Aktuell zur security 2024: Wie sicher ist der Self-Check-in? Was leistet ein digitales Besuchermanagement?
Viele Unternehmen und Organisationen organisieren ihre Besucherverwaltung digital und automatisieren den Check-in. Doch entspricht ein digitaler Empfang tatsächlich auch sehr hohen Sicherheitsanforderungen?

Gilching, 10.09.2024 (PresseBox) - In großen Unternehmen geben sich Besucher häufig die Klinke in die Hand – und das gleich an mehreren Türen, Toren oder Einfahrten. Denn der Begriff „Besucher“ bezieht sich in diesem Zusammenhang nicht nur auf potenzielle Kunden oder Gäste. Vielmehr sind damit alle gemeint, die ein Betriebsgelände oder -gebäude betreten und nicht dem Unternehmen angehören. Und immer noch ist es häufig so, dass sich Besucher, die einmal den Empfang passiert haben, im Prinzip frei im Gebäude oder auf dem Gelände bewegen können. Diese Praxis scheint angesichts erhöhter Sicherheitsanforderungen nicht mehr zeitgemäß.

Digitaler Self-Check-in für erhöhte Sicherheits- und Compliance-Anforderungen

Ging es früher lediglich darum, alle Besucher zu erfassen, was auch mit einem Besucherbuch oder einer Liste möglich war, stehen Organisationen und Unternehmen heute vor der Herausforderung ihre Sicherheits- und Compliance-Abläufe sukzessive zu optimieren, weil sich die Anforderungen stetig erhöhen. So gilt es strengere Datenschutz-Vorgaben einzuhalten, Dokumentationspflichten penibel zu erfüllen und – last but not least – die Standort- und IT-Sicherheit durch intelligente Konzepte zu gewährleisten. Unternehmen, die der so genannten kritischen Infrastruktur (KRITIS) angehören, werden mit der aktuellen Neuregelung (NIS2), die im Oktober 2024 in Kraft tritt, noch deutlich strengere Regeln auferlegt.

Ein digitaler Self-Check-in kann Unternehmen effektiv dabei unterstützen, alle Regeln einzuhalten.

KRITIS betrifft nicht nur die Cyber-Sicherheit

Beim Stichwort KRITIS denken viele Verantwortliche zuerst an die IT- und Cyber-Sicherheit. Zu Recht. Haben doch die Erfahrungen der letzten Jahre eindrücklich gezeigt, wie angreifbar IT-Strukturen sind und wie groß die Auswirkungen solcher Angriffe durch Kriminelle, Terroristen oder sogar andere Staaten sein können.

Diese Gefahren bestehen allerdings auch für physische Infrastrukturen, z.B. Energie- und Wasserversorger, Rechen- und Verwaltungszentren oder zentrale Läger. Und auch die Gewährleistung der Cyber-Sicherheit ist ohne lückenlose Zutrittskontrolle nicht realisierbar.

Ein digitaler Self-Check-in kann hier deutliche Vorteile bieten. Datenschutz- und Dokumentationsvorgaben werden automatisch erfüllt. Auch komplexe Check-in-Prozesse können detailliert abgebildet und zeitsparend durchgeführt werden.

Unterschiedliche Check-in-Prozesse für unterschiedliche Besucher

Besucher, also Boten, Handwerker, Dienstleister, Fremdfirmen als Auftragnehmer, Lieferanten, Entsorger, Logistikpartner, Reinigungskräfte, natürlich auch Kunden und Gäste und viele mehr sollen den Standort in einem sicheren Prozess und ohne zu viel Zeitaufwand betreten und verlassen können. Dabei ist es wichtig, für jede Besucherart einen passen Check-in-Ablauf bereitzustellen.

Differenzierte Unterweisungen je nach Zweck des Besuchs

Was das bedeutet, lässt sich am Thema Unterweisungen veranschaulichen: Zur Gewährung der Betriebssicherheit und um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen, muss jeder Besucher über die für seinen Besuch erforderlichen Unterweisungen informiert werden und deren Kenntnisnahme durch seine Unterschrift bestätigen. Welche Unterweisungen notwendig sind, hängt vom Zweck des Besuches ab. Während etwa ein Maintenance-Partner, der in der Produktion oder an Anlagen arbeitet, umfangreiche Sicherheitsanweisungen benötigt, braucht ein Gast, der nur den Verwaltungsbereich betritt, deutlich weniger Vorgaben.

Diese Differenzierung lässt sich am einfachsten mit einem digitalen Self-Check-in und einem leistungsfähigen Besuchermanagement-System umsetzen. Hier können Besucherarten definiert und die entsprechenden Unterweisungen, Umfragen Dokumente schon im Vorfeld zugeordnet werden. So wird nicht nur das Empfangsteam entlastet. Auch interne Nutzer, die Besucher einladen oder Aufträge terminieren, sparen viel Zeit, weil sie nur die Besucherart auswählen müssen und die Zuordnung der notwendigen Unterlagen automatisch erfolgt. Moderne Besuchermanagement-Software bietet außerdem die Möglichkeit, alle Dokumente schon im Vorfeld online bereitzustellen und bestätigen zu lassen. Am Check-in müssen Besucher dann nur noch den PIN- oder QR-Code eingegeben, den sie mit der Einladung erhalten haben. Unangemeldete Besucher haben am Check-in die Möglichkeit, sich selbst zu registrieren und die notwendigen Unterweisungen zu bestätigen.

Multimedia und Verständnis-Checks für mehr Sicherheit

Wichtig ist es, zu verstehen, dass Unterweisungen und Sicherheitsregeln keinesfalls Formalien sind. Vielmehr sollte sichergestellt werden, dass Besucher die Hinweise und Vorgaben nicht nur zur Kenntnis nehmen, sondern auch wirklich verstehen. Moderne Besuchermanagement-Lösungen bieten deshalb Möglichkeiten, komplexere Themen per Video-Unterweisung zu kommunizieren und das Verständnis durch Kontrollfragen zu überprüfen. So kann eine optimale Unterweisungsqualität gewährleistet werden.

Auch sehr hohe Sicherheitsanforderungen können umgesetzt werden

In sehr sensiblen Bereichen ist ein Self-Check-in via QR-, PIN-Code oder Selbstregistrierung nicht wirklich ausreichend. Dennoch lässt sich auch hier ein komplett automatisierter Self-Check-in realisieren. Mit einem entsprechend ausgerüsteten Check-in Kiosk können zum Beispiel Ausweis-Dokumente mit einem Echtzeit-Foto abgeglichen werden. Das kann automatisiert oder durch Mitarbeitende in einer Sicherheitszentrale geschehen. Namen können automatisch mit Sperrlisten der EU oder der Bundesregierung abgeglichen werden. Auch Fingerprint- oder Iris-Scans sind möglich. So kann zum Beispiel der Zugang für Mitarbeitende in sicherheitssensiblen Bereichen vereinfacht werden.

Die Gewährung differenzierter Zutrittsrechte zum Beispiel nur zu bestimmt Bereichen ist durch die Integration mit physischen Zutrittskontroll-Systemen (ZuKo-Systemen) wie Drehkreuzen, Schranken auch automatisiert realisierbar.

Nahtlose Integrationen für optimale Sicherheit und mehr Komfort

Um den bestmöglichen Schutz für ein Unternehmen oder ein Organisation zu gewährleisten, müssen Insellösungen unbedingt vermieden werden. Für den Check-in und das Besuchermanagement bedeutet das sowohl die nahtlose Integration mit ZuKo-Systmen als auch die Integration mit der Unternehmens-IT. Nur so ist es möglich, die Software an die individuellen Erfordernisse und internen Prozesse des Unternehmens anzupassen und einen bruchlosen Datenaustausch zu gewährleisten. Intelligente Integrationen erhöhen dazu Effizienz und Komfort der internen Nutzer, weil sich zum Beispiel das Einladungsmanagement ganz bequem über gewohnte Programme wie Office365 oder Outlook steuern lässt.

In der Cloud oder on-premise?

Moderne cloud-basierte Besuchermanagement-Lösungen bieten viel Vorteile. Der Zugriff kann mit einem entsprechend sicher gestalteten Zugangsberechtigungssystem dezentral erfolgen und Informationen können jederzeit abgerufen werden. Ein weiterer großer Vorteil ist, dass Updates automatisch ohne Eingreifen der unternehmenseigenen IT-Experten erfolgen können. Auf jeden Fall sollte sichergestellt sein, dass sich die Cloud-Server in der EU oder noch besser in Deutschland befinden.

Dennoch kann in besonders gefährdeten Bereichen eine so gennannte On-premise-Lösung die bessere Alternative sein. Denn ein Hosting auf unternehmenseigenen Servern erschwert einen unbefugten Zugriff von außen noch einmal deutlich.

Augen auf bei der Partnerwahl

Entscheider, die über die Einführung, Ausweitung oder Optimierung digitaler Self-Check-ins und Besuchermanagement-Software nachdenken, sollten sich frühzeitig kompetente Unterstützung sichern. Potenzielle Partner sollten sorgfältig nach Aspekten wie technischer Kompetenz und Flexibilität, branchenübergreifender Erfahrung und natürlich den eigenen Sicherheitsreferenzen ausgewählt werden.

friendlyway ist der führende Komplettanbieter für ausgereifte Besuchermanagement-Software und Check-in-Kioske aus einer Hand. Kunden profitieren von zahlreichen Kooperationen und Out-of-the-box Integrationen mit gängigen ZuKo-Systemen. Room-Booking mit Catering- und Equipment-Bestellung kann ebenso direkt in der friendlyway Besuchermanagement-Lösung erledigt werden wir vielfältige Spezialaufgaben, zum Beispiel das Parkraummanagement.

Mehr über integriertes digitales Besuchermanagement erfahren Sie auf der Website https://www.friendlyway.de/friendlyway-besuchermanagement-losung oder vom 17.9. bis 20.9.2 live auf der security essen. Halle 8 / Stand 8C07