Wie führe ich eine rechtssichere Inventur durch?
Mit COSYS Inventur Software jederzeit fehlerfrei durch die Bestandsaufnahme
Holle - Grasdorf, 09.05.2025 (PresseBox) - Warum machen Unternehmen Inventuren?
Unternehmen führen Inventuren durch, um den tatsächlichen Bestand an Waren, Materialien und Vermögensgegenständen systematisch zu erfassen und mit den buchhalterischen Beständen abzugleichen. Dies ist gesetzlich vorgeschrieben und dient der ordnungsgemäßen Buchführung sowie der Erfüllung steuerlicher Pflichten. Darüber hinaus hilft eine Inventur, Bestandsabweichungen wie Verluste, Diebstahl, Verfall oder Fehllieferungen frühzeitig zu erkennen, Lagerprozesse zu optimieren und wirtschaftliche Entscheidungen auf einer verlässlichen Datenbasis zu treffen. Kurz gesagt: Inventuren sichern Transparenz, Rechtssicherheit und wirtschaftliche Effizienz im Unternehmen.
Warum Inventuren mit einer gewissen Sorgfalt durchgeführt werden müssen
Inventuren müssen mit besonderer Sorgfalt durchgeführt werden, weil sie die Grundlage für eine korrekte Buchführung und verlässliche betriebswirtschaftliche Entscheidungen bilden. Ungenaue oder fehlerhafte Bestandsaufnahmen können zu falschen Lagerwerten, steuerlichen Nachteilen oder sogar rechtlichen Konsequenzen führen – etwa bei Betriebsprüfungen oder bspw. bei dem Umgang mit betäubungsmittelpflichtigen Produkten. Zudem können Nachlässigkeiten dazu führen, dass Fehlbestände, abgelaufene Waren oder Überlagerungen unentdeckt bleiben, was wirtschaftliche Verluste und organisatorische Probleme nach sich zieht.
Wie muss ich einen Inventurprozess gestalten um auf der sicheren Seite zu sein?
- Klare Planung und Vorbereitung:
Legen Sie frühzeitig den Stichtag, den Ablauf und die Zuständigkeiten fest. Informieren Sie das Inventurteam und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden geschult sind – besonders im Umgang mit speziellen Produkten (z. B. BtM, Kühlware). - Geeignete Hilfsmittel nutzen:
Verwenden Sie digitale Tools wie die COSYS Inventur Software, um Zählfehler zu vermeiden, Prozesse zu vereinfachen und Daten medienbruchfrei zu erfassen. Scannen statt Schreiben spart Zeit und reduziert das Fehlerpotenzial. - Strukturiertes Vorgehen bei der Zählung:
Zählen Sie systematisch nach Lagerorten oder Warengruppen und dokumentieren Sie alle relevanten Informationen vollständig – inklusive Chargen, Verfallsdaten oder Sonderbestände. Bei Abweichungen sollten Nachzählungen erfolgen. - Datensicherung und Archivierung:
Speichern Sie alle Inventurdaten sicher und revisionssicher ab. Nur so können Sie im Falle von Prüfungen oder Rückfragen rechtssicher nachweisen, wie die Inventur durchgeführt wurde. - Regelmäßige Kontrolle und Nachbereitung:
Führen Sie nach der Inventur eine Plausibilitätsprüfung durch und gleichen Sie Differenzen mit dem Warenwirtschaftssystem ab. Nutzen Sie die Ergebnisse zur Optimierung Ihrer Lagerhaltung und zur Vermeidung zukünftiger Fehlerquellen.
Schnelle, digitale Datenerfassung
Statt mit Papierlisten zu arbeiten, scannen Sie Artikel einfach per Barcode mit einem mobilen Gerät. Das spart Zeit, reduziert Zählfehler und verhindert doppelte Erfassungen.
Intuitive Bedienung für jedes Team
Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche ist die App sofort einsatzbereit – auch für ungeübte Mitarbeitende oder Aushilfen. So wird der Inventurprozess nicht nur effizienter, sondern auch zugänglicher.
Branchenspezifische Funktionen
Ob PZN-Erfassung in Apotheken, ISBN im Buchhandel oder Chargen- und Seriennummern in der Industrie – die App ist auf branchentypische Anforderungen zugeschnitten.
Offline-fähig und zuverlässig
Auch ohne stabile Internetverbindung funktioniert die Inventur – Daten werden lokal gespeichert und später automatisch synchronisiert.
Nahtlose Systemanbindung
Die erfassten Daten lassen sich in das COSYS Backend übertragen und dort auswerten. Das erleichtert die Analyse, Dokumentation und Archivierung erheblich.
Fazit
Eine rechtssichere Inventur erfordert Sorgfalt, Struktur und die richtigen Werkzeuge. Nur so lassen sich gesetzliche Anforderungen erfüllen, wirtschaftliche Risiken vermeiden und eine transparente Lagerführung gewährleisten. Die COSYS Inventur Software bietet dafür die optimale Grundlage: Sie vereinfacht den gesamten Prozess durch digitale Datenerfassung, minimiert Fehlerquellen und ermöglicht eine lückenlose Dokumentation – selbst bei komplexen Anforderungen. Dank intuitiver Bedienung, Offline-Funktion und direkter Systemanbindung ist sie in jeder Branche flexibel einsetzbar. Wer auf COSYS setzt, sorgt für eine effiziente, rechtssichere und zukunftsfähige Inventur.
