Viel Ärger mit der Firmenkasse
Wer meint, er müsse die strengen Anforderungen an die Kassenführung nicht erfüllen, weil er lediglich eine Geldkassette und keine Registrierkasse hat, irrt sich. Auch bei Landwirten sehen die Prüfer des Finanzamts genau hin, ob die Kasse stimmt.

(pressebox) München, 28.04.2016 - Nur Bares ist Wahres - wer daran unverbrüchlich glaubt, könnte seine Meinung bald ändern. Denn die Finanzverwaltung zieht bei Bargeschäften im Handel und im Dienstleistungsbereich weiter die Zügel an. Durch den Einsatz spezieller Kassenprüfer, die für die einzelnen Registrierkassensysteme geschult werden, und mit den sich ständig verschärfenden Anforderungen wächst für die Betriebsinhaber nicht nur das Risiko erheblicher Steuernachzahlungen, sondern auch die Gefahr strafrechtlicher Verfolgung. Bei nahezu jeder Betriebsprüfung in Unternehmen, die nicht unerhebliche Bargeldgeschäfte tätigen, ist das Thema Kassenführung heute Streitgegenstand.

Auch bei Land- und Forstwirten wird nach Fehlern in der Kassenführung geforscht, um so durch Zuschätzungen die Steuereinnahmen zu erhöhen. Da ist es egal, ob zur Erfassung der Bareinnahmen elektronische Registrierkassen oder nur handschriftliche Kassenbücher geführt werden. Gesucht wird nach formellen Fehlern, um so das Ergebnis der vorliegenden Buchführung oder Gewinnermittlung verwerfen und den Gewinn durch Hinzuschätzung nach oben korrigieren zu können.

In die Karten spielt der Finanzverwaltung dabei die Finanzrechtsprechung. Sie gibt die Richtlinien über die Mindestanforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung vor. Aktuell schwebt dazu noch das Damoklesschwert der verpflichtenden Umsetzung der sogenannten Kassenrichtlinie II ab dem 1. Januar 2017 über den Betriebsinhabern. Bis dahin sind sie unisono verpflichtet, ihre PC- und Registrierkassensysteme auszutauschen und durch neue Geräte zu ersetzen, sofern ihre bestehenden Kassen die hohen Anforderungen dieser Richtlinie noch nicht erfüllen.

Ab 2017 lautet die Zielsetzung eindeutig, dass jedes einzelne Bargeschäft und jeder einzelne Geschäftsvorgang bis hin zu jeder Stornierung und Umbuchung vollumfänglich und unveränderbar elektronisch erfasst werden muss. Die Aufzeichnungen müssen für die Finanzverwaltung aufbewahrt und maschinell auslesbar vorhanden sein, damit sie auf Knopfdruck alle Bewegungen nachvollziehen und auf deren Richtigkeit hin überprüfen kann. PC- und Registrierkassensysteme, die diese hohen Anforderungen derzeit nicht erfüllen, werden in diesem Jahr noch geduldet, sofern der Betriebsinhaber bestimmte Mindestanforderungen beachtet.

Dazu gehört beispielsweise, dass der Unternehmer alle Updates und Verbesserungen der bestehenden Systeme verpflichtend umsetzt. Nach der Rechtsprechung gehört zu einer ordnungsgemäßen Kasse auch, dass alle Programmierungen durch entsprechende Protokolle nachgewiesen werden. Der täglich verpflichtende Kassenabschluss erfordert den Ausdruck des Tages-Endsummenbons, auch Z-Bon genannt. Diese Z-Bons werden durchlaufend nummeriert und sind dem Finanzbeamten vollständig und lückenlos vorzulegen. Scheitert die Prüfung bereits hier, ist die vorgelegte Kassenführung schon verloren

Auch Münzen und Wechselgeld penibel erfassen

Wer nun denkt, dass ihn als Landwirt, der in seinem Hofladen oder am Marktstand keine Registrierkasse hat, sondern nur eine Geldkassette oder Ähnliches benutzt, diese Regelungen nicht treffen, irrt gewaltig. Denn auch für offene Ladenkassen bestehen formale Anforderungen. An jedem Öffnungs- oder Verkaufstag ist nach Ladenschluss am Abend der Bargeldbestand auszuzählen und zu erfassen (Kassensturz). Um das zu protokollieren, ist es zwar nicht vorgeschrieben, aber dringend zu empfehlen, ein sogenanntes Zählprotokoll zu erstellen, in dem auch die Münzen und das Wechselgeld erfasst werden. Ausgehend von dieser Tagesendsumme sind die an diesem Tag erfolgten Einlagen und Entnahmen sowie die bezahlten Rechnungen abzuziehen und daraus - nach Vergleich mit der Endsumme des Vortags - die Tageseinnahme zu ermitteln.

Nur wenn ein solcher täglicher Kassensturz erfolgt, ist die Ladenkasse ordnungsgemäß. Wer meint, es reiche aus, die Tagesendsumme mithilfe einer Exceltabelle oder ähnlichen Aufzeichnungen rein rechnerisch zu ermitteln, der liegt leider falsch. Wie die Praxis zeigt, wird die rechnerische Ermittlung der Tagesendsalden grundsätzlich von den Prüfern verworfen und es drohen die unliebsamen Zuschätzungen. Der zeitliche Aufwand, die Kasse auszuzählen, ist verglichen mit dem Stress, Hinzuschätzungen bei einer Betriebsprüfung abzuwehren, ein Klacks.

Strenge Prüfer

Mit ihrer speziellen Ausbildung sind die Kassenprüfer, die vom Finanzamt in entsprechenden Fällen zugezogen werden, in der Lage, interne Stornos und sonstige Umbuchungen in den Kassensystemen aufzuspüren bzw. festzustellen, welche Eingaben vom Betriebsinhaber in den Systemen gelöscht wurden. Selbst wenn solche Stornierungen in keinster Weise mit der Absicht der Steuerhinterziehung erfolgt sind, geben Fehler und Unzulänglichkeiten dem Finanzbeamten die Möglichkeit, die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung zu verwerfen. Um Hinzuschätzungen vorzunehmen, bemüht sich der Betriebsprüfer dann, durch Verprobungen auch materielle Mängel der Kassenbuchführung zu finden, um die These aufzustellen, dass nicht alle Betriebseinnahmen aus Bargeldgeschäften vollständig erfasst wurden. Hierbei werden die verschiedensten Schätzungsmethoden angewandt, um Mehrergebnisse konstruieren zu können. Es ist oftmalsein langer und harter Weg, gegen die Unterstellungen vorzugehen und sie zu entkräften oder abzumildern. Je weniger der Betriebsinhaber den Vorwürfen entgegensetzen kann, umso schneller wird der Vorwurf der Steuerhinterziehung im Raum stehen.

"Um Stress und Ärger bei der Betriebsprüfung zu vermeiden, raten wir dringend, sich mit den Anforderungen der aktuellen und künftigen Kassenbuchführung zu beschäftigen und diese auch umzusetzen."

Ernst Gossert, Steuerberater bei Ecovis