Ein wichtiger Faktor für den Einkauf ist die Lieferantenbewertung
Im letzten Quartal geht es meistens heiß her – nicht nur wegen des Jahresabschlusses, sondern gerade auch wegen der Planung des kommenden Geschäftsjahres. Produkte und Dienstleistungen werden stetig weiterentwickelt. Damit der Einkauf die hohen Qualitäts- und Kostenvorgaben im Folgejahr gewährleisten kann, müssen neue Anbieter gefunden und bestehende überprüft oder gar ausgewechselt werden. Ein wichtiger Faktor für den Einkauf ist hierbei die Lieferantenbewertung. Sie gibt Aufschluss über Qualität, Preis-Leistungs-Verhältnis und Versorgungssicherheit des Lieferanten und hilft damit, das eigene Risiko so gering wie möglich zu halten. Björn Minkmar, Head of Product Management der Business-Suche „Wer liefert was“, gibt hilfreiche Tipps zur Lieferantenbewertung.
1. Legen Sie Kriterien fest
Welche Kriterien sind erfolgsbestimmend für Ihr Unternehmen? Priorisieren Sie folgende Merkmale: Preis, Warenqualität, Liefertreue, geringe Fehlerquote, niedrige Reklamationsquote, Standort des Anbieters, Referenzen, Problemlösungsverhalten, Kulanzverhalten, Innovationsfähigkeit, Erreichbarkeit der Ansprechpartner, Preisgarantien, Bonitätsbewertung und Angebotstransparenz.
Tipp: Um den Überblick zu behalten, sollte jedes Unternehmen maximal zehn dieser Kriterien herauskristallisieren und bei den jeweiligen Anbietern überprüfen.
2. Gewichten Sie die festgelegten Kriterien
Wichtiger Faktor einer ganzheitlichen Lieferantenbewertung ist die prozentuale Gewichtung der Kriterien. Hierbei ist es ratsam, 100 Prozent auf die beispielsweise zehn für das jeweilige Unternehmen wichtigsten Kriterien zu verteilen und anschließend auf die einzelnen Kriterien separat zu vergeben – je nachdem, welcher Faktor mehr Relevanz für das Unternehmen hat.
Beispiel: 25 Prozent für die Erreichbarkeit, 10 Prozent für den Standort und so weiter.
3. Sammeln Sie Lieferantendaten und vergleichen Sie diese
Mit einer Punktevergabe von eins bis zehn kann die Lieferantenbewertung nun beginnen. Zehn Punkte erhält demzufolge der Lieferant, der für ein Kriterium die Voraussetzungen am besten erfüllt, der nächste neun. So bekommt Lieferant A beispielsweise für den „Preis“ 10 Punkte, bei der „Qualität“ allerdings nur 8 Punkte. Dieses Punktesystem gibt Aufschluss über die Stärken jedes einzelnen Lieferanten.
Ergebnis: Multipliziert mit der prozentualen Gewichtung in den jeweiligen Kategorien ergibt sich, welcher Lieferant die Anforderungen des Unternehmens tatsächlich am besten erfüllt.
4. Führen Sie Jahresgespräche mit dem Ziel langfristiger Geschäftsbeziehungen
Um die Lieferantenbewertung auch qualitativ abzurunden, sollten Jahresgespräche geführt werden. In diesen können mit den Lieferanten Ziele definiert sowie Fehler, Unregelmäßigkeiten und Lösungsansätze besprochen werden. Um das Gespräch für beide Seiten mit einem effizienten Ergebnis zu Ende zu führen, planen Sie das Gespräch im Vorfeld so detailliert wie möglich: Was ist wichtig und was weniger? Wer führt die Verhandlung, welche vorliegenden Angebote sollen zur Sprache kommen? Welche Ziele sollen erreicht werden – welche Argumente und Einwände werden vorgebracht? Sitzt ein weiteres Unternehmensmitglied mit am Tisch?
Es gilt: Die Lieferantenjahresgespräche sind die Basis für eine langfristige Geschäftsbeziehung, an der beide Seiten interessiert sein sollten. Vertrauen ist der Schlüssel zu einer langfristigen und erfolgreichen Geschäftsbeziehung.
5. Die Suche nach neuen Lieferanten: Schnell die relevanten Informationen bekommen
Sofern Ihre Bewertungen und Gespräche ergeben, dass Ihre bestehenden Anbieter Ihre Kriterien nicht erfüllen, sollten Sie sich auf die Suche nach neuen Lieferanten machen. Hier gelten ähnliche Kriterien wie in der Bewertung. Schließlich muss der eigene Qualitätsanspruch wie gewohnt erfüllt werden. Um den richtigen Anbieter zu identifizieren, benötigt der Suchende zunächst Marktübersichten. Recherche-Tools im Internet sind heute wichtige und effektive Informationsquellen. Zum Beispiel bieten Business-Suchmaschinen in puncto B2B-Anbieter (Lieferanten, Hersteller, Händler und Dienstleister) einen konkreten Überblick. Beim Marktführer „Wer liefert was“ besteht die Möglichkeit, Anbieter nach Mitarbeiterzahl, Postleitzahl oder Ort, Land, Lieferantentyp und für den Bedarf relevanten Zertifizierungen zu filtern.
Tipp: Ist ein potenzieller Lieferant gefunden, sollten die gleichen Kriterien zur Bewertung abgefragt werden wie zuvor. So wird der Qualitätsanspruch beibehalten.
1. Legen Sie Kriterien fest
Welche Kriterien sind erfolgsbestimmend für Ihr Unternehmen? Priorisieren Sie folgende Merkmale: Preis, Warenqualität, Liefertreue, geringe Fehlerquote, niedrige Reklamationsquote, Standort des Anbieters, Referenzen, Problemlösungsverhalten, Kulanzverhalten, Innovationsfähigkeit, Erreichbarkeit der Ansprechpartner, Preisgarantien, Bonitätsbewertung und Angebotstransparenz.
Tipp: Um den Überblick zu behalten, sollte jedes Unternehmen maximal zehn dieser Kriterien herauskristallisieren und bei den jeweiligen Anbietern überprüfen.
2. Gewichten Sie die festgelegten Kriterien
Wichtiger Faktor einer ganzheitlichen Lieferantenbewertung ist die prozentuale Gewichtung der Kriterien. Hierbei ist es ratsam, 100 Prozent auf die beispielsweise zehn für das jeweilige Unternehmen wichtigsten Kriterien zu verteilen und anschließend auf die einzelnen Kriterien separat zu vergeben – je nachdem, welcher Faktor mehr Relevanz für das Unternehmen hat.
Beispiel: 25 Prozent für die Erreichbarkeit, 10 Prozent für den Standort und so weiter.
3. Sammeln Sie Lieferantendaten und vergleichen Sie diese
Mit einer Punktevergabe von eins bis zehn kann die Lieferantenbewertung nun beginnen. Zehn Punkte erhält demzufolge der Lieferant, der für ein Kriterium die Voraussetzungen am besten erfüllt, der nächste neun. So bekommt Lieferant A beispielsweise für den „Preis“ 10 Punkte, bei der „Qualität“ allerdings nur 8 Punkte. Dieses Punktesystem gibt Aufschluss über die Stärken jedes einzelnen Lieferanten.
Ergebnis: Multipliziert mit der prozentualen Gewichtung in den jeweiligen Kategorien ergibt sich, welcher Lieferant die Anforderungen des Unternehmens tatsächlich am besten erfüllt.
4. Führen Sie Jahresgespräche mit dem Ziel langfristiger Geschäftsbeziehungen
Um die Lieferantenbewertung auch qualitativ abzurunden, sollten Jahresgespräche geführt werden. In diesen können mit den Lieferanten Ziele definiert sowie Fehler, Unregelmäßigkeiten und Lösungsansätze besprochen werden. Um das Gespräch für beide Seiten mit einem effizienten Ergebnis zu Ende zu führen, planen Sie das Gespräch im Vorfeld so detailliert wie möglich: Was ist wichtig und was weniger? Wer führt die Verhandlung, welche vorliegenden Angebote sollen zur Sprache kommen? Welche Ziele sollen erreicht werden – welche Argumente und Einwände werden vorgebracht? Sitzt ein weiteres Unternehmensmitglied mit am Tisch?
Es gilt: Die Lieferantenjahresgespräche sind die Basis für eine langfristige Geschäftsbeziehung, an der beide Seiten interessiert sein sollten. Vertrauen ist der Schlüssel zu einer langfristigen und erfolgreichen Geschäftsbeziehung.
5. Die Suche nach neuen Lieferanten: Schnell die relevanten Informationen bekommen
Sofern Ihre Bewertungen und Gespräche ergeben, dass Ihre bestehenden Anbieter Ihre Kriterien nicht erfüllen, sollten Sie sich auf die Suche nach neuen Lieferanten machen. Hier gelten ähnliche Kriterien wie in der Bewertung. Schließlich muss der eigene Qualitätsanspruch wie gewohnt erfüllt werden. Um den richtigen Anbieter zu identifizieren, benötigt der Suchende zunächst Marktübersichten. Recherche-Tools im Internet sind heute wichtige und effektive Informationsquellen. Zum Beispiel bieten Business-Suchmaschinen in puncto B2B-Anbieter (Lieferanten, Hersteller, Händler und Dienstleister) einen konkreten Überblick. Beim Marktführer „Wer liefert was“ besteht die Möglichkeit, Anbieter nach Mitarbeiterzahl, Postleitzahl oder Ort, Land, Lieferantentyp und für den Bedarf relevanten Zertifizierungen zu filtern.
Tipp: Ist ein potenzieller Lieferant gefunden, sollten die gleichen Kriterien zur Bewertung abgefragt werden wie zuvor. So wird der Qualitätsanspruch beibehalten.
