Lagerverwaltung für vier Materialwelten
Ersatzteile, RHB, Werbemittel und IT-Equipment in einem durchgängigen Prozess

Düseldorf, 26.01.2026 (PresseBox) - Verwaltet ein Unternehmen parallel mechatronische Ersatzteile, Roh-/Hilfs-/Betriebsstoffe (RHB), Werbemittel und IT-Equipment, entstehen schnell vier getrennte „Lageruniversen“ – mit unterschiedlichen Regeln, Verantwortlichkeiten und oft auch verschiedenen Tools. Ein zeitgemäßes Lagerverwaltungssystem führt diese Bereiche zusammen: Bestände sind aktuell, Buchungen erfolgen digital direkt am Ort der Bewegung, mobile Scans ersetzen Zettel und Nachträge, und Auswertungen schaffen Steuerbarkeit. Der folgende Use Case skizziert typische Ist-Abläufe, zeigt die häufigsten Effizienzbremsen – und beschreibt, wie COSYS mit App, WebDesk und Business Intelligence diese Anforderungen abdecken kann.

Use Case: Ein Lager – viele Artikeltypen – ein gemeinsamer Anspruch

Ein mittelständischer Industriebetrieb betreibt ein zentrales Lager, das mehrere interne Kundengruppen versorgt:

• Instandhaltung benötigt Ersatzteile aus der Mechatronik kurzfristig und verlässlich.
• Produktion greift regelmäßig auf RHB zu.
• Marketing/Vertrieb möchten Werbemittel unkompliziert anfordern und abholen.
• IT muss Equipment geordnet ausgeben und Rückläufer sauber nachhalten – idealerweise seriennummerngenau.

Die Anforderungen sind eindeutig: Eine cloudbasierte Lagerverwaltung (SaaS), eine leicht bedienbare Weboberfläche, ein Rollen- und Rechtekonzept sowie mobile Nutzung per MDE/Scanner oder Smartphone. Zusätzlich soll der Datenaustausch mit SAP (ERP/S/4HANA) pragmatisch möglich sein. Für Werbemittel wird außerdem ein Bestellablauf im Webshop-Stil gewünscht – alternativ über eine Anbindung an ein bestehendes IT-/Service-System.

So sehen die Abläufe in vielen Unternehmen heute aus

In der Realität sind Prozesse häufig nur teilweise digitalisiert. Wareneingänge werden zwar kontrolliert, aber Buchungen erfolgen oft verzögert – später am Arbeitsplatz oder gebündelt zum Tagesabschluss. Ein- und Umlagerungen passieren im Tagesgeschäft schnell, werden jedoch nicht konsequent dokumentiert: Kartons wechseln Regalfächer, Kisten werden „kurz“ umgestellt – während im System weiterhin der alte Lagerplatz steht.

Besonders heikel sind Ausgaben und Verbräuche: RHB wird nicht immer sofort gebucht, Werbemittel werden spontan ausgegeben, und IT-Geräte verlieren ohne saubere Bewegungs- und Seriennummernführung rasch ihre Transparenz. Spätestens zur Inventur treten die Folgen offen zutage: Bestände passen nicht, Suchzeiten steigen und Abstimmungen zwischen Lager, Instandhaltung, Produktion, Marketing und IT kosten unnötig Ressourcen.

Wo es hakt: typische Engpässe und Reibungsverluste

Der Kern vieler Probleme sind Medienbrüche und fehlende Echtzeitdaten. Werden Buchungen nicht dort erfasst, wo die Bewegung stattfindet, wird die Lagerlösung zum „Nachtragsarchiv“ statt zum Steuerungswerkzeug. Häufige Auswirkungen:

• Unpräzise Bestände: Fehlmengen bei kritischen Ersatzteilen oder RHB – parallel zu Überhängen bei Werbemitteln oder Zubehör.
• Mehr Such- und Laufwege: Artikel stehen physisch anders als im System; täglich Minuten, über Wochen viele Stunden.
• Schwache Nachvollziehbarkeit: Ohne saubere Historie lässt sich kaum klären, wann Abweichungen entstanden sind.
• Hoher Inventuraufwand: Differenzen müssen mühsam rekonstruiert statt systematisch aufgearbeitet werden.

Hinzu kommt das Thema Governance: Vier Materialkategorien bedeuten unterschiedliche Zuständigkeiten und Sicherheitsanforderungen. Genau hier sind Rollen und Rechte entscheidend – etwa damit IT-Assets nur berechtigt ausgegeben werden, während Werbemittel möglichst niedrigschwellig angefordert werden können.

COSYS Lagerverwaltung: WebDesk und App als verbindendes Element

COSYS setzt auf durchgängige digitale Abläufe und mobile Datenerfassung. Warenbewegungen werden direkt vor Ort per App erfasst und in Echtzeit sichtbar gemacht; der COSYS WebDesk dient als webbasierte Zentrale zur Steuerung und Analyse – inklusive Business-Intelligence-Funktionen.

Mobile Prozesse, die die Anforderungen konkret abdecken

Für die Kernaufgaben Wareneingang, Warenausgang, Einlagerung, Umlagerung, Verbrauch und Inventur lassen sich die typischen Anforderungen in mobilen Modulen abbilden:

• Wareneingang (optional mit Bestellbezug): Offene Vorgänge werden angezeigt, Artikel werden gescannt, Mengen erfasst (inkl. Gründen bei Abweichungen) und Lagerplätze direkt zugewiesen. Das reduziert Nacharbeiten und manuelle Prüfungen.
• Ein-/Auslagerung: Scan-gestützte Buchung mit Mengen – bei Bedarf inklusive Charge oder Seriennummer. Ergänzend können Informationen wie Projekt, Auftrag oder Kostenstelle dokumentiert werden (hilfreich für Verbrauch und Zuordnung).
• Umlagerung: Standortwechsel werden nicht „still“ durchgeführt, sondern sauber im System protokolliert – ein wirksamer Hebel gegen Suchzeiten und Inventurdifferenzen.
• Kommissionierung / auftragsbezogene Entnahme: Aufträge, Lagerplätze und Status sind mobil sichtbar; Mengenabweichungen werden direkt zurückgemeldet. Das eignet sich auch, um Werbemittel-Ausgaben oder interne Bereitstellungen revisionssicher abzubilden.
• Inventur (periodisch oder permanent): Zählungen erfolgen mobil pro Lagerplatz, mit Abschlusslogik, Soll-Ist-Abgleich und Differenzlisten – passend für unterschiedliche Inventurstrategien.

Zentrale Transparenz über den COSYS WebDesk

Der WebDesk fungiert als browserbasierte Administrations- und Analyseoberfläche und verbindet mobile Prozesse mit Verwaltung und Auswertung. Im Lagerkontext bedeutet das typischerweise:

• Stammdatenpflege und Benutzerverwaltung
• Bestandsübersichten nach Artikel oder Lagerplatz
• Meldebestände und Auswertungen zu kritischen Artikeln
• MHD-Übersichten (wo relevant)
• Detaillierte Bewegungs- und Buchungshistorien zur Ursachenanalyse

Damit werden operative Tätigkeiten (Buchen/Scannen) und steuernde Aufgaben (Kontrolle/Analyse) in einer Oberfläche zusammengeführt.

SAP-Anbindung pragmatisch umsetzen statt Großprojekt starten

Wenn „SAP-fähig“ bedeutet, dass ein solider Datenaustausch reicht, ist ein pragmatisches Integrationsmodell sinnvoll: SAP bleibt führend für Stammdaten und Belege, während die Lagerlösung die physischen Bewegungen in Echtzeit führt. COSYS beschreibt hierfür Schnittstellen sowie Import-/Export-Möglichkeiten und eine SAP-Anbindung, über die Daten in den WebDesk übernommen und anschließend ausgewertet werden können. So kann Integration schrittweise erfolgen – ohne das Lager in ein monatelanges IT-Projekt zu zwingen.

COSYS Business Intelligence: aus Lagerdaten werden steuerbare Kennzahlen

COSYS positioniert seine Business-Intelligence-Komponente als cloudbasiertes System zur Visualisierung von Prozessdaten in (nahezu) Echtzeit, zur Automatisierung von Reports und – je nach Szenario – auch zur Nutzung prognosebasierter Auswertungen.

Im Use Case mit vier Materialwelten wird der Nutzen besonders greifbar: Kennzahlen lassen sich nach Kategorien (Ersatzteile, RHB, Werbemittel, IT) auswerten, statt nur Listen zu erzeugen. Meldebestände zeigen Nachschubbedarf, Buchungshistorien erklären Differenzen, MHD-Übersichten unterstützen rechtzeitige Maßnahmen und Dashboards liefern einen schnellen Überblick – ohne dass Reporting dauerhaft in Excel „zusammengebaut“ werden muss

Fazit

Ein Lagerverwaltungssystem bringt den größten Nutzen, wenn es Bewegungen direkt dort erfasst, wo sie entstehen – idealerweise mobil per Scan – und die Daten anschließend zentral auswertbar macht. Der Use Case mit vier Materialwelten zeigt, wie schnell ohne Echtzeitbuchungen Bestandsabweichungen, Suchzeiten und Inventuraufwand zunehmen.

COSYS adressiert diese Herausforderungen mit App-gestützten Kernprozessen (Wareneingang, Ein-/Auslagerung, Umlagerung, Kommissionierung, Inventur) sowie dem WebDesk als Steuerungs- und Analysezentrale. In Verbindung mit COSYS Business Intelligence entsteht eine datenbasierte Lagersteuerung mit klaren Verantwortlichkeiten, hoher Transparenz und belastbaren Reports – über alle Materialkategorien hinweg.