IWiG – Workflow-Management und Benchmarking
Warum Kennzahlen allein keine Prozesse verbessern

Telgte, 28.05.2026 (PresseBox) - Impulse aus Forschung, Wissenschaft und Praxis – Innovationen im klinischen Workflow-Management

Krankenhäuser verfügen heute über eine enorme Menge an Daten. Kennzahlen zu Verweildauern, Prozesszeiten, Personaleinsatz oder Kosten stehen in nahezu allen Bereichen zur Verfügung. Dennoch bleibt die gewünschte Wirkung häufig aus. Prozesse werden analysiert, Berichte erstellt und Abweichungen dokumentiert – doch spürbare Verbesserungen im Arbeitsalltag entstehen oft nur begrenzt.

Der Grund dafür liegt nicht in fehlenden Daten, sondern in einem fehlenden Verständnis der zugrunde liegenden Prozesse. Denn Kennzahlen zeigen zwar, dass Unterschiede existieren – sie erklären jedoch nicht, warum diese Unterschiede entstehen.

An diesem Punkt gewinnt die Verbindung von Workflow-Management und Prozess-Benchmarking entscheidende Bedeutung.

Benchmarking wird im Gesundheitswesen häufig auf den Vergleich von Leistungskennzahlen reduziert. Tatsächlich reicht ein reiner Zahlenvergleich jedoch nicht aus, um Prozesse nachhaltig zu verbessern. Erst wenn Abläufe vollständig transparent dargestellt, strukturiert analysiert und im Kontext ihrer Prozesslogik verstanden werden, lassen sich aus Kennzahlen konkrete Handlungsansätze ableiten.

Prof. Dr. Michael Greiling, Leiter des Instituts für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG), beschreibt diesen Zusammenhang so: „Kennzahlen machen Unterschiede sichtbar. Prozessverständnis erklärt ihre Ursachen.“

Damit wird deutlich: Nicht die Datenmenge entscheidet über den Erfolg eines Benchmarking-Projekts, sondern die Fähigkeit, Zahlen mit realen Abläufen zu verknüpfen.

Gerade in Kliniken entstehen viele Leistungsunterschiede nicht durch einzelne Entscheidungen, sondern durch komplexe Wechselwirkungen zwischen Berufsgruppen, Schnittstellen, Informationsflüssen und organisatorischen Strukturen. Nicht wertschöpfende Tätigkeiten wie unnötig suchen, laufen, telefonieren, nachfragen, warten, etwas holen, doppelt machen oder korrigieren bleiben in klassischen Kennzahlenberichten häufig unsichtbar. Sie zeigen sich erst, wenn Prozesse detailliert visualisiert und systematisch analysiert werden.

Workflow-Management schafft hierfür die notwendige Transparenz. Durch die vollständige Darstellung klinischer Abläufe – von der Aufnahme bis zur Entlassung – werden Zeitverluste, Ressourcenverbrauch und Schwachstellen nachvollziehbar. Erst auf dieser Grundlage entsteht ein Benchmarking, das nicht nur Ergebnisse vergleicht, sondern auch die Mechanismen erfolgreicher Prozesse sichtbar macht.

Der eigentliche Mehrwert liegt dabei im organisationalen Lernen. Kliniken erhalten nicht nur Informationen darüber, welche Häuser bessere Ergebnisse erzielen, sondern auch Erkenntnisse darüber, wie diese Ergebnisse entstehen. Dadurch können erfolgreiche Lösungsansätze identifiziert, bewertet und an die eigenen Rahmenbedingungen angepasst werden.

Besonders relevant wird dieser Ansatz vor dem Hintergrund steigender Arbeitsverdichtung und knapper Ressourcen. Gesundheitseinrichtungen benötigen heute keine zusätzlichen Datensammlungen, sondern Systeme, die aus Informationen konkrete Verbesserungen ableiten. Entscheidend ist deshalb die Fähigkeit, Verschwendung sichtbar zu machen und Prozesse konsequent an Qualität, Zeit und Wirtschaftlichkeit auszurichten.

Benchmarking entwickelt sich damit von einem reinen Controlling-Instrument zu einem strategischen Werkzeug der Prozesssteuerung. Es verbindet Kennzahlen mit Prozessverständnis, schafft Transparenz über komplexe Abläufe und unterstützt Kliniken dabei, Verbesserungspotenziale systematisch zu identifizieren.

Fazit:

Gute Kennzahlen beantworten nicht automatisch die richtigen Fragen. Erst die Verbindung aus Workflow-Management, Prozessanalyse und Benchmarking ermöglicht ein echtes Verständnis klinischer Abläufe. Wer Prozesse nicht nur misst, sondern versteht, schafft die Grundlage für nachhaltige Verbesserungen – wirtschaftlich, organisatorisch und medizinisch.

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