IWiG – Benötigen wir eine Prozessreform im Gesundheitswesen?
Workflow-Management macht ungenutzte Potenziale in klinischen Prozessen nutzbar

Telgte, 28.04.2026 (PresseBox) - Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft - Die Geheimnisse von Workflow-Management

Viele Einrichtungen im Gesundheitswesen sind überzeugt, ihre Abläufe im Griff zu haben. Der Betrieb läuft, die Versorgung ist sichergestellt, das Qualitätsmanagement etabliert. Doch genau hier liegt ein häufig unterschätztes Problem: Auch in stabilen Systemen gehen täglich wertvolle Zeit und Ressourcen verloren.

Erfahrungen aus der Praxis sowie Erkenntnisse aus dem Prozessmanagement zeigen, dass selbst gut funktionierende Abläufe häufig unerkannte Ineffizienzen enthalten. Diese entstehen nicht durch einzelne große Fehler, sondern durch Zeitfresser im Alltag wie unnötig suchen, laufen, telefonieren, nachfragen, warten, etwas holen, doppelt machen oder korrigieren.

Untersuchungen aus dem Lean Management zeigen, dass ein nicht unerheblicher Anteil der Arbeitszeit auf nicht wertschöpfende Tätigkeiten entfällt. Auch im Gesundheitswesen lässt sich dieses Muster beobachten – mit direkten Auswirkungen auf Arbeitsbelastung, Effizienz und Versorgungsqualität.

„Viele dieser Tätigkeiten werden im Alltag gar nicht mehr hinterfragt, weil sie zur Routine geworden sind“, erklärt Prof. Dr. Michael Greiling, Leiter des Instituts für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG). „Erst wenn Prozesse systematisch analysiert werden, wird sichtbar, wie viel Zeit tatsächlich verloren geht.“

Eine digitale Workflow-Management-Plattform kann dabei unterstützen, Abläufe transparent zu machen und datenbasierte Einblicke in die tatsächliche Prozessleistung zu ermöglichen. So lassen sich Engpässe identifizieren und gezielt verbessern.

Die Technologie unterstützt das Verständnis für die realen Abläufe: Wo entstehen Verzögerungen? Welche Tätigkeiten binden unnötig Ressourcen? Und wie können Prozesse so gestaltet werden, dass Mitarbeitende entlastet werden und mehr Zeit für die Patientenversorgung bleibt?

„Erfolgreiche Organisationen unterscheiden sich nicht dadurch, dass sie weniger Probleme haben“, so Greiling. „Sie sind in der Lage, Probleme schneller zu erkennen und konsequent zu lösen.“

Das Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) befähigt Kliniken Zeit zu sparen und Verschwendung zu vermeiden, indem wir die Kompetenz sicherstellen, Prozesse effektiv und effizient zu managen. IWiG gehört zu Deutschlands top Innovationschampions 2025 aus Forschung / Entwicklung / Wissenschaft, gemäß FOCUS-Business Bestenliste des Verlags Hubert Burda Media.

"Wir ermutigt Einrichtungen, ein systematisches Workflow-Management zur Routine zu machen, um Zeit zu sparen und Verschwendung zu vermeiden, indem wir eine engagierte Kommunikation führen und die Akteure motivieren, ihre Kompetenzen erfolgreich weiterzubilden"