IWiG - Was ist eigentlich Workflow-Management?
Vom Optimierungsprojekt zur strategischen Notwendigkeit
Telgte, 02.01.2026 (PresseBox) -
Impulse aus Forschung, Wissenschaft und Praxis – Innovationen im klinischen Workflow-Management
Kliniken stehen heute unter einem enormen Veränderungsdruck. Fachkräftemangel, steigende Qualitätsanforderungen, zunehmende Regulierung und knappe Ressourcen prägen den Alltag. In diesem Umfeld reicht es nicht mehr aus, einzelne Prozesse punktuell zu optimieren. Gefragt ist ein ganzheitlicher Ansatz, der Effizienz, Qualität und Zusammenarbeit gleichermaßen in den Blick nimmt. Genau hier wird Workflow-Management zu einer strategischen Notwendigkeit.
Workflow-Management sollte in Kliniken als ein nachhaltiges Konzept zur systematischen Identifikation und Eliminierung nicht wertschöpfender Tätigkeiten in den Arbeitsabläufen verstanden werden.
Unnötige Wege, Doppelarbeiten, Medienbrüche oder Abstimmungsschleifen binden wertvolle Zeit – Zeit, die in der Patientenversorgung fehlt. Ein konsequent umgesetztes Workflow-Management setzt an diesen Schwachstellen an und schafft messbare Entlastung im Arbeitsalltag.
Der entscheidende Erfolgsfaktor ist dabei die Einbindung der Mitarbeitenden. Ein ganzheitliches Workflow-Management nutzt die Kenntnisse und Erfahrungen aller Berufsgruppen und ermöglicht echte Mitgestaltung. Wenn Ärzt:innen, Pflegekräfte, Verwaltung und IT gemeinsam an der Verbesserung der Abläufe arbeiten, entsteht ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess mit klaren, nachvollziehbaren Ergebnissen. Gleichzeitig erhöht diese Beteiligung die Akzeptanz von Veränderungen und stärkt die Identifikation mit der Organisation.
Darüber hinaus versetzt Workflow-Management Kliniken in die Lage, flexibel und dynamisch auf veränderte Rahmenbedingungen zu reagieren. Neue gesetzliche Anforderungen, technologische Entwicklungen oder organisatorische Veränderungen lassen sich schneller und strukturierter bewältigen, wenn Prozesse transparent sind und gemeinsam weiterentwickelt werden. Probleme werden nicht isoliert betrachtet, sondern konstruktiv im Team gelöst.
Ein zentraler Aspekt ist der kommunikative und kooperative Charakter der Leistungserstellung im Krankenhaus. Workflow-Management unterstützt diesen Ansatz, indem es softwaregestützt den Informations- und Regelungsbedarf in Organisationen absichert. Informationen stehen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung, Zuständigkeiten sind klar geregelt und Schnittstellen werden beherrschbar.
Die Effekte sind deutlich messbar: Kliniken profitieren von mehr Transparenz, einer Steigerung der Prozess- und Versorgungsqualität, einer höheren Effektivität und Effizienz der Arbeitsabläufe sowie einer spürbaren Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit.
Workflow-Management ist damit kein kurzfristiges Optimierungsprojekt, sondern ein zentraler Baustein für die Zukunftsfähigkeit von Kliniken. Wer Prozesse gemeinsam mit den Mitarbeitenden gestaltet und konsequent an der Wertschöpfung ausrichtet, schafft die Grundlage für exzellente Patientenversorgung, motivierte Teams und nachhaltigen organisatorischen Erfolg.
