Schneller Aufstieg in der Karriereleiter durch Effizienz

Karriere machen, alle Aufgaben erledigen und trotzdem pünktlich in den Feierabend starten: Geht das? Und ob.

Solange man nicht immer mehr arbeitet – sondern immer klüger. Wie auch Ihnen das gelingt. In Deutschland ist ein Kulturkampf um die Arbeitszeit entbrannt. Die einen wollen weniger arbeiten und erhoffen sich dadurch ein besseres Leben. Die anderen fürchten Fachkräftemangel und Wohlstandsverluste und fordern sogar längere Arbeitszeiten.

Doch in Büro- und Managementjobs ist es gar nicht so leicht, in weniger Zeit mehr zu schaffen. Top-Führungskräfte verraten, wie sie selbst gelernt haben, produktiver zu arbeiten – fünf Grundregeln sind dabei entscheidend.

Doch die Vision vom Vier-Stunden-Tag hat nichts von ihrer provokanten Kraft verloren. Insbesondere für die junge Generation steht sie für mehr Lebensqualität, weniger Umweltzerstörung, womöglich sogar für eine Rückbesinnung auf den eigentlichen Sinn des Lebens – worin immer der bestehen mag. Bertrand Russell beschäftigte sich am liebsten mit völlig unterschiedlichen Themen.

In einem seiner berühmtesten Bücher, „Lob des Müßiggangs“, schrieb der britische Philosoph über die Vor- und Nachteile des Kapitalismus, das Verhältnis von Menschen und Insekten, den Charme unnützen Wissens oder die Ursprünge von Faschismus.

Doch die Berühmtheit des Büchleins erklärt sich nicht mit der Vielfalt der Themen – sondern mit dem Inhalt des ersten Kapitels. Darin schilderte Russell seine Utopie einer neuen Arbeitswelt, in der die Menschen nur noch vier Stunden am Tag arbeiten – eben so viel, dass das Geld zum Leben reicht, aber gleichzeitig genug Freizeit bleibt: „Dann wird es wieder Glück und Lebensfreude geben“, schrieb Russell, „statt der nervösen Gereiztheit und Übermüdung.“

Erstmals erschienen ist das Buch bereits im Jahr1935. Im aktuellen „Randstad Workmonitor“ zum Beispiel sagten58 Prozent der 18- bis 24-Jährigen, sie würden kündigen, wenn sie durch einen Job das Leben nicht genießen könnten. Mehr als jeder dritte Befragte hat genau deshalb schon mal eine Stelle geschmissen. Andere sehen im Geträume von kürzeren Arbeitszeiten das Symptom einer dekadenten Gesellschaft, die eine grundlegende Wahrheit vergessen hat: Jeglicher Wohlstand muss zunächst erarbeitet werden, bevor er verteilt werden kann.

So wies Continental-Aufsichtsratschef Wolfgang Reitzle in einem Gastbeitrag für die „Welt“ darauf hin, dass Deutschland bereits heute mit 1349 Stunden die mit Abstand kürzeste Jahresarbeitszeit der Welt habe, während es in den USA 1791 Stunden und in Polen 1830 Stunden seien: „Und wir diskutieren aktuell über die Vier-Tage-Woche, möglichst mit zwei Tagen Homeoffice zur verbesserten Work-Life-Balance“, schrieb Reitzle, „dabei stecken wir in einer Stagflation, haben eklatanten Fachkräftemangel und müssten ganz eindeutig mehr statt weniger arbeiten.“

Gibt es einen Ausweg aus diesem Dilemma? Geht das, sich selbst ebenso zufriedenstellen wie Kunden, Auftraggeber oder Vorgesetzte – und trotzdem (oder gerade deswegen) pünktlich in den Feierabend starten? Oder in den gewonnenen Stunden einfach noch mehr leisten, wenn einem danach ist? Um die Antwort vorwegzunehmen: Ja, das geht. Dann nämlich, wenn man den Arbeitstag weniger danach bewertet, wie viele Stunden er umfasst, als vielmehr, wie effizient diese Stunden verbracht wurden.

Der amerikanische Autor und Berater Alex Pang hat für sein im Jahr 2020 erschienenes Buch „Shorter“ ein Jahr lang Unternehmen auf der ganzen Welt besucht. Softwareschmieden in Tokio, Werbeagenturen in London, Finanzdienstleister in San Diego, Kosmetikhersteller in Melbourne und Sternerestaurants in Kopenhagen. So unterschiedlich die Branchen und Regionen auch waren, eines hatten die Unternehmen gemeinsam: Alle hatten die Arbeitszeit ihrer Angestellten radikal gekürzt.

Manche waren auf eine Vier-Tage-Woche umgestiegen, andere auf einen Sechs-Stunden-Tag – aber niemand hatte den Beschäftigten das Gehalt gekürzt. Die Ergebnisse seien eindeutig, sagt Pang: „Die Unternehmen waren produktiver, die Fluktuation war geringer, die Mitarbeiter zeigten sich kreativer und die Verkäufer engagierter.“ Wie kann das sein? Die Antwort laut Pang: Es geht stets darum, Arbeitsabläufe zu verbessern – indem man sich auf die wirklich wichtigen Tätigkeiten konzentriert, Ablenkungen ignoriert, Zeitfresser eliminiert und Routineaufgaben automatisiert.

„Dieses Umdenken mag zu Beginn Mühe kosten“, sagt Pang, „aber langfristig spart es Zeit und Geld.“Über Jahre haben immer mehr Beschäftigte in immer mehr Ländern ihre Arbeitszeit immer weiter gestreckt. Unter anderem, weil die Digitalisierung es möglich machte, theoretisch rund um die Uhr mit Kunden, Kollegen und Geschäftspartnern Kontakt zu halten. Zwischen 2008 und 2017 stieg die Arbeitszeit in Europa nach Angaben der International Labour Organisation um rund eine halbe Stunde pro Woche.

Doch nun keimt ein neues Umdenken: Immer mehr Mitarbeiter und Firmen erkennen, dass produktives Arbeiten nicht unbedingt bedeutet, möglichst viel Zeit in der Firma oder am Schreibtisch zu verbringen. Stattdessen setzen sie auf kürzere Arbeitszeiten und gezielteren Einsatz – und erzielen damit beachtliche Erfolge.

Das sieht man schon daran, dass die Menschheit einen Großteil der gewaltigen Wohlstandszuwächse der vergangenen Jahrhunderte nicht deshalb erreicht hat, weil sie immer länger gearbeitet hätte (das Gegenteil ist der Fall) – sondern weil die Effizienz zugenommen hat.

Maschinen aller Art, aber auch mehr Bildung und eine immer klügere Organisation von Büros, Fabriken und Baustellen haben dafür gesorgt, dass mit weniger Arbeitseinsatz mehr Ertrag erzielt wird. Dank Internet und anderen modernen Kommunikationstechnologien gilt das auch für viele Büro- und Managementjobs.

Effizienz ist ein wichtiges Leitmotiv für Unternehmen, aber auch für den persönlichen Arbeitsalltag. Sie hilft dabei, Aufgaben schneller und stressfreier zu erledigen sowie die individuelle Entscheidungsfreiheit zu vergrößern. Egal ob für persönliche Interessen, Weiterbildungen oder das Erledigen von noch mehr Aufgaben – wer effizient arbeitet, hat letztendlich mehr Zeit zur Verfügung. Doch wie genau kann Effizienz in der Praxis umgesetzt werden?

Eine naheliegende Idee ist es, jene Unternehmerinnen und Unternehmer, Managerinnen und Manager zu fragen, die bereits jetzt in ihrer Arbeitszeit ungewöhnlich viel erreichen. Ein Beispiel dafür ist Olga Nevska, die2019 den Posten als Geschäftsführerin der Telekom Mobility Solutions übernahm. Sie hat viel Zeit investiert, um die Zusammenarbeit in ihrem Unternehmen zu verändern und dadurch mehr Effizienz zu schaffen.

So finden nach 16 Uhr nur noch in Ausnahmefällen Termine statt und freitags versucht sie, ihren Kalender frei zu halten. Dadurch gewinnt sie Zeit, um sich auf bevorstehende Termine vorzubereiten und letztendlich noch effizienter zu arbeiten. Dies erfordert zwar Achtsamkeit und Disziplin, aber für Nevska ist es Teil ihrer Verantwortung als Führungskraft.

Auf eine ganz andere Art und Weise geht der Volkswagen- und Porsche-Chef Oliver Blume an das Thema Effizienz heran. Bürokratische und akribische Vorbereitungen auf Meetings, wie sie beispielsweise beim Onlineriesen Amazon üblich sind, lehnt er ab. Wenn ein Thema bei einer Besprechung noch nicht den Reifegrad für eine Entscheidung hat, setzt er klare Erwartungen und gibt die Fragestellung ins Team zurück. Auch die Art und Weise, wie Besprechungen abgehalten werden, ist ein wichtiger Schlüssel für effizientes Arbeiten.

Autor Alex Pang traf auf zahlreiche Unternehmer und Manager, die versuchen, hier etwas zu verändern. Das Motto lautet: Lieber kurze, aber effektive Besprechungen mit nur wenigen Teilnehmern, als lange, langatmige Meetings, bei denen die meisten Teilnehmer gedanklich abschalten. Einige Unternehmen beenden Besprechungen automatisch nach20 Minuten, andere halten sie im Gehen oder Stehen ab, was die Lust auf langatmige Wortmeldungen automatisch hemmt.

Eine weitere ungewöhnliche Methode, um die Schlagzahl hochzuhalten, nutzt Miguel López, Vorstandsvorsitzender von Thyssen-Krupp. Seine Uhr geht stets fünf Minuten vor. Für ihn sind kurze Taktung und schnelles Agieren wichtig für die Leistungsfähigkeit. Deshalb dauern die meisten Meetings bei Thyssen-Krupp zwischen 15 und 25 Minuten. Denn die im Kalender eingeplante Zeit wird meist auch komplett ausgenutzt. Um den Fokus auf das Wesentliche zu lenken, reduziert man also die Zeit. Außerdem gibt es bei Thyssen-Krupp täglich um 18.30 Uhr eine 15-minütige Onlineschaltung für den Vorstand, um Updates zu teilen.

Auch regelmäßige Treffen mit den Top-50-Führungskräften und den Top-500-Führungskräften finden statt, um einen transparenten Informationsaustausch auf allen Ebenen zu gewährleisten. Zusätzlich gibt es alle vier bis fünf Wochen das Format "Kaffee mit dem CEO", bei dem jeder Mitarbeiter die Möglichkeit hat, ein kurzes Gespräch mit dem Konzernchef zu führen. Für López ist es wichtig zu wissen, worüber seine Mitarbeiter reden und sich an der Diskussion zu beteiligen. Auch für den Autor Alex Pang ist der bewusste Umgang mit der Zeit eine wesentliche Bedingung, um in weniger Stunden mehr zu schaffen.

Er empfiehlt, bestimmte Zeiten des Tages für konzentriertes Arbeiten zu blocken, genauso wie es Zeiten für Kommunikation geben sollte. Wie wichtig Effizienz für den Erfolg eines Unternehmens ist, vergleicht der Thyssen-Krupp-Chef mit einem Sportwettkampf: Am Ende des Tages geht es darum, als Mannschaft zu gewinnen und nicht darum, nass geschwitzt zu sein, ohne das Ziel erreicht zu haben.

Führungskräfte sind dazu da, Teams zum Gewinnen zu verhelfen. Auch Sascha Specketer, Vertriebsleiter für Deutschland, Österreich und die Schweiz bei dem Vermögensverwalter Invesco, setzt auf bewusste Zeitplanung. In Zeiten, in denen es um Nachhaltigkeit bei der Geldanlage geht, müssen Unternehmen auch nachhaltig mit ihren Mitarbeitern umgehen, so Specketer. Aus diesem Grund hat er sich dienstags und donnerstags von 15 bis 17 Uhr feste Blocker in seinem Kalender reserviert.

In dieser Zeit nimmt er sich bewusst Zeit für Themen außerhalb des Tagesgeschäfts, um über strategische Weiterentwicklungen oder Personalthemen nachzudenken und diese Gedanken festzuhalten.Effizienz im Arbeitsalltag ist für Unternehmen und deren Mitarbeiter von großer Bedeutung. Indem Manager und Führungskräfte bewusst mit ihrer Zeit umgehen und effektive Arbeitsweisen implementieren, können sie in weniger Stunden mehr erreichen und erfolgreich sein.

Kommunikation und Besprechungskultur spielen dabei eine wichtige Rolle, ebenso wie die Möglichkeit, Ideen und Gedanken auszutauschen und transparent zu kommunizieren. Durch eine bewusste Zeiteinteilung und klare Prioritäten können Unternehmen langfristig erfolgreich sein und gleichzeitig nachhaltig mit ihren Mitarbeitern umgehen.

Das moderne Geschäftsleben ist geprägt von Schnelligkeit, intensivem Wettbewerb und ständiger Veränderung. In diesem Umfeld ist es entscheidend, dass Führungskräfte die Balance zwischen Arbeit und persönlichem Wohlbefinden finden. Michael Wax, Gründer und CEO des Berliner Logistik-Start-ups Forto, setzt auf eine sorgfältige Planung und regelmäßige Reflexion, um den Herausforderungen des Tagesgeschäfts gewachsen zu sein. Jeden Morgen beginnt der 32-jährige Wax mit dem "Journaling", einer modernen Form des Tagebuchführens, das ihm hilft, die Kontrolle zu behalten.

Um frühzeitig zu wissen, was den Tag über erwartet, plant Wax bereits im Oktober die Jahresplanung für das kommende Jahr. Dabei berücksichtigt er nicht nur Termine und Reisen, sondern auch Konferenzen und Treffen des Verwaltungsrats. Alle drei Monate nimmt er eine Bestandsaufnahme vor, die gegebenenfalls zu größeren Veränderungen im Unternehmen führen kann. Zusätzlich spricht Wax alle sechs Wochen mit seinem Coach über Führungsfragen und steht in engem Austausch mit seinen Mentoren, bestehend aus anderen Start-up-Chefs, Vorstandsvorsitzenden und Investoren.

Als Chef versteht er es als seine Aufgabe, stetig an sich selbst zu arbeiten. Um bei all dem Stress und der Geschwindigkeit des Unternehmensalltags dennoch gesund und fit zu bleiben, setzt Wax auf genügend Schlaf, gesunde Ernährung und regelmäßigen Sport. Auch auf Geschäftsreisen hat er immer seine Laufschuhe und gesunde Snacks dabei. Seine Teams, die sich an verschiedenen Standorten auf der ganzen Welt befinden, sind bereits daran gewöhnt, dass ihr Chef sie am frühen Morgen zum gemeinsamen Laufen ermuntert und dabei die Stadt erkundet.

Auch andere Führungskräfte wie Olga Nevska und Roman Gaida haben erkannt, dass es für den Erfolg eines Unternehmens unerlässlich ist, sich Selbstreflexion und Achtsamkeit zu ermöglichen. Der Professor für Organisationstheorie an der Universität Cambridge, Thomas Roulet, bezeichnet diese Fähigkeit als "well-being intelligence" und betont die Wichtigkeit des Verständnisses und der Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeiter. Gerade in Zeiten von zunehmendem Arbeitsstress und der Coronapandemie wird deutlich, dass dies nicht länger eine Wahl, sondern eine Pflicht für Unternehmen ist.

Dieser Ansatz hat sich für Roman Gaida bewährt. Als er vor fünf Jahren als Verantwortlicher für die digitale Transformation eines Geschäftsbereichs bei einem internationalen Großkonzern anfing, teilte er von Anfang an mit, dass er bald Vater von Zwillingen sein würde und eine aktive Rolle als Vater übernehmen möchte. Diese Offenheit und Priorisierung seiner Familie schadete seiner Karriere keineswegs, im Gegenteil. Gaida steigt demnächst als weltweiter Vertriebschef und Mitglied in die Geschäftsführung bei Bürkert Fluid Control Systems auf.

Gaida weist auch das Vorurteil zurück, dass eine bessere Work-Life-Balance automatisch zu weniger Arbeit führt. Er selbst arbeitet nicht weniger, sondern anders und kann trotzdem nachmittags mal seine Kinder abholen. Er betont die Wichtigkeit von Performance anstelle von Präsenz und sieht die Vereinbarkeit von Beruf und Familie als Teil einer gesunden Unternehmenskultur. Führungskräfte haben die Macht, diese positiv zu beeinflussen. Auch die Boston Consulting Group (BCG) nimmt die Bedeutung von Achtsamkeit und Wohlbefinden für ihre Mitarbeiter ernst.

Neben Teilzeitprogrammen und zusätzlichen Auszeiten bietet das Unternehmen seinen Beratern alle sechs Monate die Möglichkeit, sich für sogenannte "Cool-down-Days" freizunehmen. Diese werden genutzt, um organisatorische Aufgaben, Weiterbildungen oder Coachings zu erledigen und sollen dazu beitragen, dass die Mitarbeiter effektiver arbeiten können.

Carolin Eistert, Partnerin bei BCG und zuständig für Recruiting und Employer Branding, betont die Wichtigkeit von Pausen für leistungsstarke Mitarbeiter und betont, dass diese korrekt angewandt keine Einbußen in der Arbeitseffizienz verursachen, sondern im Gegenteil sogar steigern können. Es ist an der Zeit, dass Unternehmen die Bedürfnisse und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter ernst nehmen und dies als Teil einer gesunden Unternehmenskultur betrachten.

Henkel-Personalvorständin Sylvie Nicol hat es erkannt: Feedback ist sowohl als Mutter als auch als Managerin von großer Bedeutung. Ihre drei Kinder bemängelten, dass sie zu oft "always on" war, während sie von einigen Mitarbeitern die Rückmeldung erhielt, sie kontrolliere zu viel. Heute gibt sie ihren Angestellten mehr Freiraum, agiert als Coach und nimmt sich selbst mehr Pausen und Sporteinheiten.

"Ich weiß, dass die Welt auch nicht untergeht, wenn ich am Wochenende nicht arbeite oder im Urlaub auch mal offline bin", erklärt sie. Die ständige Erreichbarkeit durch Smartphones gab es schon vor der Coronapandemie, doch seit dem Lockdown in ganz Deutschland spielen sich die Arbeitstage nur noch zwischen Bett, Küche und Schreibtisch ab. Dadurch verschwimmen die Grenzen zwischen Beruf und Privatleben immer mehr, was die Arbeitsforscher als "Work-Life-Blending" bezeichnen.

Dieses Phänomen erschwert das Abschalten und führt zu einem Grundgefühl der Erschöpfung. Auch Janina Mütze, Gründerin und Geschäftsführerin des Berliner Umfrageinstituts Civey, hat diese Entwicklung in ihren Umfragen festgestellt. Die Kurve der Erschöpfung ist gestiegen, während die Kurve der Zuversicht gesunken ist. Neben den zahlreichen Krisen, die derzeit eine Rolle spielen, trägt auch die weniger klare Trennung zwischen Beruf und Privatleben zu diesem Phänomen bei. Um diesem entgegenzuwirken, müssen die Politik, die Wirtschaft und die Zivilgesellschaft neue Lösungsansätze finden.

Mütze betont die Notwendigkeit von Flexibilität und vielfältigen Entlastungsmöglichkeiten. Um selbst effizient zu arbeiten, hat Mütze einige Veränderungen vorgenommen. Sie hat Aufsichtsratsmandate abgegeben, neue Strukturen bei Civey eingeführt und sich auf die Themen konzentriert, bei denen sie den größten Einfluss haben kann. Ihre Arbeitswoche beginnt meistens am Wochenende, wenn sie ihre privaten und beruflichen Termine sowie die Kinderbetreuung miteinander synchronisiert.

Die richtige Nutzung der Technologie ermöglicht es ihr, effizienter zu arbeiten. Diese Einsicht teilt auch Buchautor Alex Pang. Seinen Gesprächen zufolge kann die Automatisierung von zeitaufwendigen Aufgaben und die Nutzung digitaler Tools die Zusammenarbeit wesentlich effizienter gestalten. Er sieht vor allem in der E-Mail-Kommunikation noch ungenutztes Potenzial, beispielsweise durch das Reduzieren von E-Mails, die gesamte Abteilung "cc" zu setzen, sowie durch prägnante Betreffzeilen und kurze Inhalte.

In einigen der von ihm besuchten Unternehmen checken die Mitarbeiter ihre E-Mails nur noch zweimal am Tag - einmal morgens und einmal abends. Entscheidend ist dabei ein bewusster Umgang mit der Technologie, um diese als Instrument zur Erleichterung des Arbeitsalltags zu nutzen.

Die Beispiele von effizienten Führungskräften in Unternehmen wie Konzernen, Start-ups oder Beratungsfirmen zeigen, dass es auf fünf Faktoren besonders ankommt. Erstens müssen die Versuchungen der digitalen Kommunikationsmittel widerstanden werden, sich immer mehr, noch breiter und noch kurzfristiger zu äußern.

Zweitens sollten Besprechungen bewusst kurz gehalten werden und die Teilnehmer auf diejenigen beschränkt bleiben, die für eine Entscheidung oder Information notwendig sind.

Drittens sollte die Versuchung des Mikromanagements widerstanden werden, nur die wirklich wichtigen Entscheidungen an sich zu ziehen und vom Team beschlussreife Vorlagen einzufordern.

Viertens müssen für sich selbst und das Unternehmen klare Ziele formuliert und festgehalten werden, sei es auf den Tag, das Quartal oder das Jahr bezogen. Schließlich sollten Führungskräfte keinen Präsentismus vorleben oder verordnen, sondern eine ausgewogene Balance zwischen Hochleistungs- und Regenerationsphasen schaffen.

Obwohl diese Erkenntnisse auf den ersten Blick einfach wirken, ist es im Arbeitsalltag oft schwierig, sie umzusetzen. Doch das Ziel, mehr Effizienz zu erreichen, ist verlockend. Denn letztendlich bedeutet mehr Effizienz, mehr mit weniger zu schaffen und Frustration zu minimieren.

Zudem trägt mehr Effizienz dazu bei, ein gesellschaftliches Dilemma zu durchbrechen: Die Erhaltung eines hohen und steigenden Wohlstandsniveaus bei gleichzeitig sinkender Anzahl an Erwerbstätigen. Bereits vor fast 100 Jahren erkannte Bertrand Russell, dass dies durch moderne Produktionsmethoden möglich ist.

Doch stattdessen haben wir es vorgezogen, dass einige überanstrengen und andere hungern. Heute haben wir die Chance, dieses Dilemma zu lösen. Jede Führungskraft, die sich an die oben aufgeführten Erkenntnisse hält, kann Teil dieses Pionierwechsels sein.