Funktionierende Prozesse erhalten, Akzeptanz erhöhen – so gelingt die unternehmensweite Vertragsmanagement-Einführung (Teil 1)
Unternehmen profitieren nur dann in vollem Umfang von Software-Neueinführungen, wenn das System von den Mitarbeitern akzeptiert wird. Doch wodurch erreicht ein neues System eine hohe Akzeptanz bei den zukünftigen Nutzern?
Dortmund, 20.07.2017 (PresseBox) - Die Vorteile liegen auf der Hand: Eine Umstellung der Vertragsverwaltung von Papier auf digitale Dokumente minimiert Risiken und vereinfacht Prozessverantwortung. Der gesamte digitale Vertragsbestand befindet sich in einer zentralen Datenbank, wodurch alle Mitarbeiter auf dieselben vollständigen und aktuellen Informationen zugreifen. Die Dokumente sind leicht zugänglich und unkompliziert zu durchsuchen. Das System warnt vor anstehenden Vertragsfristen und die Durchlaufzeiten zur Vertragsbearbeitung verkürzen sich.
Akzeptanz bei den Nutzern
Wie bei anderen Systemeinführungen profitiert das Unternehmen jedoch nur dann im vollen Umfang von den Vorteilen einer digitalen Vertragsverwaltung, wenn die Mitarbeiter die neue Software akzeptieren. Eine wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Software-Einführung ist die offene Kommunikation zwischen Management und späteren Usern. Je stärker diejenigen in das Projekt eingebunden werden, die das System hauptsächlich nutzen werden, desto weniger Angriffsfläche bietet die Einführung. Ebenso wichtig ist, dass den Mitarbeitern möglichst wenig Anpassungsarbeit abverlangt wird. Idealerweise muss sich das neue System an die vorhandenen Strukturen und Prozesse anpassen und nicht umgekehrt. Vertraute, gut funktionierende Arbeitsabläufe sollten nicht Opfer, sondern integraler Bestandteil der Software-Neueinführung werden. Die Vertragsmanagement-Software otris contract bietet die technischen Voraussetzungen, um diesem Grundsatz gerecht zu werden. Drei Softwareeditionen – otris contract Standard, Enterprise und Enterprise Plus – stehen zur Verfügung, um unterschiedlich komplexe Anpassungs-Anforderungen umzusetzen:
Anpassungen in der Standard-Edition
Für viele kleine und mittlere Unternehmen reichen die Anpassungsmöglichkeiten der otris Standard-Edition bereits aus, um Mitarbeitern die Nutzung zu vereinfachen und damit die wichtigste Grundlage für eine breite Akzeptanz zu schaffen. Je größer das Unternehmen und je komplexer die Organisationsstrukturen und Arbeitsabläufe, desto sinnvoller wird der Einsatz der Enterprise bzw. Enterprise-Plus Edition. Sind viele Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen in die Vertragsverwaltung involviert, müssen vielfältige Interessen bei der Einführung beachtet werden. Das Interesse der Mitarbeiter, gut funktionierende Abläufe beizubehalten ist nachvollziehbar und gerechtfertigt. otris contract integriert firmeneigene Strukturen in die Software und vereinfacht Mitarbeitern durch Automatisierung, ihrer Verantwortung gerecht zu werden – zwei Grundvoraussetzungen, um eine hohe Akzeptanz bei der Software-Neueinführung zu erzielen.
Akzeptanz bei den Nutzern
Wie bei anderen Systemeinführungen profitiert das Unternehmen jedoch nur dann im vollen Umfang von den Vorteilen einer digitalen Vertragsverwaltung, wenn die Mitarbeiter die neue Software akzeptieren. Eine wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Software-Einführung ist die offene Kommunikation zwischen Management und späteren Usern. Je stärker diejenigen in das Projekt eingebunden werden, die das System hauptsächlich nutzen werden, desto weniger Angriffsfläche bietet die Einführung. Ebenso wichtig ist, dass den Mitarbeitern möglichst wenig Anpassungsarbeit abverlangt wird. Idealerweise muss sich das neue System an die vorhandenen Strukturen und Prozesse anpassen und nicht umgekehrt. Vertraute, gut funktionierende Arbeitsabläufe sollten nicht Opfer, sondern integraler Bestandteil der Software-Neueinführung werden. Die Vertragsmanagement-Software otris contract bietet die technischen Voraussetzungen, um diesem Grundsatz gerecht zu werden. Drei Softwareeditionen – otris contract Standard, Enterprise und Enterprise Plus – stehen zur Verfügung, um unterschiedlich komplexe Anpassungs-Anforderungen umzusetzen:
Anpassungen in der Standard-Edition
- Übernahme der firmeneigenen Terminologie (z.B. die Benennung der Vertragsarten, Verschlagwortungs-Kategorien oder Arbeitsanweisungen). Durch den Erhalt der „firmeneigenen Sprache“ erleichtert otris contract neuen Anwendern den Einstieg.
- Daten aus bestehenden Systemen können importiert werden.
- Abbildung der unternehmenseigenen Organisationsstruktur als Grundlage für die Vergabe von Zugriffsrechten. Die Rechtevergabe an die vorhandene Unternehmensstrukturen anzupassen, erleichtert die System- und Nutzeradministration.
- Login über Single Sign-on. Mitarbeiter haben nach einmaliger Anmeldung am Arbeitsplatz umgehend Zugriff auf otris contract.
- Abbildung unternehmenseigener Workflows erleichtert den Mitarbeitern Aufgaben zielgerichtet abzuarbeiten. Aufgaben (z.B. „rechnerisch Prüfen“ oder „Genehmigen“) werden in der Enterprise Plus-Edition in Form von Buttons und Feldern integriert.
- Der Lauf eines Vertrages durch das Unternehmen wird an die unternehmensspezifischen Vorgaben und Workflows angepasst. Die dem Mitarbeiter vertraute Dokumentenlenkung bleibt nicht nur erhalten, sondern wird durch Automatisierung zusätzlich vereinfacht.
Für viele kleine und mittlere Unternehmen reichen die Anpassungsmöglichkeiten der otris Standard-Edition bereits aus, um Mitarbeitern die Nutzung zu vereinfachen und damit die wichtigste Grundlage für eine breite Akzeptanz zu schaffen. Je größer das Unternehmen und je komplexer die Organisationsstrukturen und Arbeitsabläufe, desto sinnvoller wird der Einsatz der Enterprise bzw. Enterprise-Plus Edition. Sind viele Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen in die Vertragsverwaltung involviert, müssen vielfältige Interessen bei der Einführung beachtet werden. Das Interesse der Mitarbeiter, gut funktionierende Abläufe beizubehalten ist nachvollziehbar und gerechtfertigt. otris contract integriert firmeneigene Strukturen in die Software und vereinfacht Mitarbeitern durch Automatisierung, ihrer Verantwortung gerecht zu werden – zwei Grundvoraussetzungen, um eine hohe Akzeptanz bei der Software-Neueinführung zu erzielen.
