eEinkauf alleine reicht nicht; es braucht mehr als das
Seit Jahrzehnten setzen Verwaltungen der öffentlichen Hand nicht nur aus Gründen der Wirtschaftlichkeit auf den eEinkauf. Weitere Mehrwerte verblüffen und passen ebenso auf Anforderungen von KMU und Industrie.

Lörrach-Haagen, 18.12.2024 (PresseBox) - Möglich wird das auf Basis der webbasierenden Einkaufsdienstleistung der TEK-SERVICE AG. Internetzugang; mehr braucht es für die jeweilige Verwaltung nicht, um Abläufe des operativen Tagesgeschäftes im Einkauf leicht und effizient abzuwickeln. Das schafft nicht nur Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten; das ist darüber hinaus wirtschaftlich und führt zu spürbarer Arbeitsentlastung. Auf Grund des immensen Datenpools des eEinkaufes, lassen sich die dem Thema vor- und nachgelagerten Bereiche eAbrechnung und eVergabe miteinander verknüpfen. TEK-Kunden sind es daher bereits seit 2015 „gewohnt“, ZUGFeRD Rechnungen zu erhalten, oder elektronisch im Gutschriftverfahren abzurechnen.

eEinkauf in Kombination mit eAbrechnung und eVergabe

Unterschiedlichste Berichtsformen, sowie Statistiken helfen Verwaltungen und Organisationen, strategische Möglichkeiten auszuloten und umzusetzen. Automatisch erzeugte Leistungsbeschreibungen, „frisch aus dem Einkaufsdatenpool“, sind belastbar und verkürzen die Ausschreibungsvorbereitung um 6 bis 8 Wochen. Die elektronischen Leistungsbeschreibungen werden durch die ausschreibende Stelle mit den erforderlichen Ausschreibungsunterlagen auf die gewünschte Vergabeplattform hochgeladen. Unternehmen geben ihr Angebot direkt in den elektronischen Leistungsbeschreibungen ab. Die Zuschlagsdatei wird an TEK-SERVICE AG übermittelt. Entsprechend konditioniert und aufbereitet wird die neue Katalogdatei in Wort, Ziffer und Bild in das jeweilige Einkaufsportal des Kunden importiert. Ist einmal keine Zeit, oder Personal für anstehende Ausschreibungen vorhanden, übernimmt auf Kundenwunsch ein Partnerunternehmen der TEK-SERVICE AG, die BI_MEDIEN GMBH den Ausschreibungs- und Vergabeservice.

eEinkauf und lokaler Handel

Die aus der Vergabe resultierenden Rahmenverträge lassen sich leicht über das Katalogmanagement des Einkaufsportals steuern. Darüber hinaus bieten bestimmte Schnittstellen die Möglichkeit, Produkte direkt im Shop des betreffenden Lieferanten zu „konfektionieren“. Zurück im verwaltungseigenen Einkaufsportal lassen sich die Warenkörbe/Artikel kontieren, Budgetieren, einer Mittelbindung unterziehen, oder in Genehmigerverfahren einbinden. Ebenso ermöglichen Schnittstellen die Einbindung des örtlichen Buchhandels, wie man es von internationalen Marktplätzen kennt. Einziger Unterschied: der betreffende lokale Buchhandel bezahlt keine Marktplatzprovisionen; kommunale Wirtschaftsförderer schätzen diese Möglichkeit.

Einkaufsportal mit integriertem Markplatz und Datentransfer an ERP

Die Verknüpfung des eEinkaufs mit der eAusschreibung, bzw. eVergabe sorgt für fortlaufend ausgeschriebene Rahmenverträge. Durch die Integration eines in der EU ansässigen Marktplatzes, UNITE, direkt im Einkaufsportal, lassen sich für registrierte Besteller auch Bestellungen jenseits der Rahmenverträge tätigen. Mit anderen Worten: man findet einfach alles und der Zentraleinkauf behält die Übersicht, kann steuern und „lernt“ was an Artikeln und Rahmenverträgen noch fehlt, bzw. „entwickelt“ werden kann. Dieses Modell ist die perfekte Antwort auf einen zunehmend entstehenden „Marktplatzwildwuchs“. Denn Besteller richten keine eigenen „verwaltungsspezifischen“ Accounts bei US amerikanischen, oder asiatischen Marktplätzen ein.

Die Angebote landesweiter Einkaufsverbünde werden von ihren Mitgliedern geschätzt, da „top down“ Mengen gebündelt und zentral ausgeschrieben und vergeben werden. Über das jeweilige zentrale landesweite Einkaufsportal bedienen sich registrierte Besteller von den Katalogen, Marktplätzen, und Schnittstellen. Gleichzeitig können Daten aus dem Einkaufsportal mittels standardisierter Verfahren und Schnittstellen in das jeweilige ERP-, bzw. Finanzsystem des Mitglieds transferiert werden.

Interview

Redaktion:
Wie kommt es, dass sich ausgerechnet die öffentliche Hand in Sachen eEinkauf offenbar in der Poleposition befindet?

Monika Schmidt | TEK-SERVICE AG
Steigende Anforderungen, knappe Ressourcen verschwinden nicht von alleine. Einzig die Digitalisierung von Prozessen bietet zuverlässig einen Ausweg. Tatsächlich „verbergen“ sich hinter den "Fassaden" von Rathäusern und Kreisverwaltungen teilweise gewaltige Strukturen mit einer hohen Anzahl von Abläufen und Prozessen. Die Frage der Kostensenkung durch Prozessoptimierung, Wirtschaftlichkeit drängt sich bei Verwaltungen förmlich auf.

Redaktion:
Sie verweisen seit den frühen 2000 er Jahren auf namhafte Referenzen. Zu dieser Zeit war weit und breit noch nichts von Cloud, KI usw. zu hören. Wie konnte es so früh zu solchen Erfolgsgeschichten kommen?

Monika Schmidt | TEK-SERVICE AG
Gesucht waren damals bereits Auswege aus Kostenfalle. Die Lizenzierung eigener Software und das damit einhergehende Customizing konnte sich kaum eine Verwaltung leisten. Internes Know-How lag nicht vor; externe Expertise einzukaufen kam aus Kostengründen nicht in Frage. Da kam unser Lösungsangebot gerade recht. Mindestanforderung: Internetzugang; das war alles um von unseren damals bereits weitreichenden Webservices zu partizipieren. Für die Steuerung und den laufenden Betrieb, Onboarding der Besteller, Kataloge und Lieferanten sorgten wir. Die Bearbeitung von Reklamationen und Artikelanfragen, die Realisation von Schnittstellen, oder die automatisierte Bestellweiterleitung erfolgte ebenfalls durch uns. Die Weiterentwicklung unserer Technologie folgte zügig und kontinuierlich entlang den Anforderungen unserer Kunden. Das alles sprach sich in der Verwaltungswelt herum. Und daran hat sich bis heute nichts geändert.

Redaktion:
TEK-SERVICE AG bedient auch heute noch ausschließlich den Einkauf der öffentlichen Hand. Warum ist das so und wären Ihre Services nicht auch für Unternehmen eine Option?

Monika Schmidt | TEK-SERVICE AG
Sie haben Recht, bis auf wenige Ausnahmen aus unserer Anfangszeit sind wir bundesweit tätiger Einkaufsdienstleister der öffentlichen Hand. Wir sind tatsächlich in die Verwaltungsbranche „hineingewachsen“. Indem uns die damalige Oberbürgermeisterin Frau Heute-Bluhm die Chance gegeben hat, den eEinkauf in ihrem Lörracher Rathaus „auszuprobieren“, hat sich für uns gleichzeitig auch eine neue, spannende Welt aufgetan. Und ja, natürlich ist unsere webbasierenden Einkaufslösung für jedes Unternehmen ebenfalls interessant. Denn so wie wir für jede Verwaltung ihre „Lieferantenkette“ durch digitale Industriestandards anbinden, können wir auch jedes Unternehmen mit seiner eigenen „Supply - Chain“ verknüpfen.

Redaktion:
Wie sehen Sie die Zukunft, gerade auch vor dem Hintergrund der Diskussion um KI

Monika Schmidt | TEK-SERVICE AG
Mittels Webservicedienstleistern gelingt der Einstieg in die Digitalisierung von Prozessen effizient. An unserem Beispiel wird das deutlich: Wir von TEK-SERVICE AG kümmern uns zuverlässig um den reibungsfreien Betrieb des operativen Tagesgeschäft des Einkaufes. Transparenz, Steuerungsmöglichkeiten und hohe Wirtschaftlichkeit sind das Ergebnis. Entscheider unserer Kunden legen auf Grund der entstandenen Transparenz nicht nur neue Strategien auf, sie sorgen auch gleichzeitig für die erforderliche Durch- und Umsetzung. Der Grad an digitalen Prozessen steigt und führt zu regelrechten „Datenpools“. Das ist die Stunde der KI, die mit Vorliebe auf Grundlage von „Echtdaten“ lernen kann. Mit synthetischen Daten weiß sie wenig anzufangen.

Mit anderen Worten: je schneller wir als Gesellschaft mit der Digitalisierung von Prozessen vorankommen, um so zügiger schaffen wir die Voraussetzung von KI. Der Schlüssel liegt also auf dem Durchdringungsgrad digitaler Prozesse: Am besten und schnellsten erreicht man dieses Ziel, wenn man Dienstleister wie uns einfach „machen lässt.“