Sie haben Post: E-Mail-Flut gelassen bewältigen
Pling. Pling. Pling. „Genug ist Genug!“, schreien Sie innerlich vor Wut. Diese ständige Erreichbarkeit zu jeder Zeit und überall nervt. Ihr E-Mail-Postfach quillt über? Ihre E-Mails rauben Ihnen nicht nur alle Nerven, sondern auch den Schlaf? Ich bin kein Mediziner, aber das klingt ganz schön ungesund. Die Zeiten, in denen man romantische und herzzerreißende Nachrichten verschickt, sind leider vorbei. Pling.
Stattdessen besteht Ihr Büroalltag aus unverständlichen Arbeitsanweisungen, Problembeschreibungen und Beschwerden über nicht eingehaltene Deadlines. Es ist also nicht so, dass Sie freudig erregt sind, wenn Sie dieser E-Mail-Flut über Ihren ein bricht. Nein, viel eher bekommen Sie das Bedürfnis die Zeit zurückzudrehen. Der PC fährt wieder runter, Sie spucken den Kaffee wieder in die Tasse, verlassen im Moonwalk das Büro und krümeln sich daheim wieder ins wohlige Schlafzimmerbett.
Wenn es so einfach wäre. Doch die obskure Entwicklung der technologischen Vernetzung als auch Ihr Chef werden wenig begeistert sein, wenn Sie von heute auf morgen einfach alles abstellen. Pling.
Viele E-Mails sind nicht nur nervig, sondern halten Sie auch vom Arbeiten ab. Und unverrichtete Arbeit löst wiederum eine noch größere E-Mail-Flut sowie andere weitreichende Katastrophen aus. Selbst diverse Experten bezeugen die großen Nachteile der E-Mail-Kommunikation. Gesundheit und Produktivität leiden bei der E-Mail-Flut.
Pling. Damit Sie diese Problematik ein für alle Mal loswerden, geben wir Ihnen einige hilfreiche Tipps mit an die Hand. „Alle 3 Sekunden erscheint eine E-Mail auf Ihrem Bildschirm. Helfen Sie mit! Werden Sie Teil der Anti-E-Mail-Flut-Initiative“
Ab wann gilt denn eine E-Mail-Flut?
Tja, das ist eine Frage, die man so nicht pauschal beantworten kann. Grundsätzlich gibt es die Aussage, dass mehr als 100 E-Mails am Tag zu viel ist. Dennoch muss von Branche zu Branche und von Stelle zu Stelle anders gedacht werden. Bei manchen Arbeiten zählt das Beantworten von E-Mails zur Hauptaufgabe. Aber in Zeiten von Whatsapp, Facebook und ähnlichem, geht die Flut an Nachrichten weit über die Arbeitszeit hinaus. Dieser „Always-on“- Gedanke findet in heutigen Unternehmen immer mehr Bedeutung und ist eine schwierige Situation für jeden Arbeitnehmer.
Sie sollten aber wissen, dass Menschen immer nur eine begrenzte Aufnahmefähigkeit besitzen. Tausende an Informationen zu verwerten ist die Aufgabe für einen Computer und nicht für einen Menschen bestimmt.
Günter: Was? Ich versteh nur „Bahnhof“!
…
Machen Sie jetzt nicht den Fehler, indem Sie jetzt die nächste Mail hinterher senden:
Peter: Günter, ich habe dir tausend Mal gesagt, „Bahnhof“ bedeutet „Bahnhof“ und das andere „Bahnhof“ bedeutet…
…die einzige Lösung: Greifen Sie zum Telefonhörer!
Trennen Sie Ihre To-dos von E-Mails, welche keine Aufgaben beinhalten. So könnten Sie einen Ablage-Ordner erstellen, im welchen nur Mails gesammelt werden, die Ihnen wichtige Informationen über ein bestimmtes Thema liefern.
Denken Sie sich eine Struktur aus, welche zu Ihrem Beruf bzw. E-Mail-Verkehr eignet.
Der kleine Bonustipp: Newsletter austragen!
Tragen Sie sich aus Newslettern aus, die Sie nicht interessieren. Sie haben immer das Recht, sich sofort auszutragen. Nun ist es eher unwahrscheinlich, dass Sie in diese mit Ihrer Arbeitsadresse eingetragen sind, dennoch ist es nicht unmöglich, dass so etwas passiert. Kontrollieren Sie auch, dass Ihnen kein Spam zugesendet wird.
Oft ignorieren wir solche E-Mails, weil wir zu faul sind, Sie abzustellen. Setzen Sie sich einmal eine halbe Stunde hin und schauen Sie, dass Sie keine irrelevanten Werbe-Mails erhalten.
Fazit:
Wenn es Ihnen zu viel wird und alles nichts hilft, sprechen Sie mit Ihrem Chef. Es nützt nichts, wenn Sie überlastet sind und aufgrund der E-Mail-Flut nicht mehr dazu kommen, Ihre eigentlichen Aufgaben zu bewältigen. Pling.
Weitere Informationen
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Stattdessen besteht Ihr Büroalltag aus unverständlichen Arbeitsanweisungen, Problembeschreibungen und Beschwerden über nicht eingehaltene Deadlines. Es ist also nicht so, dass Sie freudig erregt sind, wenn Sie dieser E-Mail-Flut über Ihren ein bricht. Nein, viel eher bekommen Sie das Bedürfnis die Zeit zurückzudrehen. Der PC fährt wieder runter, Sie spucken den Kaffee wieder in die Tasse, verlassen im Moonwalk das Büro und krümeln sich daheim wieder ins wohlige Schlafzimmerbett.
Wenn es so einfach wäre. Doch die obskure Entwicklung der technologischen Vernetzung als auch Ihr Chef werden wenig begeistert sein, wenn Sie von heute auf morgen einfach alles abstellen. Pling.
Viele E-Mails sind nicht nur nervig, sondern halten Sie auch vom Arbeiten ab. Und unverrichtete Arbeit löst wiederum eine noch größere E-Mail-Flut sowie andere weitreichende Katastrophen aus. Selbst diverse Experten bezeugen die großen Nachteile der E-Mail-Kommunikation. Gesundheit und Produktivität leiden bei der E-Mail-Flut.
Pling. Damit Sie diese Problematik ein für alle Mal loswerden, geben wir Ihnen einige hilfreiche Tipps mit an die Hand. „Alle 3 Sekunden erscheint eine E-Mail auf Ihrem Bildschirm. Helfen Sie mit! Werden Sie Teil der Anti-E-Mail-Flut-Initiative“
Ab wann gilt denn eine E-Mail-Flut?
Tja, das ist eine Frage, die man so nicht pauschal beantworten kann. Grundsätzlich gibt es die Aussage, dass mehr als 100 E-Mails am Tag zu viel ist. Dennoch muss von Branche zu Branche und von Stelle zu Stelle anders gedacht werden. Bei manchen Arbeiten zählt das Beantworten von E-Mails zur Hauptaufgabe. Aber in Zeiten von Whatsapp, Facebook und ähnlichem, geht die Flut an Nachrichten weit über die Arbeitszeit hinaus. Dieser „Always-on“- Gedanke findet in heutigen Unternehmen immer mehr Bedeutung und ist eine schwierige Situation für jeden Arbeitnehmer.
- Regel 1: Kontrollieren Sie Ihren E-Mail-Verkehr! Ist das noch normal?
Sie sollten aber wissen, dass Menschen immer nur eine begrenzte Aufnahmefähigkeit besitzen. Tausende an Informationen zu verwerten ist die Aufgabe für einen Computer und nicht für einen Menschen bestimmt.
- Regel 2: Regeln Sie das Cc –Problem und sprechen Sie sich mit Kollegen ab!
- Regel 3: Vermeiden Sie die Volksportart Nr.1: Ping-Pong-E-Mailing!
Günter: Was? Ich versteh nur „Bahnhof“!
…
Machen Sie jetzt nicht den Fehler, indem Sie jetzt die nächste Mail hinterher senden:
Peter: Günter, ich habe dir tausend Mal gesagt, „Bahnhof“ bedeutet „Bahnhof“ und das andere „Bahnhof“ bedeutet…
…die einzige Lösung: Greifen Sie zum Telefonhörer!
- Regel Nr. 4: Vermeiden Sie komplizierte und große Anhänge!
- Regel Nr. 5: E-Mails gebündelt beantworten!
- Regel Nr. 6: Setzen Sie einen Leitfaden auf!
- Regel Nr. 7: Benutzen Sie bereits Filter und Ordner-Systeme?
Trennen Sie Ihre To-dos von E-Mails, welche keine Aufgaben beinhalten. So könnten Sie einen Ablage-Ordner erstellen, im welchen nur Mails gesammelt werden, die Ihnen wichtige Informationen über ein bestimmtes Thema liefern.
Denken Sie sich eine Struktur aus, welche zu Ihrem Beruf bzw. E-Mail-Verkehr eignet.
Der kleine Bonustipp: Newsletter austragen!
Tragen Sie sich aus Newslettern aus, die Sie nicht interessieren. Sie haben immer das Recht, sich sofort auszutragen. Nun ist es eher unwahrscheinlich, dass Sie in diese mit Ihrer Arbeitsadresse eingetragen sind, dennoch ist es nicht unmöglich, dass so etwas passiert. Kontrollieren Sie auch, dass Ihnen kein Spam zugesendet wird.
Oft ignorieren wir solche E-Mails, weil wir zu faul sind, Sie abzustellen. Setzen Sie sich einmal eine halbe Stunde hin und schauen Sie, dass Sie keine irrelevanten Werbe-Mails erhalten.
Fazit:
Wenn es Ihnen zu viel wird und alles nichts hilft, sprechen Sie mit Ihrem Chef. Es nützt nichts, wenn Sie überlastet sind und aufgrund der E-Mail-Flut nicht mehr dazu kommen, Ihre eigentlichen Aufgaben zu bewältigen. Pling.
Weitere Informationen
Video:
- 10 Tipps zum effizienten Umgang mit E-Mails: https://www.youtube.com/watch?v=i97JvagtceA
- Dieses Gefühl, jeden Abend einen leeren Posteingang zu haben: https://www.youtube.com/watch?v=yzTB-yqkYhc
- 22 Verhaltensregeln für den effizienten Umgang mit E-Mails