Party/Disco veranstalten - Was beachten?

[Querulant]

Hallo,
bei uns im Ort & Umgebung ist partytechnisch wenig los, die Disco hat schon vor langer Zeit zugemacht.

Das komische ist, wenn denn mal die Disco wieder aufmacht (kommt 3-4 mal im Jahr vor) ist es sehr gut besucht, teils sogar schon überfüllt. Auch andere Veranstaltungen (Zeltdisco ect.) sind immer sehr voll.

Leider kommt sowas bei uns relativ selten vor und daher kam es uns in den Sinn selbst anzupacken und etwas (einmalig) zu veranstalten.

Doch was muss alles beachtet werden? Location ist bereits vorhanden bzw. kann gemietet werden.

Habe mal "grob" mit folgenden Kosten gerechnet:
- Location 500 Euro
- DJ 300 Euro
- Personal gratis (wird von uns gestellt)
- Sicherheitspersonal XXX Euro (???)
- Getränke (werden auf Kommission gekauft)
- Vermarktung (Flyer, Plakate) 400 Euro

Was für Kosten gibt es noch?? Wie viel kostet das Sicherheitspersonal CA.?

Sicherlich wird auch eine genehmigung benötigt werden, wie viel kostet diese ebenfalls?

Habt ihr weitere Anregungen?

Gruss Andre

 

[Maastaaa]

Gema.

 

[Querulant]

Gema.

DJ!

 

[raven]

DJ!

Wichtig ist dabei nur, dass das ein professioneller DJ ist, der das gewerblich macht, keiner, der das nur hobbymäßig und nebenbei macht - vergewissern, ob der wirklich GEMA zahlt, würde ich mich trotzdem.

Ich würde mir außerdem noch Gedanken zum Thema "Schanklizenz" (soweit ich weiß, wenn ihr nicht originalversiegelte Flaschen (zum Beispiel: Bier in Gläsern) verkauft, aber genauer weiß das das Ordnungsamt, das ist von Ort zu Ort anders) und "Jugendschutz" machen - mehr fällt mir auf die schnelle nicht ein

 

[Seemann]

Und wenns öffentlich sein soll, dann würd ich mir auch überlegen eine Veranstalter-Haftpflicht-Versicherung zuzulegen.

 

[phil]

Hochprozentiges kannste glaube ich nicht auf Kommission kaufen (zumindest bei uns nicht), also macht euch wirklich intensiv Gedanken, wieviel ihr davon einkaufen wollt.
Ein Getränkespecial würd ich mir auch noch überlegen, lockt Leute an..

 

[Columbus]

Oh, das wird nicht so einfach. Frage erstmal beim Ordnungsamt/Gewerbeamt an, so einfach ist das nämlich nicht. Wahrscheinlich müsste sogar einer von euch eine Gastroprüfung ablegen. Die ist zwar nicht so schwer, aber zu beachten. Dann haben Ordnungsämter auch was gegen solche halbprivaten Partys, aber das musst du selbst herausfinden.

Dann die "Location". Schon mal von einem Brandschutzinspektor kontrolliert worden? Notausgänge vorhanden, brandhemmende Materialen verbaut? Die können da ziemlich streng sein.

Wenn es sein muss, erwarten sie auch noch nachgewiesene Parkplätze. Ordnungsämter können bisweilen recht putzig sein.

Zur Erklärung: Ich war mal GF in einer Disco, aber hier hängt auch viel vom jeweiligen Ordnungsamt ab. Vielleicht lassen die ja mit sich reden, wetten würde ich aber nicht drauf.

 

[(Bier)Kelle]

Ton & Lichttechnik?

 

[Columbus]

Ton & Lichttechnik?

Sollte man auch nicht vernachlässigen. Viele "Homeverstärker" schalten nämlich ab, wenn sie über Stunden mit voller Leistung betrieben werden.

Was die technische Ausrüstung anbelangt, sollte man auch auch das Mischpult nicht vergessen. Gute sind gar nicht so billig.

Aber das halte ich für ziemlich sekundär. Die Frage ist ja erstmal, bekommt er das genehmigt?

 

[acid]

Die Grundlegende Frage ist erstmal: Wie groß ist der Raum und wieviele Personen sollen da rein. Danach richtet sich der größte Kostenfaktor: Sicherheit.

Wir haben damals etwa 16€ pro Stunde, pro Person bezahlt. Allerdings mit Rabatt, da wir über 20 Parties veranstaltet haben.
Bei unserer Größenordnung von ca. 1.000 Gästen haben wir rund 2.000 € für Licht, Ton und DJ bezahlt, 3.000-4.000 € für Security, rund 1.000 € Raummiete, Werbung wurde mit Gewinn durch Sponsoren finanziert, Versicherung weiß ich nicht, war aber nicht die Welt, 150€ Spende ans rote Kreuz für nen Rettungswagen und 2 Sanis vor Ort.

Wichtig ist in jedem Fall: Gema prüfen, Party bei den Behörden Anmelden (informieren, was ihr vorweisen müsst), Haftpflicht (Sach und Personenschäden ausreichend abdecken), bei größeren Veranstaltungen in kleinen Orten Polizei informieren, damit die Bereitschaft ausreichend hoch ist, Steuern kann ich nicht sagen, da es bei uns über nen Verein lief und wir als Veranstalter keinen Gewinn gemacht haben, sondern alles auf der Abi-Party verprasst haben

Zum Thema Behörden: Wenn bei euch wirklich nichts los ist, im Örtchen. Setzt euch mit denen Zusammen. Die Lokalpolitik ist in der Regel an Veranstaltungen für jugendliche interessiert und drückt häufig ein Auge zu für den Start, wenn man ehrlich mit denen spricht.

P.S.: Raumsicherheit nicht außer acht lassen: Vor allem Notausgänge und die maximal zulässige Personenanzahl für die Raumquadratmeter beachten.

 

[Querulant]

Hallo,
danke für die Antworten. Über Notausgänge ect. müssen wir uns keine Gedanken mehr machen, da ist alles schon fertig (wurden bereits große (wirklich große) iffizielle Partys veranstaltet und für Sicherheit ist in den Gebäuden gesorgt.


Ich werde mich mal informieren.

Gruss Andre

 

[Columbus]

Dann lass uns mal wissen, wie sich das Ordnungsamt verhalten hat.

 

[acid]

- Getränke (werden auf Kommission gekauft)

achso, einige Lieferanten haben ne Mindestabnahme-Menge-Klausel im Liefervertrag. Oft so 50% der Bestellmenge. Wenn ihr da mit utopischen Zahlen wie 5 Liter pro Kopf kalkuliert, kanns schnell passieren, dass man auf einigen Kästen sitzen bleibt. Da sollte man sich im Falle einer solchen Klausel mal Gedanken machen, wieviel man sich dahin stellt.