einsatz – überall dort, wo Oberflächenqualität entscheidend ist. Dabei sind die Anlagen meist individuell konfiguriert und bestehen aus zahlreichen Komponenten und Varianten.
Diese Vielfalt stellt nicht nur die Produktion, sondern auch die Technische Dokumentation vor besondere Herausforderungen.
Wenn Systeme Prozesse diktieren: Technische Dokumentation unter Anpassungsdruck
Viele Technische Redaktionen kennen das Problem: Nicht die Prozesse bestimmen das System – sondern das System bestimmt die Prozesse.
Auch bei Walther Trowal hatte sich in der Technischen Dokumentation über Jahre hinweg eine Arbeitsweise etabliert, die vor allem eines war: angepasst. Angepasst an ein Redaktionssystem, das zentrale Anforderungen nur mit Umwegen abbilden konnte.
Die Folge: steigender Aufwand, komplexe Abläufe und eine Dokumentation, die unnötig viel Energie kostete.
Variantenvielfalt als Bremsfaktor: Wenn Komplexität zum Problem wird
Die Technische Redaktion hatte längst ein klares Ziel:
- modular aufgebaute Inhalte
- flexible Variantensteuerung
- konsequente Wiederverwendung
Für jede Dokumentationsausgabe mussten zahlreiche Parameter manuell gesteuert werden – teilweise bis zu 130 Varianten, die aktiv ausgewählt und kombiniert werden mussten.
In der Praxis bedeutete das:
- hoher Zeitaufwand bei der Erstellung
- fehleranfällige Prozesse
- unnötige Belastung für die Redaktion
Der Wendepunkt: Ein System, das zur Arbeitsweise passt
Nach rund zehn Jahren bot sich bei Walther Trowal die Möglichkeit, die bestehende Systemlandschaft neu zu bewerten.
Im Mittelpunkt stand dabei nicht die Frage, wie bestehende Inhalte möglichst unverändert übernommen werden können. Vielmehr ging es darum, ein System zu finden, das die bereits etablierte Arbeitsweise der Redaktion konsequent unterstützt.
Denn die grundlegenden Prinzipien waren intern längst definiert: modular aufgebaute Inhalte, eine klare Variantenlogik und die konsequente Wiederverwendung von Informationen.
Die Herausforderung lag nicht in der Struktur der Dokumentation – sondern darin, diese Struktur im System effizient und ohne Umwege nutzbar zu machen.
Gesucht wurde daher keine technische Eins-zu-eins-Ablösung, sondern eine Lösung, die die vorhandenen Anforderungen besser abbildet und die Redaktion in ihrer Arbeitsweise unterstützt, statt sie anzupassen.
XR im Praxistest: Wie sich die bestehende Logik im System abbilden lässt
Im Rahmen von Workshops mit gds wurde das Redaktionssystem XR direkt anhand realer Inhalte und bestehender Dokumentationsstrukturen getestet.
Schnell zeigte sich ein entscheidender Unterschied: XR zwang die Redaktion nicht zu Workarounds – sondern bildete genau die Logik ab, die sich das Team bereits über Jahre hinweg selbst erarbeitet hatte.
Entscheidend dabei: Das System folgt konsequent dem Prinzip modularer, variantenfähiger Dokumentation – einem Ansatz, der sich in vielen technischen Redaktionen als Best Practice etabliert hat.
Dass XR in diesem Fall „direkt passt“, ist kein Zufall, sondern Ausdruck einer Systemlogik, die sich an etablierten Anforderungen der Technischen Dokumentation orientiert.
Für Walther Trowal bedeutete das: Die bestehende inhaltliche Struktur konnte beibehalten und erstmals ohne Umwege im System genutzt werden.
„Früher haben wir uns an das System angepasst – heute unterstützt uns das System“, beschreibt Klaus Dieter Kupfermann, Leiter der Technischen Dokumentation und Normung bei Walther Trowal, den Unterschied.
Was zuvor mit vielen Einzelschritten umgesetzt werden musste, ließ sich nun strukturiert und reproduzierbar abbilden.
Strukturen gezielt überführen: Der Weg in die XR-Systemlogik
Ein zentraler Erfolgsfaktor im Projekt war die bewusste Entscheidung, bestehende Inhalte gezielt zu konsolidieren und auf eine klare, zukunftsfähige Struktur zu überführen.
Dabei wurden ausschließlich aktuelle und relevante Inhalte übernommen und in die XR-Logik überführt.
Insgesamt wurden rund 40 Masterdokumente mit etwa 5.000 Objekten (2.530 Module, 1.792 Grafiken, 564 Fragmente) als neue Grundlage geschaffen. Diese bilden heute die Basis für sämtliche Varianten und Dokumentationen.
Vom Workaround zur Systemlogik: Wie sich die Arbeitsweise verändert hat
Mit der Einführung von XR veränderte sich die Arbeitsweise grundlegend.
Vorher:
- manuelle Steuerung komplexer Varianten
- zahlreiche Einzelschritte bei jeder Dokumentation
- Prozesse mussten an das System angepasst werden
- strukturierte Variantenlogik im System
- automatisierbare Dokumentenerstellung
- Prozesse folgen der eigenen Arbeitsweise
„Die Möglichkeit, Betriebsanleitungen auf Knopfdruck zu reproduzieren, erleichtert unsere Arbeit enorm. Gleichzeitig profitieren wir von einer höheren Qualität – insbesondere bei Vertretungen im Team“, unterstreicht Klaus Dieter Kupfermann.
Ein oft unterschätzter Erfolgsfaktor: Akzeptanz im Team
Ein besonders deutliches Signal für den Erfolg der Umstellung kam aus dem Redaktionsteam selbst: Mitarbeitende, die zuvor Vorbehalte gegenüber dem alten System hatten, fanden schnell Zugang zur Arbeitsweise im neuen Redaktionssystem XR.
Vor allem die Benutzerfreundlichkeit spielte dabei eine wichtige Rolle. Während das vorherige System in der täglichen Arbeit nur eingeschränkte Möglichkeiten zur individuellen Darstellung bot – etwa bei Schriftgröße oder Farbgebung im Editor – wird die Arbeit mit XR heute als deutlich zugänglicher und nachvollziehbarer empfunden.
Das erleichtert nicht nur den Einstieg für einzelne Mitarbeitende, sondern unterstützt auch die Zusammenarbeit im Team. Ein Aspekt, der in vielen Projekten unterschätzt wird – aber maßgeblich über den langfristigen Erfolg entscheidet.
Zusammenarbeit auf Augenhöhe: Ein entscheidender Faktor im Projektverlauf
Neben der Systementscheidung spielte auch die Zusammenarbeit im Projekt eine wichtige Rolle.
Von Beginn an war der Austausch zwischen Walther Trowal und gds von einem gemeinsamen Verständnis geprägt – fachlich wie organisatorisch. Anforderungen konnten schnell geklärt und Lösungen direkt abgestimmt werden.
Auch in der täglichen Zusammenarbeit zeigte sich ein klarer Vorteil: kurze Wege, direkte Ansprechpartner und eine zeitnahe Abstimmung ohne Verzögerungen.
Das erleichterte nicht nur die Umsetzung, sondern trug maßgeblich dazu bei, dass das Projekt reibungslos und effizient umgesetzt werden konnte.
Struktur als Grundlage: Mehr als Dokumentation
Mit der Einführung von XR wurde nicht nur die Erstellung der Dokumentation neu organisiert – es entstand gleichzeitig eine strukturierte und konsistente Datenbasis.
Inhalte liegen nun modular, eindeutig klassifiziert und variantenfähig vor. Damit sind sie nicht mehr nur für die klassische Dokumentationsausgabe nutzbar, sondern lassen sich flexibel in unterschiedlichen Kontexten wiederverwenden.
Daran wird deutlich: Die strukturierte Datenbasis ist nicht nur Ergebnis der Systemumstellung, sondern zugleich Ausgangspunkt für weitere Entwicklungen.
Ausblick: Nächster Schritt zur digitalen Informationsbereitstellung
Mit der Einführung von XR hat Walther Trowal die Grundlage für eine zukunftsfähige Technische Dokumentation geschaffen.
Im nächsten Schritt plant das Unternehmen, die Informationsbereitstellung weiter auszubauen – etwa durch die Einführung des Content-Delivery-Systems easybrowse, um Inhalte noch gezielter und nutzerorientierter bereitzustellen.
Die strukturierte und modular aufgebaute Datenbasis in XR schafft dafür die entscheidende Voraussetzung: Inhalte liegen bereits so vor, dass sie zielgruppengerecht, kontextsensitiv und in unterschiedlichen Formaten bereitgestellt werden können.
Fazit: Entscheidend ist, wie gut ein System zur Arbeitsweise passt
Entscheidend war bei Walther Trowal nicht allein der Funktionsumfang des neuen Systems, sondern wie konsequent sich die bestehende Arbeitsweise darin abbilden lässt.
Nicht das Tool entscheidet über den Erfolg, sondern wie gut es zur vorhandenen Logik passt: Unterstützt das System die Redaktion – oder gibt es die Prozesse vor?
Walther Trowal hat sich mit XR für eine Lösung entschieden, die vorhandene Strukturen nicht ersetzt, sondern nutzbar macht.
So entstehen effizientere Prozesse, konsistente Ergebnisse und die Grundlage für eine zukunftsfähige digitale Informationsbereitstellung.
