Wie läuft ein GreenSign Audit ab?
Unsere erfahrene Auditorin Anna Maria Sasso Sant erklärt dir, welche Schritte notwendig sind, wie du dich optimal vorbereiten kannst und was du während des Audits erwarten darfst.

Berlin, 12.09.2024 (lifePR) - Liebe Anna, Wie läuft ein typischer Audit-Prozess bei GreenSign ab? Welche Schritte werden dabei durchlaufen?

Der Auditprozess startet mit der Online-Selbstevaluation in unserem Konformitätsbewertungsprogramm CAT (Conformity Assessment Tool). Wir empfehlen diesen Prozess als Team zu durchlaufen, d.h. im Hotelkontext wären das die jeweiligen Abteilungsleitungen Hotel, Haustechnik, Housekeeping, Einkauf, Küche und Personal. Das Audit Team und auch der Customer Support unterstützen hier gerne bei Unklarheiten und Fragen.

Etwa zwei bis drei Wochen nach der Freischaltung des Unternehmens im CAT nimmt der zuständige Auditor Kontakt auf, um einen gemeinsamen Audittermin zu vereinbaren und gegebenenfalls offene Fragen oder Unklarheiten im Vorfeld zu klären.

Nach Abschluss der Selbstevaluation durch das Unternehmen, i.d.R. nach circa sechs bis sieben Wochen, findet das vor Ort Audit innerhalb kürzester Zeit statt. Das Audit selbst besteht aus einem theoretischen und praktischen Überprüfungsverfahren, anhand der Selbstevaluation und der Gegebenheiten vor Ort.

Nach Abschluss des Audits wird dem Unternehmen das Zertifikat, der individuelle Auditbericht und das Übergabefoto zugesandt. In dieser E-Mail befindet sich ebenfalls die Anleitung, wie das Zertifikat bei den unterschiedlichen OTAs eingepflegt werden kann und die Installation des Widgets auf der eigenen Website. Damit ist der Audit-Prozess abgeschlossen, bis dann in drei Jahren wieder die Rezertifizierung ansteht. Mit der Rezertifizierung beginnt der Audit-Prozess wieder von vorne.

Wer führt die Audits durch?

Unser Auditorenteam setzt sich aus erfahrenen Nachhaltigkeitsmanagern und -auditoren zusammen. Zu unserem GreenSign-Audit-Team gehören Leonie Bötsch, Doreen Cramer und Anna Sasso-Sant.

Wir arbeiten ebenfalls mit freiberuflichen externen Auditoren zusammen. Darüber hinaus haben wir eine Kooperation mit SGS und der Control Union. Beide Unternehmen unterstützen uns vermehrt im Ausland, sodass das Audit in der entsprechenden Muttersprache durchgeführt werden kann.

Welche Dokumente und Nachweise sind erforderlich, bevor ein Audit beginnt?

Für eine erfolgreiche GreenSign-Zertifizierung ist es verpflichtend, dasUnternehmensleitbild, dasNachhaltigkeitsprogramm(geplante Nachhaltigkeitsmaßnahmen für die Zukunft) und bei einer Rezertifizierung einenNachhaltigkeitsbericht(eine Übersicht der bereits umgesetzten Maßnahmen innerhalb eines bestimmten Zeitraums, z. B. im Jahr 2023) einzureichen. Zusätzlich sind Nachweise, etwa zumEnergieverbrauch, erforderlich. Diese Dokumente können bequem in unserem Konformitätsbewertungsprogramm CAT hochgeladen werden und dienen zur Vorbereitung des Auditors. Der Aufwand für die Bereitstellung der Nachweise ist dabei überschaubar.

Wie lange dauert ein Audit in der Regel?

Ein Audit dauert in der Regel zwischen drei und vier Stunden, abhängig davon, wie tiefgehend das Unternehmen die Themen behandeln möchte und wie offen es für Verbesserungsvorschläge ist. Wir schauen uns die wesentlichen Bereiche des Unternehmens an und besprechen anschließend die Antworten der Selbstevaluation im Tool. Anpassungen sind danach noch möglich, idealerweise sollten jedoch alle Unklarheiten bereits im Vorfeld geklärt sein.

Wie werden die Auditergebnisse ausgewertet?

Die Auswertung erfolgt parallel zum Audit mithilfe unseres speziell für GreenSign entwickelten CAT-Tools. Im CAT wird der Gesamt-Konformitätsgrad ermittelt und die Nachhaltigkeitsleistung in den zehn Kernbereichen anhand eines Widgets grafisch dargestellt. Neben dem Zertifikat erhält das Unternehmen auch einen ausführlichen Auditbericht, der die Nachhaltigkeitsleistung dokumentiert und Optimierungsvorschläge enthält. Die Nachbereitung des Audits dauert insgesamt etwa 14 Tage.

Wie oft werden Audits durchgeführt und gibt es Unterschiede zwischen den Audits bei der Erstzertifizierung und den Rezertifizierungen?Bei unseren Basic- und Plus-Verträgen erfolgt das Audit alle drei Jahre. Premium-Kunden haben jedoch die Möglichkeit, jedes Jahr ein Audit durchführen zu lassen, um kontinuierlich ihre Nachhaltigkeitsleistung zu verbessern und von aktuellen Impulsen zu profitieren. Rezertifizierungen sind in der Regel weniger aufwendig, folgen jedoch dem gleichen Ablauf wie die Erstzertifizierung. Ein Nachhaltigkeitsbericht ist bei Rezertifizierungen verpflichtend, um die erzielten Verbesserungen klar zu dokumentieren.Wie unterstützt das Team von GreenSign dabei, sich auf ein Audit vorzubereiten?In der Vorbereitungsphase unterstützen wir individuell nach Bedarf. Vom kostenfreien 30 minütigen Call über kostenfreie, regelmässige Online Termine bis zur intensiven Beratung zur Selbstevalution gibt es bei uns jede Unterstützung.Welche Rolle spielt die Technologie im Audit-Prozess? Gibt es spezielle Tools oder Systeme, die eingesetzt werden?Da die Selbstevaluation ausschließlich online erfolgt, benötigst du für das Audit einen Laptop oder ein ähnliches Gerät sowie eine stabile Internetverbindung. Falls mehrere Teammitglieder teilnehmen, ist ein Beamer ideal. Du kannst die digitalen Tools nach Belieben auswählen, solange sie digital sind – bitte keine Ausdrucke, da wir Auditoren zu 100 % papierlos arbeiten.

Wie sieht der Prozess nach Abschluss eines Audits aus?

Nach Abschluss des Audits erstellen wir den bereits erwähnten Auditbericht und das Zertifikat. Nach einer erneuten Prüfung des Berichts senden wir alle Dokumente digital an das zertifizierte Unternehmen. Das Nachhaltigkeits-Zertifikat kann dann in den gängigen Buchungssystemen integriert werden. Darüber hinaus unterstützt GreenSign bei der Kommunikation und Pressearbeit. Neben der Platzierung des Widgets auf der eigenen Webseite bieten wir auchzusätzliche Tipps zur effektiven Kommunikation.

Du hast Fragen zum Auditprozess? Dann melde dich gerne direkt bei unseren Auditoren.