Buchhaltungs-Outsourcing wird immer relevanter für kleine und mittlere Unternehmen

Eine ordentliche Buchführung ist für jedes Unternehmen von besonderer Wichtigkeit. Eine falsche oder fehlerhafte Buchhaltung kann zu nicht unerheblichen negativen Folgen führen. Nicht nur die Bilanzen des Unternehmens werden dadurch verfälscht, im schlimmsten Fall kann es zu rechtlichen und nicht unerheblichen finanziellen Folgen führen. Die Buchhaltung kann man entweder intern selber betreiben oder aber an externe Dienstleister auslagern, um sich auf das eigentliche Kerngeschäft konzentrieren zu können. Dieses sogenannte Buchhaltungs-Outsourcing kann zahlreiche Vorteile für Unternehmen bringen. Ob und wann welche Bereiche ausgelagert werden sollen, hängt immer von den jeweiligen Unternehmensstrukturen ab.

Kleine und mittlere Unternehmen können am meisten profitieren

Nicht jedes Unternehmen kann einen eigenen Buchhalter oder gar eine ganze Abteilung beschäftigen. Immer mehr kleine und mittlere Unternehmen nutzen daher die Möglichkeit, diesen kosten- und zeitintensiven Bereich auszulagern. IT-Dienstleistungen, Rechts- oder Steuerberatung werden schon seit längerer Zeit von zahlreichen Unternehmen ausgelagert. Für den Bereich Buchhaltung wird ein solches Outsourcing vor allem in Deutschland erst seit Kurzem immer interessanter. Dabei ergeben sich aus der Nutzung externer Dienstleister zahlreiche Vorteile:

• Kostenreduktion
  Selbstverständlich steht bei Auslagerungen jeglicher Art zunächst einmal eine Reduzierung der Kosten im Vordergrund. Etwa 20 - 50 Prozent der Kosten können auf diese Weise im Durchschnitt eingespart werden. Zum einen werden technische Kosten gespart, da für den Kauf von Hardware, Software und Lizenzen oder für die Wartung und Instandhaltung Kosten entfallen. In der Folge reduzieren sich somit auch die Personal- und Logistikkosten.
• Einsparung von Zeit
  Da sämtliche anfallenden Tätigkeiten an den externen Dienstleister übergehen, spart das Unternehmen neben Kosten auch eine Menge Zeit. Mitarbeiter können sich so auf wichtigere Geschäftsbereiche konzentrieren und die Geschäftsführung kann sich in aller Ruhe um das Kerngeschäft kümmern.
• Hohe Professionalität
  Professionelle Dienstleister verfügen über einen großen Erfahrungsschatz und sind bestens vernetzt. Dadurch wird eine sehr professionelle Buchführung möglich, Fehler werden vermieden und man kommt als Unternehmen nicht in die Lage, steuerrechtliche Konsequenzen fürchten zu müssen. Zudem haftet der externe Dienstleister im Zweifel für entstandene Schäden.
• Vermeidung von Risiko
  Externe Dienstleister übernehmen das Risiko bei allen durchzuführenden Aufträgen. Und haften auch für entstandene Schäden. So werden Mitarbeiter des eigenen Unternehmens effektiv vor zivil- und strafrechtlicher Verfolgung geschützt.

Welche Bereiche der Buchhaltung werden übernommen?

Je nach Anbieter können nahezu alle Bereiche der Buchhaltung übernommen werden. Finanzbuchhaltung, Lohn- und Gehaltsbuchhaltung oder auch betriebswirtschaftliche Betreuung sind in den Leistungen von professionellen Dienstleistern inbegriffen. Auf Wunsch kann man selbstverständlich auch nur Teilbereiche auslagern und sich um andere Aspekte selber kümmern. In Australien beispielsweise wird das Auslagern der Buchhaltung schon seit Längerem betrieben und hat sich beinahe flächendeckend etabliert. Unternehmen wie Irenas Bookkeeping Services (Bookkeeper Parramatta), verfügen über jahrelange Erfahrung im Bereich Buchhaltungsdienstleistungen und haben sich mittlerweile einen weit über die australischen Grenzen bekannten guten Ruf erarbeitet. Wie viele Unternehmen, die als externe Buchhaltungsdienstleister tätig sind, nutzt das Unternehmen die Buchhaltungssoftware "Xero Payroll Services".

Xero Payroll Services

Diese Softwarelösung hat sich inzwischen zu einem Marktführer im Bereich Buchhaltungssoftware entwickelt. Das Unternehmen wurde 2006 in Neuseeland gegründet und erfreut sich insbesondere im englischsprachigen Raum großer Beleibtheit. Folgende Features sind unter anderem Bestandteil der Software:

• Einfache Überwachung der Inventur
• Exakte Analyse der wirtschaftlichen Situation des Unternehmens
• Erfassung der Arbeitszeit einzelner Mitarbeiter
• An offene Rechnungen wird automatisch erinnert
• Einfache Überwachung von Auslieferungen von Waren
• Viele Währungen stehen für einzelne Vorgänge zur Verfügung
• Zahlungsnachweise können einfach in einem Cloudspeicher gesichert werden

Eine Version in deutscher Sprache ist zum gegenwärtigen Zeitpunkt zwar nicht verfügbar, jedoch gibt es zahlreiche ähnliche Softwarelösungen für den deutschsprachigen Raum.

Vorteilhaft für nahezu alle Unternehmen

Jedes Unternehmen kann unter gewissen Umständen von einer solchen Auslagerung der Buchhaltung profitieren. Je nach Unternehmen lohnt sich dieser Vorgang mehr oder weniger. Gerade kleine und mittlere Betriebe ohne eigenen Buchhalter gehen mit dieser Option kein Risiko ein und können sicher sein, dass die Buchhaltung auch ordentlich und gewissenhaft vonstattengeht. Hinzukommt, dass sich eigene Mitarbeiter nicht permanent in diesem Bereich fortbilden müssen, um auf die sich ändernden Umstände und Gesetze adäquat reagieren zu können. Arbeitsausfälle, Kosten für Weiterbildungen, Lohnzahlungen im Krankheitsfall, Sozialabgaben, Urlaubs- und Weihnachtsgeld oder Kosten für Software und Hardware sowie deren Wartung entfallen komplett, sodass sich das Auslagern der Buchhaltung für nahezu jedes Unternehmen lohnt.