Aufbewahrungsfristen

[Tattoo-Mum]

Na ihr?

Ich hab es heut morgen in den Kopf bekommen und mal angefangen, meine Schränke auszumisten. Muss ja mal sein. Dabei sind mir etliche uralte Papiere in die Hand bekommen. Ich weiß, dass Papiere unterschiedliche Aufbewahrungsfristen haben, aber ich find keine konkreten Daten.

-Kontoauszüge hab ich jetzt mal alle vor 2000 aussortiert.

-Lohnabrechnungen habe ich alle ab der Ausbilung noch, also ab 1996, Sozialversicherungskram auch. Reichen diese Bescheinigungen oder muss ich alle Abrechnungen aufheben? Ich hab auch noch alle Arbeitsverträge. Können die nicht auch mal weg?

-Versicherungsunterlagen hab ich von mittlerweile nicht mehr existierenden Versicherungen noch. Die können wohl weg, oder? Es langt doch eigentlich, wenn die die aktuellen Versicherungsscheine noch habe?

-Post von/an meinem Anwalt seit 2001 (Gerichtsverfahren, außergerichtlicher Vergleich, Urteile etc)

-Mietunterlagen. Brauch ich da nicht nur das von meinem aktuellen Mietverhältnis?

-Unterlagen über Arbeitslosigkeit bzw. Sozialhilfe (während der Elternzeit). Wie lang muss ich sowas aufheben?


lg
Reh

 

[tedlemegba]

Keine Ahnung ob man das darf.. aber eventuell könntest du ja die einzelnen Dokumente einscannen und dann vernichten. Auf der Festplatte oder einer CD/DVD nehmen die im Normalfall dann ja keinen Platz mehr weg. Allerdings ist das natürlich auch ein wenig kritisch zu betrachten (datenschutztechnisch).. also lieber auf einen externen Datenträger. Wenn sowas als vollwertiges Original gesehen werden darf (wahrscheinlich nicht). Ansonsten könntest du das ja bei deinen alten Dokumenten machen, die du eh wegschmeißt.

 

[Maastaaa]

Privat? Ist mir neu.

 

[Liquid0815]

also laut HGB (also nicht privat!) gelten für Geschäftsbriefe 6 Jahre, für alles andere (Rechnungen, Bilanzen usw.) 10 Jahre. (Angaben laut meines Erinnerungsvermögens, also ohne Gewähr! *g*)

privat gelten keine (meines wissens), du solltest jedoch deine Sozialversicherungsanmeldungen (auf denen groß und deutlich "Bitte aufbewahren" steht) dein leben lang aufbewahren

Achja, wenn es mal in irgend einem Fall zu einem Rechtsfall kommt, bist du halt in der Beweispflicht. Gleiches gilt bei einer Steuerprüfung. Wenn du die Belege nicht hast, wirst du halt geschätzt, aber das Finanzamt weiß normalerweise besser über deine Situation bescheid, als Du evtl. selbst *g*

 

[SirAd]

ich bin faul, also copy + paste

Aufbewahrungsfristen

im Unternehmen
allgemein
privat

im Unternehmen
Die Vorschriften zu Aufbewahrungsfristen sind in unterschiedlichen Gesetzestexten zu finden:
* Handelsgesetzbuch, HGB
* Produkthaftungsgesetz, ProdHaftG
* Steuerrecht, EStG, KStG, GewStG, AO
* Zivilrecht, BGB, ZPO
weiterhin im: Aktiengesetz, Banken- und Vesicherungsgesetz, Beamtenrecht, Gesetz zur Anpassung der Formvorschriften des Privatrechts und anderer Vorschriften an den modernen Rechtsgeschäftsverkehr

Die Art der Aufbewahrung wird grundsätzlich gleich behandelt (Online, Offline). Ausnahme bilden hier die Eröffnungsbilanzen, Jahres- und Konzernabschlüsse incl. der hierzu erstellten Lageberichte, Originale empfangener und Kopien abgesandter Handels- und Geschäftsbriefe.

Diese müssen nach wie vor in Papierform archiviert werden.

Allerdings ist der Unternehmer dafür verantwortlich, dass auch digital archivierte Unterlagen innerhalb der Aufbewahrungsfristen lesbar bleiben.






Die Aufbewahrungsfristen
10 Jahre:
Eröffnungsbilanz
Journal, Buchungsunterlagen, Handelsbücher, Buchungsbelege
Inventur
Jahresabschluß
Konzernabschluß incl. der hierzu erstellten Lageberichte
Konzernlageberichte
Arbeitsanweisungen, Projektunterlagen, Fertigungsunterlagen
Lohnsteuerunterlagen

6 Jahre:

empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe
weitere Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
Bei Bankauszügen, Zahlungsbelegen und Kreditunterlagen empfiehlt sich eine 30jährige Aufbewahrungsfirst - angepasst an die Gewährleistungsfrist der Banken.
"Die Vernichtung von Unterlagen ist allerdings dann noch nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist (vgl. §§ 169, 170 AO.)"
Quelle: Handbuch Sekretariat, Gabler-Verlag 1999

U.a. bei der IHK Heilbronn-Franken erhalten Sie eine detaillierte Liste, anhand derer Sie auch die Aufbewahrungsfristen aller einzelnen Dokumente einsehen können.
https://www.offenbach.ihk.de/fristen.htm (August 2000)



allgemein

6 Monate

Handwerksleistungen, (Gewährleistung schriftlich geben lassen)
Reisemängel bis 6 Monate nach Urlaubsende reklamieren

2 Jahre

Kaufverträge -> Mails am besten ausdrucken, da eine Festplatte auch kaputtgehen kann
Rechnungen (nicht Prozesskosten, nur die Rechnungen) von Anwälten, Notaren, Ärzten

10 Jahre

die kompletten Unterlagen zu Ihrer Steuererklärung. Hierunter fallen auch die Gehaltsabrechnungen und jede Quittung, die Sie in Ihrer Erklärung angeben.
Falls das Finanzamt Ihre Steuerunterlagen nachprüfen möchte und Sie haben kein Unterlagen mehr, erfolgt eine Schätzung. Das kann teuer werden.

30 Jahre
Urteile, Mahnbescheide, Prozessakten

bis Vertragsende, bzw. Verkauf; nur bzgl. steuerlicher Aspekte 10 Jahre

Versicherungen
bei der Autoversicherung nicht vergessen: neben Kaufvertrag, Kraftfahrzeugsteuerbescheid und den Autopapieren auch den Verkaufsvertrag aufbewahren (Beweis, dass bei einem Schadenfall das Auto Ihnen nicht mehr gehört)

privat

lebenslang

Geburtsurkunde
Taufschein
Heiratsurkunde
Kopien von Reisepass, Personalausweis und Führerschein
Zeugnisse
Ausbildungsurkunden
ärztliche Gutachten
Sterbeurkunden von Familienangehörigen

Unterlagen für die Rentenberechnung:
* Arbeitsverträge
* Sozialversicherungsunterlagen (jährlich erhalten Sie von Ihrem Arbeitgeber einen Sozialversicherungsnachweis)
* Gehaltsabrechnungen
* Immatrikulationsbescheinigungen, sozialabgabepflichtige Jobs vom Start der Ausbildung

bis Vertragsende, bzw. Verkauf; nur bzgl. steuerlicher Aspekte 10 Jahre

Wohnen - Miete: Mietvertrag, Übergabeprotkoll, Nebenkostenabrechnung und alle Rechnungen, die bei Mietende für Kautions- oder Abstandsverhandlungen ausschlaggebend sind. (Küche, Bodenbeläge, etc.)
Wohnen - Eigentum: Grundbuchauszug, Baurechnungen, Bauzeichnungen und alle Rechnungen, die bei einem Verkauf für die Preisverhandlungen ausschlaggebend sind. (Küche, Heizung, Bodenbeläge, etc.)



Und zum nachlesen der Link:
https://www.infoquelle.de/Wirtschaft/Wirtschaftsthemen/Aufbewahrung.cfm

 

[joschilein]

Für den Privatbereich gibt es keine gesetzlich geregelten Aufbewahrungspflichten (zu einer neueren noch nicht genannten Ausnahme komme ich noch).

Du könntest also alles wegschmeißen, nur falls du doch mal wieder was bräuchtest, ist es PP (persönliches Pech), aber niemand kann dir einen Strick draus drehen. Wenn du z.B. eine Garantiekarte nicht mehr hast, dann wird es nichts aus der Garantie, aber das wars auch schon.

Letztendlich kann man solche Sachen immer in abgeschlossenen Vorgängen betrachten. Beispielsweise ein Gerichtsprozess. Wenn der abgeschlossen ist (ob nun mit positivem oder negativen Ausgang), würde das - soweit nicht irgendwelche weiteren Instanzen anstehen - bei mir in irgendeine Ecke wandern und bei der nächsten Aufräumaktion rausfliegen.
Bei Kontoauszügen würde ich immer ein paar Jahre Puffer einbauen, mir ist es jedenfalls schon oft so gegangen, dass ich mal schnell nen genauen Betrag oder gar den Empfänger einer ungefähr erinnerten Zahlung wissen wollte, weil ich dort z.b. wieder was kaufen wollte. Mehr als 5 Jahre sind aber wohl eher unnötig. Schnellere Alternative wäre ein ordentlich geführtes elektronisches Kassenbuch.
Alles was den Lebenslauf oder Rentenversicherungszeiten betrifft würde ich gar nicht wegschmeißen. Kommt immer mal vor, dass nicht alle Daten in den Ämtern gespeichert sind und die Betroffenen keine Unterlagen über Arbeitsverhältnisse von vor 30 Jahren haben und so runtergeschätzt werden. Vielleicht gibts ja in 20 Jahren mal nen Crash und dann ist man froh noch Nachweise zu haben. Tja und sowas wie Zeugnisse, Ausbildungsnachweise usw. kommen natürlich auch nie weg.

Sowas wie Versicherungen zähle ich jetzt mal zu den Steuerunterlagen, dazu gleich mehr. Ausnahme wären alle Arten von Rentenversicherungen. Im Jahr 2005 ist das Alterseinkünftegesetz in Kraft getreten und das ist eine harte Grenze zwischen Alt- und Neufällen. Wenn es in Jahrzehnten mal an die Renten-/Auszahlung geht könnte das Finanzamt auf die Idee kommen, dass es eigentlich statts einem Alt- doch eher ein Neufall ist, daher immer Vertrag und Kontoauszug der ersten Überweisung aufheben. Aber auch in näherer Zukunft könnte es eine Rolle spielen, wenn es z.B. um die Frage geht, ob der Vertrag noch pauschalierbar ist oder bei Neuverträgen die Anforderungen der Grundsicherung erfüllt sind.

Und Steuerunterlagen selbst? Ich scanne eh alles, bevor ich es in Behördenhände gebe und anschließend werden die Orginale wieder zerrupft. Lohnsteuerbescheinigung etc. in den Ordner "Lebenslauf/Rente", Versicherungen zu "Versicherungen" und den Rest in nen Kasten, den man sich mal in ein paar Jahren wieder anschauen kann.
Was die von SirAd genannten 10 Jahre betrifft.. Die sind für nicht nachvollziehbar. Wenn das Finanzamt einen Steuerbescheid erlassen hat, dann ist er auch für das Finanzamt bindend. Ausnahme wäre, wenn er unter "Vorbehalt der Nachprüfung" (steht dann drauf) erlassen wurde, dann ist er noch bis zum Ende der Festsetzungsfrist komplett änderbar. Ohne Vorbehalt ist er nur änderbar, soweit es eine Änderungsvorschrift gäbe, z.B. bei "neuen Tatsachen", wenn das Finanzamt feststellt, dass man nur Teile seiner Einkünfte angegeben hatte.
Die Festsetzungsfrist beträgt im längsten Fall 10 Jahre (bei Steuerhinterziehung, normal sind 4 Jahre bzw. für nur leichtfertige Steuerverkürzung 5 Jahre) + 1-3 Jahre Anlaufhemmung (je nach dem Jahr der Abgabe der Steuererklärung) + eventuelle Ablaufhemmung (z.b. laufender Einspruch), also mindestens 11 Jahre.
Wurden Teile der Erklärung vorläufig festgesetzt (steht auch drauf), sind sie zeitlich unbegrenzt änderbar, i.d.R. bis das Musterverfahren entschieden ist.
Tja und was nun machen ohne lange zu rechnen? Im Privatbereich passen die Unterlagen auf nen kleinen Heftrücken, der kann gesammelt mit anderen Jahren in einen leeren Kopierpapierkasten und da stört es niemanden.

Und ansonsten sollte man alle genealogisch relevanten Unterlagen (Urkunden über Geburt, Heirat, Tod, Kinder,...) aufheben, auch von den eigenen Vorfahren, sobald diese gestorben sind, die nächste genealogische Generation wird dankbar dafür sein. (Und für den unwahrscheinlichen Fall, dass man mal selbst behördlich verloren geht..)

Nun zu der angekündigten gesetzlichen Vorschrift:

In den Fällen des § 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 [man ist Empfänger einer steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück] hat der Leistungsempfänger die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre gemäß den Sätzen 2 [gesamte Zeit lesbar] und 3 [Fristbeginn am Ende des Kalenderjahres] aufzubewahren, soweit er [..] nicht Unternehmer [= Privatperson] ist [..]