Professionalität im E-Mail-Verkehr will gelernt sein
10. Oktober 2016, 09:29 Uhr · Quelle: klamm.de
© Rawpixel.com - shutterstock.com
Professionalität im E-Mail-Verkehr will gelernt sein
Professionell formulierte und formatierte E-Mails stellen in Zeiten, in denen das Versenden von lapidar dahergeschriebenen Kurznachrichten via WhatsApp oder SMS zum Alltag geworden ist, für viele eine echte Herausforderung dar. Dabei ist es im Berufsleben wichtig, eine einwandfreie E-Mail aufsetzen zu können.
Nicht nur bei deutschen Schülern hapert es oft an der Rechtschreibung. Selbst Studenten und teils sogar Lehrer sind vor Rechtschreibfehlern nicht gefeit. Die Politikwissenschaftlerin Hannah Bethke, die regelmäßig Seminararbeiten mit Halbsätzen, Grammatik- und Rechtschreibfehlern vor sich liegen hat, sieht das Problem vor allem darin, dass im Allgemeinen zu wenig gelesen werde. Spätestens im Geschäftsleben wirkt es sich negativ aus, wenn der Chef nicht mit "Sehr geehrter…", sondern regelmäßig mit "Sehr geerther…" angeschrieben wird. Viele Firmen haben in der Vergangenheit sogar auf diese Problematik reagiert und bieten entsprechende Kurse an. Wer von Beginn an durch korrekte Rechtschreibung im E-Mail-Verkehr punktet, hinterlässt einen guten Eindruck.
Neben Rechtschreibfehlern sind es vor allem kleinere formale Fehler, die eine geschäftliche E-Mail unprofessionell wirken lassen. Professionalität fängt bereits mit der eigentlichen E-Mail-Adresse an. Wer eine Mailadresse benutzt, die aus einem Phantasienamen besteht, wirkt wesentlich unprofessioneller als mit einer Mailadresse, die sich aus Vornamen, Nachnamen und Firmennamen zusammensetzt. Selbst Privatleute und Selbständige legen sich aus diesem Grund immer öfter eine eigene Business-E-Mail zu, anstatt die Dienste eines Freemail-Anbieters zu nutzen. Eine solche sorgt nicht nur für einen professionellen Eindruck, sondern beinhaltet je nach Anbieter auch diverse weitere Vorteile wie Werbefreiheit, umfangreichen Postfachspeicher sowie Echtzeitsynchronisation und mobilen Zugriff auf alle Daten.
Sofern es sich nicht um E-Mails unter engen Kollegen handelt, wird eine Korrespondenz stets mit "Sehr geehrte/r…" begonnen und "Mit freundlichen Grüßen" abgeschlossen. Ausschweifende und verschachtelte Sätze sollten vermieden werden, ebenso sollte kein Interpretationsspielraum offen bleiben. Nachrichten sollten darum immer klar formuliert, dabei aber stets freundlich im Umgangston sein. Wer private Nachrichten versenden möchte, sollte dies aus rechtlichen Gründen nicht vom beruflichen Computer aus tun. Wichtige Diskussionen finden bestenfalls in Gesprächsräumen oder Meetings statt und werden nicht per E-Mail geklärt. Große Bedeutung kommt auch dem Betreff zu. Auch hier gilt: je kürzer und genauer, desto besser.
Bildrechte: Flickr Office Fun and Games Richard Clifford CC BY-SA 2.0 Bestimmte Rechte vorbehalten
Auf korrekte Rechtschreibung achten
Nicht nur bei deutschen Schülern hapert es oft an der Rechtschreibung. Selbst Studenten und teils sogar Lehrer sind vor Rechtschreibfehlern nicht gefeit. Die Politikwissenschaftlerin Hannah Bethke, die regelmäßig Seminararbeiten mit Halbsätzen, Grammatik- und Rechtschreibfehlern vor sich liegen hat, sieht das Problem vor allem darin, dass im Allgemeinen zu wenig gelesen werde. Spätestens im Geschäftsleben wirkt es sich negativ aus, wenn der Chef nicht mit "Sehr geehrter…", sondern regelmäßig mit "Sehr geerther…" angeschrieben wird. Viele Firmen haben in der Vergangenheit sogar auf diese Problematik reagiert und bieten entsprechende Kurse an. Wer von Beginn an durch korrekte Rechtschreibung im E-Mail-Verkehr punktet, hinterlässt einen guten Eindruck.
Formale Fehler vermeiden
Neben Rechtschreibfehlern sind es vor allem kleinere formale Fehler, die eine geschäftliche E-Mail unprofessionell wirken lassen. Professionalität fängt bereits mit der eigentlichen E-Mail-Adresse an. Wer eine Mailadresse benutzt, die aus einem Phantasienamen besteht, wirkt wesentlich unprofessioneller als mit einer Mailadresse, die sich aus Vornamen, Nachnamen und Firmennamen zusammensetzt. Selbst Privatleute und Selbständige legen sich aus diesem Grund immer öfter eine eigene Business-E-Mail zu, anstatt die Dienste eines Freemail-Anbieters zu nutzen. Eine solche sorgt nicht nur für einen professionellen Eindruck, sondern beinhaltet je nach Anbieter auch diverse weitere Vorteile wie Werbefreiheit, umfangreichen Postfachspeicher sowie Echtzeitsynchronisation und mobilen Zugriff auf alle Daten.
Sofern es sich nicht um E-Mails unter engen Kollegen handelt, wird eine Korrespondenz stets mit "Sehr geehrte/r…" begonnen und "Mit freundlichen Grüßen" abgeschlossen. Ausschweifende und verschachtelte Sätze sollten vermieden werden, ebenso sollte kein Interpretationsspielraum offen bleiben. Nachrichten sollten darum immer klar formuliert, dabei aber stets freundlich im Umgangston sein. Wer private Nachrichten versenden möchte, sollte dies aus rechtlichen Gründen nicht vom beruflichen Computer aus tun. Wichtige Diskussionen finden bestenfalls in Gesprächsräumen oder Meetings statt und werden nicht per E-Mail geklärt. Große Bedeutung kommt auch dem Betreff zu. Auch hier gilt: je kürzer und genauer, desto besser.
Bildrechte: Flickr Office Fun and Games Richard Clifford CC BY-SA 2.0 Bestimmte Rechte vorbehalten
