ERP-Einführung: Diese 5 Fehler sollten Sie unbedingt vermeiden

München, 09.01.2024 (PresseBox) - Ein effizientesEnterprise Resource Planning(ERP)-System ist der Dreh- und Angelpunkt vieler mittelständischer Unternehmen. Es ermöglicht dieSteuerung von Unternehmensprozessenund dieKoordination von Ressourcenwie Betriebsmittel und Personal. Durch eine ERP-Software können täglich anfallende Aufgaben deutlich erleichtert und sogar vollständig automatisiert werden. Dazu zählen Funktionen aus den BereichenWarenwirtschaft, Einkauf, Vertrieb/CRM, Finanzbuchhaltung, Versand und Logistik.Besonders Cloud-ERP-Software bietet zahlreiche Vorteile. Die Implementierung eines ERP-Systems ist jedoch aufgrund der hohen Komplexität ein anspruchsvolles Projekt, das eine umfangreiche Planung erfordert. Nur so kann eine ERP-Einführung erfolgreich durchgeführt werden. Im folgenden Beitrag haben wir für Sie die fünf häufigsten Fehler bei der ERP-Einführung zusammengestellt und geben Ihnen hilfreiche Tipps, wie Sie diese am besten vermeiden.

1. Unzureichende Anforderungsanalyse und fehlende Ziele

Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens genau analysieren.

Daher ist es besonders wichtig, folgende Fragen vorab zu klären:

• Wie sieht der Ist-Zustand im Unternehmen aus?
• Welche Kernprozesse sollen durch die Einführung des ERP-Systems verbessert werden?
• In welchen Bereichen und Abteilungen besteht dringend Handlungsbedarf?
• Welche Geschäftsbereiche können bzw. sollen am meisten von der ERP-Einführung profitieren?

Ohne eine klare Zielsetzung kann die Auswahl eines passenden ERP-Systems zur Herausforderung werden.

Tipp:

2. Wahl des falschen ERP-Anbieters

Die Auswahl des richtigen ERP-Anbieters ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg der Einführung. Viele Unternehmen begehen den Fehler, sich ausschließlich von den Kosten leiten zu lassen und vernachlässigen dabei wichtige Aspekte wie die Erfahrung und Kompetenz des Anbieters, die Flexibilität der Software oder die Qualität des Kundensupports.

Tipp:

3. Fehlende Einbeziehung der Mitarbeitenden oder bestehender Dienstleister

Ein weiterer, häufig unterschätzter Faktor bei der ERP-Einführung ist die Einbeziehung der Mitarbeitenden und Dienstleister. Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das neue System nicht akzeptieren oder nicht wissen, wie sie es effektiv nutzen können, führt dies gegebenenfalls zuWiderstand und Ineffizienz.Es kann unter Umständen erforderlich sein, dass die bestehende IT-Infrastruktur angepasst werden muss, oder es gibtwichtige Kriterien aus Sicht der IT, die das zukünftige ERP-System erfüllen sollte.Denken Sie beispielsweise daran, dass es ein großer Unterschied ist, ob Sie sich für eine cloudbasierte oder eine lokal installierte ERP-Lösung entscheiden. Ist die interne IT bzw. der IT-Dienstleister nicht von Beginn an am Projekt beteiligt, führt dies sehr oft dazu, dass die erforderlichen Maßnahmen und die damit verbundenen Kosten nicht berücksichtigt werden.

Tipp:

4. Mangelndes Zeitmanagement

Eine schlechte Zeitplanung kann das gesamte ERP-Einführungsprojekt gefährden. Mitarbeiter:innen müssen neben ihren regulären Aufgaben zusätzliche Zeit für die ERP-Auswahl und die Einführung aufwenden. Gleichzeitig müssen weitere Aspekte wie Parallelprojekte, Urlaubszeiten und saisonale Geschäftsaktivitäten berücksichtigt werden. Häufig unterschätzen Unternehmen den Zeitaufwand für die Implementierung und die Schulung der Anwender:innen.

Tipp:Es ist ratsam, eine solide Planung zu erstellen und klare Meilensteine festzulegen,bis wann die ERP-Auswahl abgeschlossen sein soll und in welchem Zeitrahmen die Projektumsetzung erfolgen kann.Teilen Sie diesen Plan mit Ihrem Team und ergreifen rechtzeitig Maßnahmen, um die benötigten Ressourcen im Zugriff zu haben. Eine transparente Kommunikation und die Bereitstellung entsprechender Kapazitäten sind essentiell, um die Herausforderungen während des Auswahl- und Implementierungsprozesses erfolgreich zu bewältigen.

5. Schlechte Kalkulation

Die Implementierung eines ERP-Systems stellt zweifellos eine der bedeutendsten Investitionen für Ihr Unternehmen dar. Daher sind einesorgfältige Budgetplanungsowie einedurchdachte Finanzierungsstrategievon entscheidender Bedeutung. Es ist unerlässlich, nicht nur die anfängliche Einführung des ERP-Systems zu berücksichtigen, sondern auch die Kosten für potenzielle IT-Modernisierungen und den fortlaufenden Betrieb der ERP-Software.

Zum laufenden Budget sollten Sie auchAusgaben für Wartungs- bzw. Nutzungsgebühren einberechnen,sowie Ressourcen für Hotline und Support, um Ihre Mitarbeiter:innen zu unterstützen und regelmäßige administrative Aufgaben zu bewältigen.

Ihr Unternehmen agiert in einem dynamischen Umfeld, das häufig neue Anforderungen an das ERP-System stellt. Denken Sie zum Beispiel an Szenarien, in denen Ihr wichtigster Kunde nur noch elektronische Rechnungen akzeptiert oder ein neuer Online-Marktplatz entsteht, auf dem Sie Ihre Produkte anbieten möchten. Es ist ratsam,ein kontinuierliches Budget für Optimierungen, Konfigurationen und Anpassungen Ihrer Software vorzusehen, um flexibel auf diese sich ändernden Anforderungen reagieren zu können.

Tipp:

Probleme bei der ERP-Einführung – Was können Sie tun?

Bei der ERP-Einführung können verschiedene Herausforderungen auftreten. Um diese zu bewältigen, ist eine sorgfältige Planung und eine ganzheitliche Herangehensweise entscheidend. Achten Sie darauf,dass alle relevanten Abteilungen und Mitarbeitenden in den Prozess eingebunden sindund nehmen Sie sichausreichend Zeit für die Auswahl des richtigenERP-Anbieters.Ein durchdachtes Zeitmanagement und eine realistische Budgetkalkulation sind ebenfalls unerlässlich. Indem Sie diese Fehler vermeiden und die Tipps beherzigen, können Sie die ERP-Einführung erfolgreich gestalten und von den zahlreichen Vorteilen eines effizienten ERP-Systems profitieren.

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