Digitale Archivierung – Darauf gilt es zu achten

Im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung sind zahlreiche Unternehmen bereits dazu übergegangen, Dokumente, Belege und Unterlagen elektronisch zu archivieren. Dies ist grundsätzlich zu begrüßen und ebnet beispielsweise den Weg zu mehr Nachhaltigkeit im Geschäftsalltag.

Allerdings müssen Firmen dabei bestimmte Dinge beachten. Im Rahmen einer Betriebsprüfung kann sich das Finanzamt hinsichtlich der Einhaltung der Vorgaben nämlich als sehr kritisch zeigen. Werden bei der Überprüfung Verstöße festgestellt, drohen dem Unternehmen unangenehme Konsequenzen. Um diese zu vermeiden, zeigt der folgende Artikel, worauf es bei der digitalen Archivierung zu achten gilt.

Die Rolle von GoBD und GoB

Die GoB regelt die allgemeinen Vorgaben in Hinblick auf die Bilanzierung und die Buchführung eines Unternehmens.

Die Erweiterung davon stellt die GoBD dar. In dieser fasst das Finanzamt die Vorgaben zusammen, die eine elektronische Archivierung der Unterlagen erfüllen muss. Der Gesetzgeber stellt mit Hilfe der GoBD sicher, dass die digitale Archivierung ebenfalls den recht hohen Standards entspricht, welche auch die traditionelle Archivierung von Papierdokumenten aufweisen muss. Für sämtliche aufbewahrungspflichtigen Dokumente müssen Unternehmen damit eine revisionssichere Archivierung gewährleisten.

Um in diesem Zusammenhang kein Risiko einzugehen, empfiehlt es sich für Firmen, sich einer professionellen Software für die Archivierung zu bedienen. Ein gutes Archivierungsprogramm stellt sicher, dass sämtliche rechtlichen Anforderungen an die Archivierung eingehalten werden.

Welche Kriterien erfüllt eine revisionssichere Archivierung?

Sämtliche Dokumente, die unter die Aufbewahrungspflicht fallen, müssen also ausnahmslos revisionssicher archiviert werden. Doch welche Kriterien sind dafür eigentlich zu erfüllen? Diese bestehen etwa in

• Vollständigkeit
• Nachprüfbarkeit
• Nachvollziehbarkeit
• Ordnung
• Richtigkeit
• Unveränderbarkeit

Darüber hinaus muss die Verfahrensdokumentation vor Verlust gesichert werden. Zudem sind alle Aufzeichnungen und Buchungen zeitgerecht vorzunehmen. Während der gesamten Frist für die Aufbewahrung müssen diese Anforderungen ohne Einschränkungen erfüllt werden. Daneben ist es wichtig, dass zu jeder Zeit ein Nachweis über die Erfüllung der Kriterien erbracht werden kann.

Wann besteht die Pflicht zu einer GoBD-konformen Archivierung?

Der Geltungsbereich der GoBD erstreckt sich uneingeschränkt über alle deutschen Unternehmen, egal, ob es sich um KMU, Freiberufler oder einen großen Konzern handelt. Sogar, wenn pro Jahr durch eine Firma nur eine einzige Rechnung geschrieben wird, besteht die Pflicht, dabei die GoBD einzuhalten.

Durch den Gesetzgeber wird außerdem vorgegeben, welche Unterlagen eine Archivierung nach den Vorgaben der GoBD erfordern. Betroffen sind von den Regelungen alle Unterlagen, die mit der Besteuerung der Firma in Zusammenhang stehen. Zu diesen gehören unter anderem Jahresabschlüsse, Inventare, Aufzeichnungen und Bücher, Lageberichte, Buchungsbelege sowie Handels- und Geschäftsbriefe.

So hängen die Archivierung und die Regelungen der DSGVO zusammen

Im Rahmen der DSGVO wird festgelegt, welche Maßnahmen Unternehmen ergreifen müssen, um einen Schutz personenbezogener Daten vor dem Zugriff Dritter zu garantieren. Für Unternehmen besteht darin eine besonders große Herausforderung, da sie zur gleichen Zeit die DSGVO-Vorgaben und die Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen einhalten müssen.

In dieser Hinsicht kann also nicht nach dem Entweder-oder-Prinzip vorgegangen werden. Besteht eine Aufbewahrungspflicht, ist diese zu erfüllen. Zum Beispiel müssen somit Personalunterlagen genau wie Rechnungen während der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht revisionssicher archiviert werden. Allerdings müssen die aufbewahrten Daten auch den Anforderungen der DSGVO entsprechen.

Autorin Bio
Amila Corazan, die Gründerin des finnischen Nachrichtenmediums Trending.fi.