Zeiterfassungspflicht, was nun - Ihre individuelle Zeiterfassung

Hamburg, 30.11.2023 (PresseBox) - Die Erfassung von Arbeitszeiten war bisher nach deutschem Recht nur bei Überstunden und Sonn- sowie Feiertagsarbeit verpflichtend. Das im September 2022 auf den Weg gebrachte Stechuhr-Urteil verpflichtet nun allerdings Arbeitgeber zur elektronischen Erfassung aller Arbeitszeiten. Jetzt stellt sich die Frage, wo bekommen Unternehmen eine elektronische Zeiterfassung her? Oder auch, wie funktioniert sowas? Welche Möglichkeiten haben Unternehmen?

Was ist das Stechuhr-Urteil?

Das sogenannte Stechuhr-Urteil verpflichtet Arbeitgeber, voraussichtlich ab Herbst 2022, zur elektronischen Arbeitszeiterfassung der Mitarbeitenden, um Überlastung entgegenzuwirken. Obwohl bereits 2019 ein Gesetz der EU in Kraft trat, das genau dies verpflichtete, konnten sich viele Betriebsräte von deutschen Unternehmen bisher davon befreien. Der Grund: Angst vor Überwachung durch den Arbeitgeber, vor allem bei Mitarbeiter:innen mit Vertrauensarbeitszeiten. Mittlerweile ist die Angst vor Überlastung der Mitarbeitenden in vielen Unternehmen allerdings höher, weshalb nun dieses Urteil folgte.

Welche Möglichkeiten hat mein Unternehmen?

Da Unternehmen nun zur elektronischen Zeiterfassung verpflichtet wurden, sind Stundenzettelsammlungen und Vertrauensarbeitszeiten, ohne Dokumentation nicht mehr erlaubt. Zurzeit entwickelt sich der Trend in den meisten Branchen zum standortunabhängigen Arbeiten geht. An ein klassisches Ein- und Ausstempeln mit Chips oder Keycards nicht mehr zu denken.Für Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden im Homeoffice oder mehreren übergreifenden Standorten sowieaußendienstlichen Mitarbeitern ist eine digitale Zeiterfassung daher die sinnvollste Lösung. Jeder Mitarbeitende trägt also beispielsweise seine beziehungsweise ihre Arbeitsstunden oder Abwesenheitstage in das System ein, welches die Stundenanzahl dann zum Monatsende dokumentiert.

Individuelle, bedürfnisangepasste Zeiterfassungen

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Tätigkeitsfelder und dementsprechend auch unterschiedliche Bedürfnisse, was die interne Struktur angeht. Einige brauchen lediglich die einfache Erfassung von Arbeitszeiten. Nicht mehr und nicht weniger. Andere wollen Urlaub, Schulungen oder Projektzeiten dokumentieren. Selbstverständlich angepasst an ihr Corporate Design. In Zeiterfassungen, die auf Microsoft Power Apps basieren, ist beinahe jeder Wunsch umsetzbar. Zum Beispiel können Abwesenheiten sowie Homeoffice oder Bürotage eingetragen werden.

Was sind Microsoft Power Apps?

Microsoft Power Apps sind Software-Anwendungen, die je nach Bedarf in Microsoft Teams, SharePoint oder in den Browser eingebunden werden. Dabei ist es nicht notwendig eine Plattform mit einer umfangreichen Datenstruktur zu konzipieren. In den meisten Fällen werden die Daten aus Listen oder kleinen Datenbanken ausgelesen. Die grafische Benutzeroberfläche der App ist dabei so einfach wie möglich aufgebauen, sodass jeder und mit geringsten Microsoft 365-Kenntnissen diese Anwendung nutzen kann. Technische Vorkenntnisse sind dabei nicht erforderlich.

Wie erhalten Sie jetzt eine digitale Zeiterfassung?

Bevor eine Zeiterfassung entstehen kann, müssen Sie und Ihr Unternehmen sich bewusstwerden, wie diese Zeiterfassungaussehen soll, welche Features es geben muss und ob Sie jemanden mit den notwendigen Kenntnissen für die Umsetzung einer Microsoft Power App haben. Sollte Ihnen bei der Planung auffallen, dass sich niemand innerhalb der Firma gut genug mit der Umsetzung der vonIhnen geplanten Microsoft Power App auskennt, lohnt es sich, einen Microsoft-Spezialisten heranzuziehen.IT-Dienstleister sind darauf spezialisiert, Anwendungen auf Basis Ihres Betriebssystems - also zum Beispiel Microsoft oder IOS - so benutzerdefiniert wie möglich zu gestalten.

Alles kein Problem dank individueller Microsoft Power Apps!

Eine Zeiterfassungauf Basis von Microsoft Power Apps ermöglicht Ihnen nicht nur, diese individuell an Ihr CorporateDesign anzupassen, sondern auch die App für die Digitalisierung von weiteren internen Geschäftsprozessen zu nutzen. So kann sie, wie am Beispiel unserer Zeiterfassung auch Projektzeiten und Projektinhalte erfassen. Dies hilft auch dabei, einen Überblick über die abzurechnenden Zeiten und schon erledigte Aufgaben zu erhalten.

Neben der Digitalisierung von Projekten gibt es die Möglichkeit, die Urlaubsplanung vom Antrag bis zur Ansicht im Kalender über die Zeiterfassung zu digitalisieren. Dies erspart Tonnen an Papierstapeln, Chaos und Zeit. Durch den digitalisierten Prozess haben Sie einen transparenten Überblicküber Resturlaub und Abwesenheit der Teammitglieder auf einem Dashboard.

Abwesenheitsanträge können einfach digital ausgefüllt und per Klick direkt abgeschickt werden. Der Antrag wird über einen im Hintergrund laufenden Prozess der zuständigen Person zugewiesen und kann bearbeitet werden.Viel einfacher als vorher.

Überwachung nein, Kontrolle ja

Eine digitale Zeiterfassung ermöglicht nicht nur das transparente, übersichtliche Erfassen, sondern gibt den Mitarbeitenden die Freiheit ihre Stunden selbstständig einzutragen. Das Vertrauensverhältnis, welches vor der Einführung der Pflicht bestand, wird also in gewisser Weise fortgeführt und Mitarbeitendewerden nicht überwacht. Überstunden werden am Monatsende dokumentiert und übersichtlich angezeigt. So kann einer Überlastung der Mitarbeitenden frühzeitig entgegen gewirkt werden.

Zeiterfassung keine Herausforderung

Das neue Stechuhr-Urteil klingt im ersten Moment herausfordernder, als es sein muss. Das Einführen einer Zeiterfassung geht je nach Ansprüchen leichter als man denkt. Für Unternehmen, die mehr aus ihrer Zeiterfassung machen wollen, aber intern nicht die technischen Mittel oder Spezialist:innen zur Verfügung haben, lohnt es sich oftmals auch, einen externen IT-Dienstleister an Bord zu holen. Layer2 collaborationworks steht Ihnen bei der Entwicklung Ihrer Zeiterfassunggerne zur Seite. Denn wie unser technischer Projektleiter Helge Köppen zu sagen pflegt: "Zeiterfassung ist zwar ein Wort, hat aber für jedes Unternehmen eine andere Bedeutung."

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