IT-Lösungen in der Sozialverwaltung – Transformation durch Vereinheitlichung?

Dortmund, 27.04.2026 (PresseBox) - Basierend auf Vereinbarungen zwischen kommunalen IT-Dienstleistern und der Prosoz Herten GmbH gibt es wachsende Bestrebungen zur Vereinheitlichung der Fachverfahren im Sozialwesen. Beworben als erfolgsversprechender Beitrag zur Bewältigung aktueller Herausforderungen, fehlt im Prüfstand das Fundament. Für die Kommunen heißt es, aufmerksam zu bleiben.

Ausgehend von einem geschlossenen Rahmenvertrag zwischen der Komm.One AöR und Prosoz hat der Landkreistag Baden-Württemberg im November 2024 einen Grundsatzbeschluss an die Kommunen kommuniziert: Bis 2029 soll eine landesweite Vereinheitlichung der Sozialfachverfahren umgesetzt werden; Prosoz-Lösungen sind das Werkzeug der Wahl.

In ihrer Vermarktung forciert nun auch die im März dieses Jahres eingegangene Vereinbarung zwischen der ekom21 – KGRZ Hessen und Prosoz einen flächenhaften Einsatz von Prosoz-Produkten. Der Hertener Anbieter kündigt das Potenzial einer „langfristige[n] Marktpositionierung durch die Etablierung einer Standardplattform für Sozialverwaltung und Jugendhilfe“ an.

 „Wachstum und Zukunftssicherheit durch die Integration bestehender und zukünftiger Lösungen, flexible Cloud-Optionen und eine kontinuierliche Weiterentwicklung“ suggerieren vielversprechende Aussichten für alle Parteien. Intransparent bleiben konkrete (Daten)Grundlagen – und damit einhergehend ernstzunehmende Defizite und Risiken auf Kosten der Kommunen, Steuerzahlenden und Leistungsempfangenden.

Ausschreibung und Gegenstand der Vereinbarungen

Resultierend aus Vergabeverfahren ermöglichen die genannten Rahmenverträge den Kommunen beider Länder den praktikablen Bezug von Prosoz-Produkten ohne eigene Ausschreibung. Aus den Vereinbarungen die Vorgabe oder Vision einer Standardplattform abzuleiten, entbehrt jedoch an Substanz.

Ein Projekt zur landesweiten Vereinheitlichung der Fachverfahren in den Sozialbereichen in Baden-Württemberg war in der Ausschreibung nicht erwähnt. Dagegen schon, dass es den Kommunen der Komm.One freisteht, ob sie das Verfahren des künftigen Rahmenvertragspartners beziehen möchten oder nicht.

Welcher greifbare Mehrwert die Kommunen in Hessen zu einem Umstieg bewegen sollte, wird mit grob skizzierten Potenzialen seitens der ekom21 und Prosoz nicht beantwortet.

Ziel und Botschaft der Vertragspartner sowie des Landkreistages Baden-Württemberg sind dennoch klar: Innerhalb der Vertragslaufzeiten zwischen sechs und acht Jahren werden alle – oder jedenfalls die meisten – Kommunen der Länder Prosoz-Produkte beauftragen. So und nicht anders würden die potenziellen Auftragswerte erreicht: rund 28 Millionen Euro in Baden-Württemberg und über 50 Millionen Euro in Hessen. Die Werte fügen sich in das Bild einer weitgreifenden „Transformation“.

Fehlende Analysen und Datengrundlage

Detaillierte Analysen zur Eignung der Produkte für einen flächenhaften Einsatz scheinen unterdessen bis heute zu fehlen. Der Logik nach wären von solchen ausgehend mindestens im Fall Baden-Württemberg die nötigen Kriterien für einen landesweiten Einsatz in der Ausschreibung formuliert gewesen. Ausgeblieben ist bis heute auch eine profunde Aufklärung betreffender Kommunen darüber, welche Vorteile der Masterplan in der Praxis eigentlich konkret bringt – und wie genau sich dieser erfolgreich realisieren lassen soll.

Indessen liegen triftige Gründe zur Annahme vor, dass die Prosoz-Produkte für die genannten Vorhaben zum jetzigen Zeitpunkt nicht geeignet sein können: Die derzeit einsatzbereiten Lösungen – OPEN/PROSOZ für die Sozialhilfe und PROSOZ 14 plus für die Jugendhilfe – verfügen über keine nahtlose Integration. Medienbrüche schließen eine effiziente, standardisierte und bereichsübergreifende Fallbearbeitung in der Jugend- und Sozialhilfe aus. Verbindliche Informationen zur Neuentwicklung Prosoz NEO, die bereits seit Jahren umfangreich beworben wird, geben die öffentlichen Quellen nicht her. Wann die zentralen Bereiche Sozialhilfe, Bürgergeld und Jugendhilfe in Prosoz NEO für die Kommunen zur Verfügung stehen, bleibt Spekulation – genauso wie ihre Bewährung in der Praxis.

Wettbewerbsschwächung mit Konsequenzen für die Verwaltungen

Die an die Rahmenverträge geknüpften Bestrebungen sind nur zwei Glieder in einer Kette jüngster Entwicklungen mit einem gewissen „Geschmäckle“. Auch die eingegangene Partnerschaft im Sozial- und Jugendwesen zwischen der Anstalt für kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) und Prosoz wirft die Frage nach dem langfristigen Ergebnis für die Kommunen auf. Mit Wirkung vom 1. Januar 2026 umfasst diese eine 20-prozentige Beteiligung der AKDB an Prosoz.

Ist von den kommunalen IT-Dienstleistern nicht eine neutrale Position zu wahren, die für ihre Kunden bedarfsgerechte Lösungen garantiert? Stattdessen gibt es „strategische“ Beteiligungen und Verbindungen, die freie, objektive Handlungsfähigkeiten zunehmend einschränken und die tatsächlichen Möglichkeiten einer Weiterentwicklung und Transformation innerhalb der öffentlichen Verwaltungen nachhaltig gefährden.

Standardisierung ja, Vereinheitlichung nein

Digitalisierung, Fachkräftemangel, Haushaltsdefizite – ja, effiziente IT-Lösungen sind einer der Schlüssel zur Bewältigung aktueller Herausforderungen. Ja, Kooperationen zur Bündelung von Kompetenzen sind sinnvoll. Und ja, auch standardisierte Strukturen können essenziell sein. Wo erfolgreich innovative Lösungen entwickelt werden, machen Markterkundungen diese den Kommunen zugänglich. Wo einheitliche Prozesse notwendig sind und werden, bedarf es einer Umsetzung – sauber definiert, sicher und praxisorientiert durch Integration in die etablierten Fachverfahren.

Undifferenzierte Vereinheitlichungsabsichten hingegen garantieren nichts und riskieren viel. Millionengelder in Projekte wie das in Baden-Württemberg zu investieren, wenn wesentliche Parameter und der konkrete Nutzen für die Beteiligten in der Praxis nicht verbindlich geklärt sind, kann nicht die Lösung sein. Den Kommunen wie in Hessen angesichts einer Rahmenvereinbarung einen Strukturwandel zu suggerieren, der unter den gegebenen Umständen keiner sein kann, ebenso wenig.

Wesentlich für eine erfolgreiche Transformation der IT-Strukturen in den öffentlichen Verwaltungen bleibt der funktionierende Wettbewerb. Unter dem Leitgedanken: Verbindliche Interoperabilität wo nötig, kommunale Gestaltungsfreiheit wo möglich.