KI im Projektmanagement: Wie – nicht ob! #kommenSiemit
Am 4. März 2025 zeigte Kai Wilhelm in der PMO-Ideenkiste der GPM Fachgruppe PMO auf: „KI ist keine Zukunftsfantasie, sondern ein strategisches Jetzt-Thema“.

24. April 2025, 10:00 Uhr · Quelle: Pressebox

KI revolutioniert das Projektmanagement, indem sie in jedem Arbeitsschritt eingesetzt wird, was zu Effizienzsteigerungen führt. Unternehmen sollten jetzt beginnen, KI schrittweise zu integrieren, um die Vorteile zu nutzen und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Nürnberg, 24.04.2025 (PresseBox) - Am4. März 2025zeigteKai Wilhelmin derPMO-Ideenkiste derGPM Fachgruppe PMOauf:„KI ist keine Zukunftsfantasie, sondern ein strategisches Jetzt-Thema“. Der Vortrag verdeutlichte, KI wird das Projektmanagement verändern. Wir stehen noch am Anfang. Kommen Sie also mit auf die Reise und lernen Sie, die Tools zu nutzen.

5 Kern-Erkenntnisse aus dem Vortrag

1.#Mindset-Frage: „Wie, nicht ob!“

KI durchdringtalle Arbeitsschrittedes Projektmanagements– von der Erstellung des Projektauftrags bis zur Kommunikation der Abschlussdokumentation. Der Schlüssel liegt imUmdenken:

„Es geht nicht darum, ob KI eine Aufgabe lösen kann, sondern wie Sie sie optimal einsetzen“(Wilhelm, 03/2025).

Dieses Mindset ist entscheidend, um bestehende Arbeitsabläufe kritisch zu hinterfragen und Potenziale aktiv zu nutzen.

2.#KampfgegendasweißePapier: 20 % Zeitgewinn

Ein Praxisbeispiel aus dem Vortrag zeigt, dass KI in 30 Sekunden einen vollständigen, auf das Projekt passenden, Projektauftrag generieren kann. Die manuelle Nachbearbeitung einschließlich Formatierung spart mindestens 20 % der bisherigen Erstellungszeit. Dieser Zeitgewinn ermöglicht es, mehr Kapazitäten für strategische Aufgaben freizusetzen.

3.#allesgeht: Artefakte im KI-Check

KI kann alle Artefakte im Projektmanagement unterstützen. Dazu gehören Projektaufträge, Risikomanagement, Statusberichte und vieles mehr. Jedes dieser Artefakte kann durch KI optimiert werden, um Effizienz und Genauigkeit zu steigern.

4.#sprechtmitKI: Sprache als Turbo

Wilhelms Top-Tipp ist, Sprachbefehle zu nutzen, da sie schneller sind. Kontext schlägt hier (Prompt-)Struktur. Schreibfehler sind akzeptabel. Dies ermöglicht natürliche Workflows und beschleunigt die Interaktion mit KI-Systemen.

„Nutzen Sie Sprachbefehle – es geht einfach schneller.“

5.#KIinjedemSchritt: Der kumulative Effekt

„Der echte Gewinn entsteht, wenn Sie KI inganze Arbeitskettenintegrieren – nicht als Einzelschritt.“

Jeder automatisierte Teilschritt setzt Kapazitäten für strategische Aufgaben frei und führt zu einem kumulativen Effekt.

Roadmap zur Umsetzung in Unternehmen: Drei Aktionsachsen

1. Kompetenzen & Kultur

Stakeholderspezifische Schulungen zur täglichen Anwendung von KI im PM (z. B. für Projektleitenden, PMO-Mitarbeitenden, Projektmitglieder oder Management-Rolle usw.)
Aufbau und Betrieb interner KI-PM-Communitys zum Austausch von Erfahrungen und zur kontinuierlichen Verbesserung

2. Prozesse & Governance

Identifizierung von Anwendungsfällen anhand der eigenen PM-Prozesse
Einsatz von KI-Checkpoints bei jedem Projektphasenwechsel zur Sicherung der Qualität

3. Tools & Technik

Pilotierung generischer KI-Tools für PM-Standardaufgaben
Bedarfsgerechte Einführung spezialisierter Lösungen, um die Effizienz weiter zu steigern

Letzter Appell des Vortrags: #kommenSiemit

„Die Reise beginnt mit kleinen Schritten: Starten Sie heute mit einem Use Case Ihrer Wahl. Wer auf den perfekten Zeitpunkt wartet, verliert den Anschluss.“

Diese Botschaft unterstreicht die Dringlichkeit, jetzt zu beginnen und schrittweise Kompetenzen aufzubauen.

Fazit

KI ist kein Add-on, sondern ein integraler Bestandteil des modernen Projektmanagements. Nutzen Sie die Chance, Ihre Prozesse zu optimieren und Ihre Effizienz zu erhöhen. Starten Sie heute – nicht morgen!

Quellenangabe:
Vortrag „KI im Projektmanagement: Vision und Anwendungsfälle“ – Kai Wilhelm, PMO-Ideenkiste (04.03.2025)

Kommunikation
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